物业公司运营档案管理制度

物业公司运营档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业公司运营档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司运营管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业公司各部门在运营管理过程中形成的各类档案，包括但不限于行政文件、财务资料、业务合同、客户档案、工程维修档案、安全管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司运营管理活动的实际情况。3.完整规范原则：确保档案的齐全完整，整理规范有序，便于查询和利用。4.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编号、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。6.按照规定为公司各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务。7.组织开展档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门在运营管理过程中形成档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交综合管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、完整归档。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.根据工作需要，按照规定程序向综合管理部门申请查阅、借阅档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政文件：包括公司下发的各类通知、决定、报告、纪要等。2.财务资料：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。3.业务合同：物业服务合同、采购合同、租赁合同、分包合同等。4.客户档案：业主及使用人基本信息、服务记录、投诉处理资料等。5.工程维修档案：工程图纸、维修记录、设备档案等。6.安全管理档案：安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。7.其他与公司运营管理相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案应保持原件完整，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。3.电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成部门、内容性质、时间顺序等进行分类。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.库房内应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司运营管理有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。3.短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案。（三）日常管理1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好库房的温湿度记录，根据实际情况采取相应的调控措施。4.严格执行档案出入库登记制度，对档案的进出库时间、借阅人、归还时间等进行详细记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门定期组织档案鉴定工作，成立鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人等组成。2.鉴定小组根据档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对保管期满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由综合管理部门编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司领导批准后，由综合管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意，综合管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）外部查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案的，应提前向公司提出申请，经公司领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅或借阅。2.外单位查阅或借阅档案时，应遵守公司的相关规定，不得擅自复制、传播档案内容。3.查阅或借阅完毕后，外单位应及时将档案归还公司，并办理相关手续。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案信息管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全与保密1.加强档案信息管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。（四）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案具有同等效力，按照档案管理的相关规定进行整理、保管和利用。2.对电子档案的存储介质应进行定期检查和维护，防止数据丢失。八、档案管理监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.公司领导不定期对档案管理工作进行抽查，确保档案管理工作规范、有序。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行量化考