大学公文档案归档制度​

大学公文档案归档制度​

一、总则1.为加强医院公文档案管理，确保公文档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及医院实际情况，特制定本制度。2.本制度适用于医院各部门、各科室在工作活动中形成的公文档案的归档管理。二、归档范围1.上级来文-上级领导机关、业务主管部门发送给医院的各类文件、指示、批复、通知等。-上级领导视察、检查医院工作形成的重要文件、讲话、记录等。2.医院发文-医院向上级机关报送的请示、报告、工作总结等文件。-医院制定的规章制度、办法、规定等规范性文件。-医院内部发布的通知、通报、决定、会议纪要等文件。3.会议文件-医院党委会议、院长办公会议、院务会议等重要会议的会议记录、会议纪要、会议议程、会议报告、领导讲话等文件。-医院召开的各类专题会议、学术会议、研讨会等形成的会议文件。4.合同协议-医院对外签订的各类经济合同、合作协议、技术合同等文件。-合同的变更、解除、终止等相关文件。5.人事文件-医院机构设置、人员编制、干部任免、职称评定、人员调配、工资福利等方面的文件。-员工的人事档案材料，包括履历表、自传、鉴定、考核、奖惩等材料。6.财务文件-医院的财务预算、决算报告，财务报表，财务分析报告等文件。-财务收支凭证、会计账簿、财务审计报告等文件。7.医疗业务文件-医院的医疗质量管理、医疗安全管理、病历管理等方面的文件。-临床科室的诊疗规范、操作规程、病例讨论记录等文件。-科研项目申报、立项、结题等相关文件，学术论文、著作等成果材料。8.基建文件-医院基本建设项目的规划、设计、施工、监理等方面的文件。-基建项目的招投标文件、工程合同、工程变更文件等。-基建项目的竣工验收报告、竣工图纸等文件。9.设备物资文件-医院设备采购、验收、维修、报废等方面的文件。-物资采购合同、验收单、出入库记录等文件。10.其他文件-医院获得的各类荣誉证书、牌匾等相关文件。-医院与社会各界的往来信函、接待来访记录等文件。三、归档要求1.归档时间-各部门、各科室应在公文办理完毕后的一个月内，将需要归档的公文整理后移交医院档案管理部门。-对于一些时效性较强的文件，如年度总结、财务报表等，应在规定的时间内及时归档。2.归档质量-归档的公文应齐全完整，包括正文、附件、领导批示、会议讨论记录等相关材料。-公文应按照规定的格式和要求进行整理，纸张大小统一，字迹清晰，签字盖章齐全。-电子公文应存储在规定的存储介质上，文件格式应符合要求，并与纸质公文内容一致。3.分类编号-档案管理部门应按照一定的分类标准对归档的公文进行分类，如按年度、部门、文种等进行分类。-对每一类公文应编制唯一的编号，以便于管理和查找。4.装订编目-对于纸张较多的公文，应进行装订，装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和使用。-编制归档文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、保管期限等项目。四、归档流程1.收集整理-各部门、各科室的兼职档案员负责本部门公文的收集工作，对本部门在工作中形成的公文进行及时收集、整理，确保公文的完整性。-兼职档案员应按照归档要求对收集到的公文进行初步整理，剔除不需要归档的文件，对需要归档的公文进行分类、编号、装订等工作。2.移交审核-各部门、各科室的兼职档案员将整理好的公文移交医院档案管理部门，同时填写《公文档案移交清单》，双方签字确认。-档案管理部门对移交的公文进行审核，检查公文的完整性、准确性、整理质量等是否符合要求，对于不符合要求的公文，应及时退回相关部门进行补充或整改。3.归档存储-经过审核合格的公文，档案管理部门按照分类编号的结果进行归档存储，将公文存放在专门的档案库房或存储设备中，并做好相应的标识和记录。-档案管理部门应建立档案检索工具，如纸质目录、电子目录等，方便对档案进行查询和利用。五、保管与利用1.保管期限-根据公文的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（1-10年）三种。-保管期限的起始时间从公文形成后的次年1月1日起计算。2.保管要求-档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。-档案库房应配备必要的消防设备和安全设施，确保档案的安全。-对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.利用规定-医院内部人员因工作需要查阅公文档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。-查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。-如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。-外单位人员查阅医院公文档案，应持单位介绍信，经医院相关部门负责人批准后，按照医院的规定办理查阅手续。六、鉴定与销毁1.定期鉴定-档案管理部门应定期对已到保管期限的公文档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。-鉴定小组根据档案的实际情况，确定档案是否仍有保存价值，对于确无保存价值的档案，提出销毁意见。2.销毁程序-对确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细列出销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等信息。-《档案销毁清册》经医院主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案可以采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。-销毁档案时，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、监督与考核1.医院档案管理部门负责对各部门、各科室的公文档案归档工作进行监督检查，定期通报归档工作情况。2.