大学办公设备领用管理制度​

大学办公设备领用管理制度​

一、目的为规范我院办公设备的领用管理，确保办公设备合理分配、有效使用，提高设备利用率，保障医院各部门工作的正常开展，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于我院全体员工对办公设备的领用管理。办公设备主要包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等用于办公的设备。三、职责分工1.设备管理部门-负责办公设备的采购计划制定与执行，根据医院发展和各部门需求，合理安排设备采购。-建立办公设备台账，详细记录设备的型号、规格、数量、购置时间、领用部门、使用人等信息，对设备进行动态管理。-负责办公设备的验收、安装调试、维修保养、报废处置等工作，确保设备正常运行。-定期对办公设备进行清查盘点，核实设备的实际使用情况，做到账物相符。2.使用部门-负责本部门办公设备需求的申报，根据工作需要提出合理的设备领用申请。-协助设备管理部门做好设备的验收、安装调试工作，对设备的质量和性能进行确认。-负责本部门领用设备的日常使用、保管和维护，确保设备的安全和完整，发现问题及时向设备管理部门报告。-配合设备管理部门做好设备的清查盘点工作，如实提供设备使用情况。3.财务部门-负责办公设备采购资金的预算安排和审核，确保资金的合理使用。-对办公设备的购置、折旧、报废等进行财务核算，监督设备资产的财务管理。四、领用流程1.需求申报-各部门根据工作任务和人员配备情况，结合现有办公设备使用状况，填写《办公设备需求申请表》，详细说明所需设备的名称、型号、规格、数量、用途等信息，并由部门负责人签字确认。-将《办公设备需求申请表》提交至设备管理部门。2.需求审核-设备管理部门收到各部门提交的《办公设备需求申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括需求的合理性、现有设备的调配可能性等。-对于需求合理且现有设备无法调配满足的申请，设备管理部门根据医院采购计划和资金预算情况，签署审核意见，报主管领导审批。3.采购与到货-经主管领导审批通过后，设备管理部门按照医院采购管理相关规定，组织办公设备的采购工作。-设备到货后，设备管理部门通知供应商按照合同要求进行设备的安装调试，并组织使用部门、财务部门等相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合合同要求，同时检查设备的随机资料（如说明书、保修卡等）是否齐全。-验收合格后，设备管理部门填写《办公设备验收单》，参与验收人员签字确认。若验收发现问题，设备管理部门及时与供应商沟通协调解决。4.领用登记-验收合格的办公设备，设备管理部门根据使用部门的申请，办理领用手续。使用部门指定专人填写《办公设备领用登记表》，内容包括设备名称、型号、规格、数量、领用日期、领用部门、使用人等信息。-《办公设备领用登记表》一式两份，设备管理部门和使用部门各留存一份。设备管理部门根据登记表更新办公设备台账，明确设备的使用去向。五、使用与维护1.使用规范-设备使用人应严格按照设备的操作规程和使用说明书进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数，严禁违规使用设备，避免因操作不当造成设备损坏。-未经设备管理部门同意，使用人不得将办公设备转借他人或挪作他用。-使用人应妥善保管设备的随机资料和配件，如设备说明书、保修卡、电源线、数据线等，确保资料和配件的完整性，以备设备维修、保养和报废处置时使用。2.日常维护-设备使用人负责办公设备的日常清洁和保养工作，保持设备的整洁和良好运行状态。定期对设备进行检查，及时发现并处理设备存在的问题。-对于一般性故障，使用人应及时向设备管理部门报告，并协助设备管理部门进行维修。对于专业性较强的设备故障，由设备管理部门联系专业维修人员进行维修。-设备维修完成后，设备管理部门填写《办公设备维修记录单》，记录维修日期、维修内容、维修费用等信息，并由使用人签字确认。六、变更与归还1.使用人变更-若办公设备的使用人发生变更，原使用人应及时通知设备管理部门，并办理设备交接手续。交接双方在设备管理部门的监督下，对设备的完好程度、随机资料和配件等进行清点确认，并在《办公设备使用人变更登记表》上签字。-设备管理部门根据变更情况，更新办公设备台账和领用登记表中的相关信息。2.部门变更-当办公设备的使用部门发生变更时，原使用部门应向设备管理部门提交《办公设备部门变更申请表》，说明变更原因和新的使用部门信息。-设备管理部门审核通过后，组织原使用部门和新使用部门进行设备交接，确保设备的正常转移和继续使用。交接完成后，设备管理部门相应调整办公设备台账和领用登记表中的部门信息。3.归还-因工作变动、设备闲置等原因不再需要使用办公设备时，使用人应及时将设备归还至设备管理部门。归还的设备应保持完好，如有损坏应说明原因。-设备管理部门对归还的设备进行检查验收，确认设备的完整性和可使用性。对于需要维修的设备，安排维修后重新入库或调配使用。同时，在办公设备台账和领用登记表上记录设备的归还情况。七、报废与处置1.报废鉴定-设备管理部门定期对办公设备进行清查盘点，对符合下列条件之一的设备，可申请报废：-已超过规定使用年限，且设备老化、损坏严重，无法修复或维修成本过高，已无使用价值的。-因技术进步，设备性能落后，不能满足工作需要，且无改造升级价值的。-因意外事故、自然灾害等原因造成设备严重损坏，无法修复或已失去使用功能的。-设备管理部门组织相关专业人员对拟报废的办公设备进行技术鉴定，填写《办公设备报废鉴定表》，详细说明设备的报废原因、技术状况等，并提出报废处理意见。2.报废审批-将《办公设备报废鉴定表》报主管领导审批。主管领导根据医院设备管理情况和财务状况，对报废申请进行审核，批准后方可进行报废处置。3.报废处置-经批准报废的办公设备，设备管理部门按照医院资产管理相关规定进行处置。可采取变卖、捐赠、回收等方式，处置过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保资产处置的合规性和效益最大化。-设备处置完成后，设备管理部门及时在办公设备台账上进行核销处理，并将处置结果通知财务部门进行相应的财务核算。八、监督与考核1.监督检查-设备管理部门定期对办公设备的领用、使用、维护、变更、归还等情况进行监督检查，确保制度的有效执行。检查内容包括设备台账的记录是否准确、设备的实际使用状况是否良好、各部门是否按照规定办理相关手续等。-财务部门定期对办公设备的采购、核算、报废处置等进行财务监督，确保设备资产管理的规范和合法。2.考核奖惩-将办公设备管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系。对于在办公设备管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖