大学人事档案管理规定​

大学人事档案管理规定​

大学人事档案管理规定一、总则1.目的：为了加强大学人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，依据国家相关法律法规及教育部门有关规定，结合本校实际情况，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于本校全体教职员工（包括在编人员、合同制人员等）的人事档案管理工作。3.管理原则：人事档案管理遵循集中统一、分级负责、真实准确、安全保密的原则。确保人事档案的完整性、真实性和保密性，为学校的人事决策、人才培养等工作提供有力支持。二、管理体制与职责1.管理部门：学校设立专门的人事档案管理部门（以下简称“档案部门”），负责全校人事档案的集中统一管理。档案部门配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.部门职责-档案部门职责：制定和完善人事档案管理制度，并组织实施；负责全校人事档案的接收、整理、分类、编目、装订、保管和转递等工作；负责办理档案的查阅、借阅和出具证明等利用手续；对各部门人事档案工作进行业务指导、监督和检查；定期对人事档案进行鉴定、销毁过期或无保存价值的档案材料。-其他部门职责：各部门应指定专人负责本部门教职员工人事档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料的及时、准确、完整；协助档案部门做好档案的查阅、借阅等工作；积极配合档案部门开展人事档案的清理、核对等工作。三、档案内容与分类1.档案内容：人事档案内容主要包括以下十个方面：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历学位、培训和专业技术职务（职称）评聘材料；政审材料；党、团材料；奖励材料；处分材料；工资、任免、出国（境）等材料；其他可供组织参考的材料。2.档案分类：人事档案按照上述十个方面的内容进行分类整理，每类档案材料再根据时间顺序、重要程度等进行排序编号，便于管理和查找。四、档案的收集与整理1.档案收集-定期收集：各部门应按照档案部门的要求，定期将本部门形成的应归档材料移交至档案部门。一般情况下，每年集中移交一次，特殊情况及时移交。-主动收集：档案管理人员应主动关注学校各项工作动态，及时收集学校在干部任免、考核、奖励、处分等工作中形成的人事档案材料。-个人提交：教职员工本人应主动向所在部门或档案部门提交需要归档的个人材料，如学历学位证书、培训结业证书、科研成果证明等。2.档案整理-初步整理：档案管理人员接收档案材料后，首先对材料进行初步审核，检查材料的完整性、真实性和规范性。对于不符合要求的材料，及时退回相关部门或个人进行补充、完善。-分类排序：对审核合格的材料，按照档案分类标准进行分类，并根据时间顺序、重要程度等进行排序。-编目装订：对分类排序后的材料进行编目，编制档案目录，注明每份材料的名称、日期、来源等信息。然后将编目后的材料进行装订，形成规范的人事档案卷宗。五、档案的保管与保护1.保管设施：档案部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.库房管理：档案库房应保持整洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对库房进行检查和清扫，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.档案保护：对珍贵或易损的档案材料，应采取特殊的保护措施，如进行复制、数字化处理等。同时，应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案的损坏、丢失等问题。六、档案的利用1.查阅制度-查阅申请：因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，说明查阅理由、查阅人员身份、查阅档案范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案部门审批。-查阅权限：查阅人事档案应严格按照规定的权限进行。一般情况下，学校中层以上领导干部因工作需要可查阅相关人员的人事档案；其他人员查阅人事档案须经档案部门负责人批准。涉及机密档案的查阅，须经学校主管领导批准。-查阅要求：查阅档案应在档案部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。查阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。查阅档案时，不得在档案材料上涂改、圈划、批注、撤换或抽取档案材料。2.借阅制度-借阅申请：因特殊情况需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限、借阅人员身份等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案部门审批。-借阅审批：档案部门对借阅申请进行审核，报学校主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理借阅手续。-借阅归还：借阅人员应严格按照借阅期限归还档案，归还时档案管理人员应认真检查档案的完整性和真实性，如有问题应及时查明原因并进行处理。3.出具证明：教职员工因个人原因需要档案部门出具相关证明的，应填写《人事档案证明出具申请表》，说明需要证明的事项，经所在部门负责人签字同意后，报档案部门办理。档案部门根据档案内容如实出具证明，并加盖档案专用章。七、档案的转递1.转递原因：人事档案转递主要适用于教职员工调动、辞职、退休等情况。档案部门应根据有关规定，及时办理档案的转递手续。2.转递要求-密封转递：档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。档案转出时，档案部门应将档案材料进行密封包装，并在封口处加盖档案专用章。-填写转递通知单：档案转出时，档案部门应填写《人事档案转递通知单》，详细注明档案的名称、数量、转递原因、接收单位等信息，并及时通知接收单位查收档案。-回执反馈：接收单位收到档案后，应及时将《人事档案转递通知单》回执寄回档案部门。档案部门应跟踪档案转递情况，如超过规定时间未收到回执，应及时与接收单位联系，确保档案安全转递。八、档案的信息化管理1.信息化建设：学校应加强人事档案信息化建设，建立人事档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索和利用。档案部门应配备必要的信息化设备，培养专业的信息化管理人员，提高档案管理工作的效率和水平。2.数据录入与维护：档案管理人员应及时将新收集的档案材料进行数字化处理，并录入人事档案管理信息系统。同时，应定期对系统中的档案数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.信息安全：人事档案管理信息系统应采取有效的安全防护措施，如设置用户权限、数据加密、防火墙等，确保档案信息的安全。档案管理人员应严格遵守信息安全管理制度，不得泄露系统账号和密码，防止档案信息被非法获取和篡改。九、监督与检查1.定期检查：档案部门应定期对人事档案管理工作进行检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案材料的收集整理情况、档案的保管利用情况等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门或个人进行整改。2.专项检查：学校可根据实际情况，组织开展人事档案管理工作专项检查。专项检查可邀请学校纪检监察部门、审计部门等参与，对人事档案管理工作进行全面、深入的检