自主招标采购设备管理制度

自主招标采购设备管理制度总则目的为规范公司自主招标采购设备的管理流程，确保采购设备符合公司需求，保证采购过程的公平、公正、公开，提高资金使用效益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门自主招标采购设备的活动，包括但不限于生产设备、办公设备、研发设备等。基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有参与招标的供应商应一视同仁，确保竞争环境公平，评标过程公正。3.效益原则：在满足公司需求的前提下，力求降低采购成本，提高设备使用效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。管理职责招标采购管理部门1.负责制定和完善自主招标采购设备管理制度及流程，并监督执行。2.组织和协调招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标信息、组织开标评标等。3.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理。4.负责招标采购项目的档案管理，保存相关文件和资料。需求部门1.根据业务需要，提出设备采购申请，明确采购设备的规格、型号、数量、技术要求等。2.参与招标采购过程中的技术评审工作，提供技术支持和专业意见。3.负责采购设备的验收工作，确保设备符合合同要求。财务部门1.参与招标采购项目的预算编制和审核工作，提供资金支持和财务风险评估。2.负责对招标采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规。审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和有效性。2.对采购项目的成本效益进行审计评价，提出改进建议。招标采购流程采购申请1.需求部门根据业务发展需要，填写《设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间要求等内容，并经部门负责人签字确认后提交至招标采购管理部门。2.招标采购管理部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性、是否符合公司相关规定等。如审核通过，将采购申请提交至分管领导审批；如审核不通过，及时反馈需求部门并说明原因。采购预算编制与审批1.财务部门根据采购申请，结合市场价格行情，编制采购项目预算，明确采购设备的预计采购金额、资金来源等。2.采购预算经财务部门负责人审核后，提交至分管领导审批。审批通过后的采购预算作为招标采购的控制依据。招标文件编制1.招标采购管理部门根据采购申请和采购预算，组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件中应明确采购设备的技术要求、质量标准、交货期、售后服务等条款，确保投标人能够清楚了解招标要求。3.招标文件编制完成后，经招标采购管理部门负责人审核，分管领导审批后发布。招标信息发布1.招标采购管理部门通过公司内部网站、行业媒体、专业招标平台等渠道发布招标信息，邀请潜在供应商参与投标。2.招标信息应包括招标项目名称、招标编号、采购设备的规格型号、数量、技术要求、交货期、投标截止时间、开标时间及地点等内容。供应商报名与资格审查1.潜在供应商在规定时间内按照招标信息要求报名，提交投标报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或三证合一营业执照副本）、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料等。2.招标采购管理部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的资质条件、信誉状况、业绩情况、生产能力、售后服务能力等。对符合资格要求的供应商，确定其为潜在投标人，并发放招标文件；对不符合资格要求的供应商，及时通知其报名无效。投标文件编制与提交1.潜在投标人按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照规定格式密封包装。2.投标人应在投标截止时间前将投标文件送达指定地点。逾期送达的投标文件，招标人不予受理。开标1.招标采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由招标采购管理部门负责人主持，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。开标过程应记录并存档。评标1.开标结束后，招标采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审，评审内容包括商务条款、技术条款、价格条款、售后服务条款等。评标委员会应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对各投标人的投标文件进行综合评价，推荐中标候选人。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。中标候选人公示与中标通知1.招标采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并在公司内部网站进行中标候选人公示，公示期为[X]个工作日。2.公示期内如无异议，招标采购管理部门向中标人发出《中标通知书》，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。合同签订1.中标人应在收到《中标通知书》后的[X]个工作日内，与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，财务部门对合同条款进行审核，重点审核合同价格、付款方式、资金来源等内容。审核通过后，合同方可签订。设备采购与验收1.中标人按照采购合同约定的时间和地点组织设备采购与运输，确保设备按时、安全送达公司指定地点。2.需求部门负责组织设备的验收工作，验收内容包括设备的规格型号、数量、外观质量、技术性能等。验收合格后，需求部门填写《设备验收报告》，并经相关人员签字确认。3.如设备验收不合格，需求部门应及时通知中标人进行整改或更换设备。如中标人未能在规定时间内完成整改或更换，公司有权扣除相应的货款，并追究中标人的违约责任。付款1.财务部门根据采购合同和设备验收报告，按照合同约定的付款方式和时间进行付款审批。付款审批通过后，财务部门办理付款手续。2.付款方式一般包括预付款、货到验收款、质保金等。具体付款比例和时间应在采购合同中明确约定。供应商管理供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产能力、质量保证能力、售后服务能力等要求。2.潜在供应商向招标采购管理部门提交《供应商准入申请表》及相关证明材料，招标采购管理部门对其进行资格审查。审查合格的供应商纳入供应商库管理。供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予一定的奖励和优先合作机会；对不合格供应商进行警告、限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其供应商资格。供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，招标采购管理部门应及时将其淘汰出供应商库：提供虚假资质证明材料或产品质量严重不合格；多次不能按时交货或交货期延误严重影响公司生产经营；售后服务不到位，客户投诉较多且拒不整改；违反法律法规或公司相关规定，存在商业贿赂等不良行为。2.被淘汰的供应商在[X]年内不得再次申请加入公司供应商库。监督与检查内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和有效性，重点审查招标文件编制、开标评标过程、合同签订、资金支付等环节。2.审计部门对审计中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反制度规定的行为，按照公司相关规定进行责任追究。外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供有关资料和信息。2.对外部监督检查中提出的问题，及时进行整改，不断完善招标采购管理制度和流程。档案管理归档范围招标采购活动中形成的各类文件和资料，包括采购申请、采购预算、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、设备验收报告、付款凭证等，均应进行归档管理。归档要求1.归档文件应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。2.按照文件形成的时间顺序和类别进行整理，编制目录，便于查阅和检索。3.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行归档保存，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。档案保管期限档案保管期限根据文件性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行。档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不