物业公司OA费用报销管理制度

物业公司OA费用报销管理制度总则目的为了加强公司内部管理，规范OA费用报销流程，提高工作效率，确保公司各项费用支出的合理性、合法性和真实性，特制定本制度。适用范围本制度适用于物业公司全体员工因工作需要发生的费用报销，包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、车辆使用费等。基本原则1.真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，如实反映经济业务的内容和金额。2.合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和实际工作需要，不得随意扩大开支范围和提高开支标准。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，超过规定期限的，财务部门有权拒绝报销。4.分级审批原则：费用报销实行分级审批制度，根据费用金额的大小，分别由不同级别的领导进行审批。费用报销流程填写报销单1.员工根据实际发生的费用，按照OA系统中的费用报销单模板填写报销信息，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额等。2.报销单应填写清晰、准确，不得涂改。如有错误，应重新填写。粘贴原始凭证1.将原始凭证按照费用类别和报销单上的顺序进行粘贴，确保凭证粘贴整齐、牢固。2.原始凭证应包括发票、收据、清单等，发票必须是正规的税务发票，且发票内容应与报销单上的费用明细一致。提交审批1.员工将填写完整并粘贴好原始凭证的报销单提交至OA系统进行审批。2.审批流程根据费用金额的大小分为以下几种情况：金额在[X]元以下的：由部门负责人审批。金额在[X]元至[X]元之间的：由部门负责人审核后，报分管领导审批。金额在[X]元以上的：由部门负责人审核、分管领导审核后，报总经理审批。财务审核1.报销单经各级领导审批通过后，提交至财务部门进行审核。2.财务部门审核的内容包括：报销单填写是否规范、原始凭证是否真实合法有效、费用是否符合公司规定等。3.如发现报销单存在问题，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。报销支付1.财务审核通过的报销单，由财务部门按照公司的财务制度进行报销支付。2.报销支付方式包括：现金支付、银行转账等。具体支付方式根据公司的实际情况和报销金额的大小确定。3.对于银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款账号的准确性，避免因账号错误导致报销款项无法支付或退回。各类费用报销规定办公费1.定义：办公费是指公司因日常办公需要发生的费用，包括办公用品、办公设备、印刷品、水电费等。2.报销标准：办公用品应根据实际工作需要进行采购，严格控制采购数量和金额。办公设备的购置应按照公司的固定资产管理规定进行审批和登记。印刷品的印刷应根据实际业务需求进行安排，严格控制印刷费用。水电费应按照实际发生额进行报销，不得虚报、多报。3.报销凭证：办公费报销应提供正规的发票，发票上应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。对于办公用品的采购，还应提供购物清单或验收单。差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准：交通费用：根据出差的实际情况，选择合适的交通工具，并按照公司规定的标准报销。住宿费用：根据出差地点和级别，按照公司规定的标准报销住宿费。餐饮费用：按照公司规定的标准报销出差期间的餐饮费用。3.报销凭证：差旅费报销应提供以下凭证：交通票据：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等。住宿发票：住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。餐饮发票：餐饮发票应注明用餐日期、用餐地点、用餐人数等信息。出差审批单：员工出差前应填写出差审批单，经部门负责人和分管领导审批后，作为差旅费报销的依据。业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等。2.报销标准：业务招待费应严格控制，根据实际情况和业务需要进行安排。报销时应提供以下凭证：餐饮发票：餐饮发票应注明用餐日期、用餐地点、用餐人数、招待对象等信息。住宿发票：住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿人数、招待对象等信息。娱乐发票：娱乐发票应注明娱乐日期、娱乐地点、娱乐项目、招待对象等信息。礼品发票：礼品发票应注明礼品名称、数量、金额、招待对象等信息。业务招待费申请单：员工在发生业务招待费前，应填写业务招待费申请单，经部门负责人和分管领导审批后，作为业务招待费报销的依据。3.注意事项：业务招待费不得用于个人消费，不得与其他费用混淆报销。同时，应严格遵守国家有关法律法规和公司的相关规定，不得进行超标准、超范围的业务招待活动。通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.报销标准：根据员工的工作岗位和实际需要，制定不同的通讯费报销标准。具体标准如下：管理人员：[X]元/月。业务人员：[X]元/月。其他人员：[X]元/月。3.报销凭证：通讯费报销应提供正规的发票，发票上应注明手机号码、费用期间等信息。对于无法提供发票的员工，可按照公司规定的标准以补贴的形式发放通讯费，但应在工资表中注明“通讯补贴”字样。车辆使用费1.定义：车辆使用费是指公司因业务需要使用车辆而发生的费用，包括车辆购置、维修、保养、加油、保险、过路费等。2.报销标准：车辆购置应按照公司的固定资产管理规定进行审批和登记，费用按照规定的折旧年限进行摊销。车辆维修、保养应根据实际情况进行安排，严格控制维修费用。维修、保养费用应提供正规的发票和维修清单。车辆加油应按照公司规定的加油卡管理制度进行操作，加油费用应提供正规的发票。车辆保险费用应按照公司规定的标准进行缴纳，保险费用应提供正规的发票。过路费、停车费等应根据实际发生额进行报销，报销时应提供正规的发票。3.报销凭证：车辆使用费报销应提供以下凭证：车辆购置发票：车辆购置发票应注明车辆品牌、型号、车架号、发动机号、购置价格等信息。车辆维修、保养发票：发票上应注明维修、保养项目、费用金额等信息。车辆加油发票：发票上应注明加油日期、加油金额、加油地点等信息。车辆保险发票：发票上应注明保险期限、保险金额等信息。过路费、停车费发票：发票上应注明过路费、停车费金额、行驶里程、停车地点等信息。费用报销的时间要求日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整并粘贴好原始凭证的报销单提交至OA系统进行审批。差旅费报销员工出差回来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如有特殊情况不能及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延期报销。其他费用报销对于其他费用的报销，应根据具体情况和公司的相关规定确定报销时间。一般情况下，应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。费用报销的审批权限部门负责人审批权限1.部门负责人负责审批本部门员工的费用报销，审批金额在[X]元以下的费用报销单。2.部门负责人应认真审核报销单的内容，确保费用的合理性和真实性。对于不符合规定的报销单，应及时退回给报销人，并要求其补充或更正相关信息。分管领导审批权限1.分管领导负责审批本部门及下属部门员工的费用报销，审批金额在[X]元至[X]元之间的费用报销单。2.分管领导在审批报销单时，应重点审核费用的必要性和合理性，确保费用支出符合公司的相关规定和业务需要。对于重大费用支出或存在疑问的报销单，分管领导应进行实地调查或与报销人进行沟通后再行审批。总经理审批权限1.总经理负责审批公司所有员工的费用报销，审批金额在[X]元以上的费用报销单。2.总经理在审批报销单时，应从公司整体利益出发，全面考虑费用支出的合理性和必要性。对于涉及公司重大决策或重要业务活动的费用支出，总经理应进行严格审核，并根据实际情况做出审批决定。费用报销的监督与检查财务部门监督1.财务部门负责对公司的费用报销进行日常监督和检查，确保报销流程的规范和费用支出的合理。2.财务部门应定期对报销凭证进行审核，对于发现的问题及时与报销人沟通，并要求其进行整改。同时，财务部门应建立费用报销台账，对各项费用的报销情况进行记录和统计分析，为公司的财务管理提供数据支持。内部审计监督1.公司内部审计部门负责对公司的费用报销进行定期审计和不定期抽查，检查报销流程是否合规、费用支出是否合理、审批手续是否齐全等。2.内部审计部门在审计过程