造价审计公司资料管理制度

造价审计公司资料管理制度一、总则（一）目的为加强造价审计公司资料管理，规范资料的收集、整理、归档、保管和使用等流程，确保公司资料的完整性、准确性和安全性，提高公司运营效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本造价审计公司全体员工及与公司业务相关的外部合作单位和个人。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司资料实行集中统一管理，明确专门的资料管理部门和人员，确保资料管理的规范性和一致性。2.分类分级原则：按照资料的性质、来源、用途等进行分类分级管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：加强资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失或损坏，确保公司商业机密和客户信息安全。4.有效利用原则：充分发挥资料的作用，提高资料的利用效率，为公司业务发展、决策支持等提供有力保障。二、资料管理职责（一）资料管理部门及职责设立专门的资料管理部门，负责公司资料的整体规划、组织协调、日常管理等工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司资料管理制度，并组织实施。2.负责资料的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。3.建立资料管理台账，记录资料的出入库、借阅、归还等情况。4.定期对资料进行清查盘点，确保资料的账实相符。5.加强资料的安全保密管理，采取必要的安全防护措施。6.为公司各部门提供资料查询、借阅等服务。7.组织开展资料管理培训和宣传工作，提高员工的资料管理意识。（二）各部门资料管理职责1.各部门负责本部门业务资料的收集、整理和初步审核，并及时移交资料管理部门。2.明确专人作为本部门资料管理员，负责与资料管理部门的沟通协调，确保本部门资料管理工作的顺利开展。3.按照公司资料管理制度的要求，规范本部门资料的使用和保管，不得擅自销毁、丢失或泄露资料。（三）员工资料管理职责1.员工应妥善保管自己在工作中产生的各类资料，并按照公司要求及时整理归档。2.在工作中需要使用资料时，应按照规定的流程进行申请和借阅，不得私自复制、传播或转借他人。3.发现资料存在问题或丢失时，应及时向部门负责人和资料管理部门报告，并采取相应的补救措施。三、资料分类与编号（一）资料分类1.业务资料：包括造价审计项目的相关文件、合同、报告、底稿等。2.行政管理资料：如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.人事管理资料：员工档案、考勤记录、培训资料、绩效考核资料等。4.财务管理资料：财务报表、审计报告、税务资料、费用报销凭证等。5.客户资料：客户基本信息、业务往来记录、服务反馈等。6.其他资料：如行业动态、法律法规文件、资质证书等。（二）资料编号为便于资料的识别和管理，对各类资料进行编号。编号规则如下：1.采用字母和数字相结合的方式。2.第一位字母表示资料类别，如“Y”代表业务资料，“X”代表行政管理资料，“R”代表人事管理资料，“C”代表财务管理资料，“K”代表客户资料，“Q”代表其他资料。3.中间数字表示资料所属年份。4.后几位数字为顺序号，按照资料产生的先后顺序依次编排。例如：Y2023001表示2023年产生的第一份业务资料。四、资料收集与整理（一）资料收集1.各部门应明确资料收集的范围、内容和标准，确保收集的资料全面、准确、完整。2.在业务开展过程中，相关人员应及时收集各类资料，不得拖延或遗漏。3.对于外部单位提供的资料，应要求其按照公司规定的格式和要求提供，并进行审核和签收。（二）资料整理1.资料收集后，应按照分类分级的原则进行整理。2.对资料进行分类装订，同一类资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.编制资料目录，注明资料的名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和使用。4.对资料中的复印件、电子文档等进行标注，确保其真实性和有效性。五、资料归档与保管（一）资料归档1.各部门整理好的资料应定期移交资料管理部门进行归档。2.资料管理部门在接收资料时，应认真核对资料的完整性、准确性和合规性，对不符合要求的资料应退回原部门进行补充或更正。3.资料归档应按照编号顺序进行存放，确保资料存放有序，便于查找。（二）资料保管1.资料管理部门应设置专门的资料保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.对纸质资料应进行妥善保管，防止受潮、发霉、虫蛀、损坏等。3.对电子资料应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。4.建立资料保管期限制度，根据资料的性质和重要程度确定不同的保管期限，到期后按照规定进行销毁或处置。六、资料借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《资料借阅申请表》经所在部门负责人审批后，交资料管理部门办理借阅手续。（二）借阅审批1.资料管理部门收到《资料借阅申请表》后，应根据资料的保密级别和借阅人的使用需求进行审批。2.对于涉及公司商业机密、重要客户信息等敏感资料的借阅，需经公司分管领导审批。3.审批通过后，资料管理部门应在《资料借阅申请表》上注明批准意见，并为借阅人办理资料借阅手续。（三）借阅登记1.资料管理部门应对借阅资料进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅资料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人应在资料借阅登记簿上签字确认，领取借阅资料。（四）资料归还1.借阅人应在预计归还日期前归还所借资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.资料归还时，资料管理部门应认真核对资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人承担相应的责任。3.借阅人归还资料后，资料管理部门应在资料借阅登记簿上注明归还日期，并将资料归还原位。（五）资料使用1.借阅人应按照借阅目的使用资料，不得擅自将资料转借他人或用于其他非工作目的。2.在使用资料过程中，应注意保护资料的安全和保密，不得擅自复制、传播或泄露资料内容。3.如需对资料进行摘录、引用等，应注明资料来源，确保引用的合法性和准确性。七、资料保密管理（一）保密措施1.对涉及公司商业机密、客户信息等敏感资料，应采取严格的保密措施，如设置访问权限、加密存储等。2.资料管理部门应与接触敏感资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.加强对办公场所的安全管理，限制无关人员进入资料保管区域。4.对电子资料应设置密码保护，并定期更换密码。（二）保密培训1.定期组织员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、资料保密措施等。3.新员工入职时应进行保密培训，并签订保密承诺书。（三）保密监督与检查1.公司设立保密监督检查小组，定期对公司资料保密情况进行检查。2.检查内容包括保密制度的执行情况、资料保管场所的安全情况、员工的保密意识等。3.对发现的保密问题应及时进行整改，并对相关责任人进行严肃处理。八、资料销毁与处置（一）销毁范围1.已超过保管期限且无留存价值的资料。2.因业务调整、项目结束等原因不再使用的资料。3.经鉴定确认为无效或错误的资料。（二）销毁程序1.资料管理部门应定期清理到期资料，编制《资料销毁清单》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁清单》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由资料管理部门组织专人对资料进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式，确保资料无法恢复。4.销毁过程中应安排专人进行监督，并在《资料销毁清单》上签字确认。5.销毁后的《资料销毁清单》应妥善保存，以备查阅。九、资料信息化管理（一）信息化建设1.建立公司资料管理信息系统，实现资料的电子化管理。2.资料管理信息系统应具备资料录入、查询、借阅、统计等功能，提高资料管理的效率和准确性。3.对纸质资料应进行数字化扫描，建立电子档案库，便于长期保存和利用。（二）数据维护1.定期对资料管理信息系统的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2