大学办公设备维护制度​

大学办公设备维护制度​

办公设备维护制度一、总则1.为确保医院办公设备的正常运行，提高办公效率，延长设备使用寿命，降低设备故障率，特制定本制度。2.本制度适用于医院内所有办公设备的维护管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅等。二、职责分工1.行政部门-负责制定办公设备维护计划和预算，并组织实施。-建立办公设备档案，记录设备的采购信息、维修记录、保养记录等。-协调设备维修、保养等相关工作，对维修服务质量进行监督和评估。-对医院办公设备的使用情况进行定期检查和统计分析，为设备的更新和调配提供依据。2.使用部门-负责本部门办公设备的日常使用和保管，确保设备的安全和完好。-发现设备故障或异常情况及时向行政部门报告，并协助维修人员进行维修。-配合行政部门做好设备的定期维护和保养工作，按照规定的操作流程使用设备。3.维修部门（或维修人员）-负责对医院办公设备进行日常维修和紧急故障处理，确保设备能够及时恢复正常运行。-定期对办公设备进行巡检和保养，提前发现并解决潜在问题，降低设备故障率。-为使用部门提供设备操作和维护方面的技术培训和指导，提高使用人员的操作技能和维护意识。-负责维修工具和维修材料的管理，合理采购和使用维修材料，降低维修成本。三、设备采购与验收1.各部门根据工作需要提出办公设备采购申请，经行政部门审核、医院领导审批后进行采购。2.采购办公设备时，应选择质量可靠、售后服务良好的供应商和产品，并签订采购合同，明确设备的规格、型号、数量、价格、售后服务等条款。3.设备到货后，行政部门应组织使用部门和相关技术人员按照采购合同和设备标准进行验收，检查设备的外观、数量、规格、型号、性能等是否符合要求，并填写《办公设备验收单》。验收合格后方可办理入库和领用手续。四、设备日常使用与保管1.使用部门应指定专人负责办公设备的日常管理，明确设备的使用责任人，确保设备的正常使用和安全保管。2.使用人员应严格按照设备的操作手册和操作规程进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数，严禁违规操作，以免造成设备损坏。3.办公设备应放置在合适的工作环境中，避免潮湿、高温、灰尘等不良环境因素对设备的影响。同时，要注意设备的清洁和保养，定期对设备进行擦拭和清洁。4.严禁在办公设备上安装与工作无关的软件和插件，不得随意删除设备中的系统文件和数据，确保设备的系统安全和数据安全。如需安装新软件，应经行政部门批准，并由专业人员进行安装和调试。5.使用人员在离开工作岗位时，应及时关闭办公设备的电源，避免设备长时间待机浪费能源和影响设备寿命。对于贵重或易损设备，应采取必要的防护措施，防止设备受到损坏或丢失。五、设备维护与保养1.日常维护-使用人员在每天使用设备前，应对设备进行简单的检查，如检查设备的外观是否完好、连接是否正常、电源是否接通等。发现问题及时报告行政部门。-定期对设备进行清洁保养，如擦拭设备表面、清理打印机硒鼓、复印机纸盒等，保持设备的清洁卫生，确保设备的正常运行。2.定期保养-维修部门应根据设备的使用情况和厂家建议，制定详细的设备定期保养计划，明确保养周期、保养内容和保养责任人。-按照保养计划，定期对办公设备进行全面的检查、维护和保养工作，包括设备的硬件检查、软件升级、系统优化、零部件更换等，确保设备始终处于良好的运行状态。-每次保养工作完成后，维修人员应填写《办公设备保养记录》，详细记录保养的时间、内容、更换的零部件等信息，并由使用部门签字确认。3.维修管理-当办公设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报告，并填写《办公设备维修申请表》，详细描述设备故障现象和发生过程。-行政部门接到维修申请后，应及时通知维修部门（或维修人员）进行维修。维修人员应在规定的时间内到达现场，对设备故障进行诊断和维修。-对于简单故障，维修人员应现场及时修复；对于复杂故障，维修人员应在最短的时间内制定维修方案，并告知使用部门预计的维修时间和维修费用。如需更换零部件，应优先选用原厂正品零部件，确保设备的维修质量。-维修完成后，维修人员应填写《办公设备维修记录》，记录维修的时间、故障原因、维修方法、更换的零部件等信息，并由使用部门签字确认。维修记录应作为设备档案的重要组成部分进行保存，以便日后查询和统计分析。六、设备维修费用管理1.行政部门应建立办公设备维修费用台账，对每台设备的维修费用进行详细记录，包括维修日期、维修内容、维修费用、维修人员等信息。2.维修费用的报销应严格按照医院的财务制度执行，维修人员在完成维修工作后，应及时整理维修发票、维修清单等相关资料，经行政部门审核、医院领导审批后，到财务部门办理报销手续。3.对于维修费用较高的设备，行政部门应组织相关人员进行评估，分析故障原因和维修必要性，如设备老化严重、维修成本过高且无维修价值，可申请设备报废更新。4.行政部门应定期对办公设备的维修费用进行统计分析，找出维修费用较高的设备和原因，采取相应的措施进行改进，如加强设备的日常维护保养、优化维修流程、合理选择维修供应商等，降低设备的维修成本。七、设备报废与更新1.办公设备符合下列条件之一的，可申请报废：-已超过规定的使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要，维修后仍不能正常使用的。-因技术进步，设备已经落后，无法满足医院业务发展需求，且无使用价值的。-因意外事故或自然灾害等原因造成设备严重损坏，无法修复或修复成本过高的。2.设备报废由使用部门提出申请，填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备的名称、型号、购置时间、报废原因等信息，并附相关证明材料。行政部门组织相关技术人员对申请报废的设备进行技术鉴定，确认设备是否符合报废条件。经医院领导审批后，办理设备报废手续。3.已报废的办公设备应按照医院的固定资产管理规定进行处理，由行政部门统一回收，进行变卖、捐赠或报废处理。对于涉及国家机密或敏感信息的设备，在报废处理前应进行数据清除和物理销毁，确保信息安全。4.因设备报废、损坏或业务发展需要，需更新办公设备的，使用部门应提出设备更新申请，经行政部门审核、医院领导审批后，按照设备采购流程进行采购更新。八、培训与考核1.行政部门应定期组织办公设备使用和维护方面的培训，提高使用人员的操作技能和维护意识。培训内容包括设备的基本操作、日常维护保养方法、常见故障处理等。2.维修部门（或维修人员）应根据实际工作情况，为使用部门提供现场技术指导和培训，及时解决使用人员在设备使用过程中遇到的问题。3.将办公设备的维护管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在设备维护管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；