大学学报档案管理制度​

大学学报档案管理制度​

大学学报档案管理制度一、总则1.为加强大学学报档案的科学管理，有效地保护和利用学报档案资源，充分发挥学报档案在学校教学、科研及学报发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本大学学报工作实际，制定本制度。2.学报档案是指在学报编辑、出版、发行等各项工作过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.学报档案工作是学报整体工作的重要组成部分，必须纳入学报工作的发展规划和年度计划，确保档案工作与学报各项工作协调发展。4.学报档案工作遵循集中统一管理、确保完整安全、便于开发利用的原则。二、管理体制与职责1.管理部门：大学学报档案工作由学校档案馆统一监督、指导，学报编辑部负责本部门档案的收集、整理、归档和日常管理工作，并定期向学校档案馆移交符合要求的档案。2.部门职责-学报编辑部：明确专人负责档案管理工作，制定本部门档案管理的具体实施细则，对学报工作中形成的各类文件材料进行及时收集、整理、分类、编目和装订，定期向学校档案馆移交档案。同时，负责对本部门档案的安全保管和提供利用。-学校档案馆：负责制定学校档案工作的规章制度和业务规范，对学报编辑部档案工作进行业务指导和监督检查，接收并保管学报编辑部移交的档案，按照规定提供档案利用服务。3.档案管理人员职责-熟悉档案管理业务知识，严格遵守档案工作的各项规章制度。-认真做好学报档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、安全。-积极参加档案业务培训和学习活动，不断提高档案管理水平和服务质量。-保守档案机密，维护档案的真实性和完整性。三、档案的收集与整理1.收集范围-编辑过程文件：选题策划、组稿计划、约稿函、投稿记录、稿件初审意见、专家外审意见、编辑加工记录、校对记录、排版样稿等。-出版发行文件：学报出版计划、印刷合同、发行记录、赠阅名单、发行反馈信息等。-学术活动文件：学报组织或参与的学术研讨会、讲座、编委会会议等活动的通知、议程、会议记录、发言稿、照片、音像资料等。-人员与管理文件：编辑部人员信息、岗位责任制、考核记录、培训记录、获奖证书、与外部单位的往来函件等。-其他有保存价值的文件材料：如学报的创刊号、各年度合订本、重要的读者来信等。2.收集要求-档案形成人员应在文件材料形成后的规定时间内，将办理完毕、具有保存价值的文件材料交本部门档案管理人员。-档案管理人员应认真检查所接收文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件材料应及时退回形成人员进行补充或修正。3.整理原则与方法-按照档案形成的时间顺序、来源渠道、内容性质等进行分类整理，保持文件材料之间的有机联系。-对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。-对整理好的档案进行装订或装盒，便于保管和利用。四、档案的归档与移交1.归档时间：学报编辑部应在每年上半年完成上一年度档案的整理归档工作，并向学校档案馆移交。2.归档要求-归档的档案应分类清楚、编号准确、编目规范、装订整齐，符合档案管理的有关标准和要求。-移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认，各留存一份。3.档案移交：学校档案馆在接收学报编辑部移交的档案时，应按照档案移交清单进行认真核对，检查档案的数量、质量是否符合要求。经核对无误后，方可办理接收手续。五、档案的保管与保护1.保管场所：学校档案馆应设立专门的库房保管学报档案，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等基本条件，确保档案的安全。2.保管设备：配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，保证档案保管环境符合要求。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.电子档案保管：对于学报工作中形成的电子档案，应按照国家有关电子档案管理的规定进行存储、备份和管理，确保电子档案的可读性和完整性。六、档案的利用与开发1.利用制度：建立健全学报档案利用制度，明确档案利用的范围、方式和手续，为学校教学、科研、管理等工作提供服务。2.校内利用：本校师生因教学、科研等工作需要查阅学报档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案馆办理查阅手续。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。3.校外利用：校外单位或个人因特殊原因需要查阅学报档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，经学校档案馆负责人批准后，方可办理查阅手续。查阅时，应在档案管理人员的监督下进行，严禁擅自摘抄、复制、传播档案内容。4.档案开发：学校档案馆和学报编辑部应积极开展学报档案的开发利用工作，通过编辑档案专题资料、举办档案展览等形式，充分发挥学报档案的历史文化价值和教育功能。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作：学校档案馆应定期组织对学报档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理人员、学报编辑部相关人员和有关专家组成鉴定小组进行。2.销毁程序：对经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报学校主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁清册应永久保存。八、奖励与处罚1.奖励措施：对在学报档案管理工作中做出突出成绩的部门和个人，学校将给予表彰和奖励。2.处罚规定：对违反本制度，造成学报档案损失、泄露或