金地公司营销礼品管理制度

金地公司营销礼品管理制度一、总则（一）目的为规范金地公司营销礼品的管理，确保营销礼品的合理使用，提高营销效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于金地公司各部门在营销活动中涉及的礼品管理。（三）基本原则1.合规性原则：营销礼品的采购、发放等活动必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.预算控制原则：严格控制营销礼品费用预算，确保费用支出合理、有效。3.实用性原则：礼品应具有一定的实用性，能够满足目标客户的需求，同时体现公司品牌形象。4.公平性原则：在礼品的选择、发放等环节应遵循公平、公正的原则，避免出现不公平现象。二、管理职责（一）营销部门1.根据营销活动计划，提出营销礼品的需求申请，明确礼品的种类、数量、预算等。2.负责礼品的选型、采购谈判等工作，并及时反馈礼品采购过程中的相关信息。3.组织实施礼品的发放工作，确保礼品准确、及时地发放到目标客户手中。4.对营销礼品的使用效果进行跟踪和评估，总结经验教训，为后续营销活动提供参考。（二）财务部门1.负责审核营销礼品的预算申请，确保预算合理、合规。2.对营销礼品的采购费用进行审核和支付，严格控制费用支出。3.定期对营销礼品的费用使用情况进行核算和分析，提供财务数据支持。（三）行政部门1.协助营销部门进行礼品的选型和采购工作，提供必要的资源和支持。2.负责礼品的保管和发放工作，确保礼品的安全和完整。3.对礼品发放过程进行监督，防止出现礼品丢失、错发等情况。（四）审计部门1.对营销礼品的采购、发放等环节进行审计监督，确保各项活动符合公司制度和法律法规要求。2.对营销礼品的费用使用情况进行审计，检查是否存在违规支出、浪费等问题。三、礼品采购管理（一）采购流程1.营销部门根据营销活动需求，填写《营销礼品采购申请表》，详细注明礼品名称、规格、数量、预算、预计发放时间等信息，提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至财务部门审核预算。财务部门审核通过后，在申请表上签字确认。3.营销部门根据审批后的申请表，进行礼品的选型和采购谈判。在选型过程中，应充分考虑礼品的实用性、品牌形象、成本等因素，选择至少三家供应商进行比价。4.确定供应商后，营销部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括礼品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。5.采购合同签订后，营销部门将合同副本提交至财务部门备案。财务部门根据合同约定，安排采购款项的支付。6.供应商按照合同约定的时间和质量标准将礼品送达公司。行政部门负责组织验收，核对礼品的规格、数量、质量等是否与合同一致。验收合格后，办理入库手续。（二）采购预算控制1.营销部门应根据年度营销计划和预算安排，合理编制营销礼品采购预算。预算应明确各项礼品的采购金额、使用时间等，确保预算的准确性和可执行性。2.财务部门负责对营销礼品采购预算进行审核和控制。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，营销部门应填写《营销礼品预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额等，按照预算审批流程进行审批。3.未经审批，任何部门不得擅自突破营销礼品采购预算。对于超预算采购的情况，财务部门有权拒绝支付相关款项，并追究相关责任人的责任。（三）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评估。评估结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.与优质供应商建立长期稳定的合作关系，通过集中采购、批量采购等方式，争取更优惠的价格和更好的服务。3.对于出现产品质量问题、交货延迟等违约行为的供应商，应及时与其沟通协商解决。如问题严重，应按照合同约定追究其违约责任，直至终止合作关系。四、礼品库存管理（一）入库管理1.行政部门负责礼品的入库管理。礼品到货后，仓库管理人员应及时组织验收，核对礼品的规格、数量、质量等是否与采购合同一致。2.验收合格的礼品，仓库管理人员应填写《礼品入库单》，详细记录礼品名称、规格、数量、供应商名称、入库时间等信息。《礼品入库单》一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交营销部门备案。3.对于验收不合格的礼品，仓库管理人员应及时通知营销部门与供应商联系，办理退换货手续。（二）库存盘点1.行政部门应定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结束后，编制《礼品库存盘点表》。2.如发现库存礼品数量与账面记录不符，应及时查明原因，并填写《礼品盘盈盘亏报告表》，说明差异情况及原因，按照规定的审批流程进行处理。3.对于盘盈的礼品，应查明原因后进行相应的账务处理；对于盘亏的礼品，应根据责任情况追究相关人员的责任，并进行相应的账务调整。（三）库存安全管理1.仓库应保持通风、干燥、整洁，确保礼品存放安全。2.建立健全礼品保管制度，加强对礼品的防盗、防火、防潮、防虫等措施，防止礼品损坏、丢失。3.仓库管理人员应定期对库存礼品进行检查，发现问题及时报告并处理。五、礼品发放管理（一）发放原则1.营销礼品应按照营销活动计划和目标客户名单进行发放，确保礼品发放的针对性和有效性。2.礼品发放应遵循公平、公正、公开的原则，不得擅自改变发放对象和标准。3.严格控制礼品的发放数量，不得超发或滥发礼品。（二）发放流程1.营销部门根据营销活动计划和目标客户名单，制定《营销礼品发放清单》，明确礼品发放对象、礼品名称、规格、数量等信息，提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将《营销礼品发放清单》提交至行政部门。行政部门根据清单准备礼品，并组织发放。3.在礼品发放过程中，行政部门应要求领取人在《礼品发放签收表》上签字确认，确保礼品发放记录准确、完整。《礼品发放签收表》一式两份，一份行政部门留存，一份交营销部门备案。4.对于因特殊原因无法现场领取礼品的客户，营销部门应与客户沟通协商，确定礼品的发放方式，如邮寄等，并做好相关记录。（三）发放记录与跟踪1.营销部门应建立营销礼品发放台账，详细记录礼品发放的时间、对象、礼品名称、规格、数量等信息，以便对礼品发放情况进行跟踪和查询。2.定期对礼品发放效果进行跟踪和评估，收集客户对礼品的反馈意见，分析礼品发放对营销活动效果的影响。根据评估结果，及时调整礼品发放策略和方式，提高营销效果。六、礼品使用监督与审计（一）监督机制1.公司建立营销礼品使用监督机制，由审计部门、财务部门等相关部门组成监督小组，定期对营销礼品的采购、发放、使用等环节进行监督检查。2.监督小组应重点检查营销礼品的采购是否符合规定程序、预算执行情况是否良好、礼品发放是否准确合规、礼品使用效果是否达到预期目标等。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规行为，应按照公司相关规定追究相关责任人的责任。（二）审计管理1.审计部门定期对营销礼品的采购、发放、使用等情况进行审计。审计内容包括礼品采购合同的签订与执行情况、礼品费用的支出情况、礼品发放记录的真实性和完整性、礼品使用效果的评估等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计建议和整改要求。被审计部门应按照审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给审计部门。3.加强对营销礼