燃气公司日常采购物品管理制度

燃气公司日常采购物品管理制度一、总则1.目的：为加强燃气公司日常采购物品的管理，规范采购行为，保障公司运营需求，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于燃气公司各部门日常采购物品的相关活动，包括但不限于办公用品、设备维修配件、劳保用品、燃气工程材料等的采购。3.基本原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：采购物品应符合国家相关标准和公司使用要求，确保质量可靠。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判，争取最优惠的价格。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。二、采购计划管理1.采购需求提出各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息。对于紧急采购需求，应在申请表中注明“紧急”字样，并说明紧急原因。2.采购计划审核《采购申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人根据本部门实际工作情况，对采购需求的合理性、必要性进行审核，并签署意见。审核通过后的《采购申请表》提交至采购部门。3.采购计划汇总采购部门定期（每月[X]日）对各部门提交的《采购申请表》进行汇总，形成月度采购计划。在汇总过程中，采购部门应结合库存情况，对采购需求进行综合平衡，避免重复采购。4.采购计划审批月度采购计划提交至公司分管领导审批，分管领导根据公司整体运营情况和预算安排，对采购计划进行审批。经审批通过的采购计划作为采购工作的依据，采购部门应严格按照计划执行采购任务。三、采购流程管理1.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行初步筛选，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为潜在合作对象。供应商评估：采购部门定期（每年[X]月）对潜在供应商进行评估，评估内容包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。通过实地考察、样品检验、市场调研等方式，对供应商进行全面评估，并根据评估结果对供应商进行分类管理。供应商准入：对于评估合格的供应商，采购部门填写《供应商准入申请表》，提交至公司相关部门审批。审批通过后，与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，将其纳入公司供应商信息库，并分配唯一的供应商编码。供应商考核：采购部门定期（每季度）对供应商的供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面进行考核。根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩措施，如增加或减少采购份额、暂停合作、终止合作等。2.采购谈判根据采购计划，采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。谈判前，采购人员应充分了解采购物品的市场价格、质量标准、供应商成本等信息，制定合理的谈判策略。在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购物品的规格、数量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行详细协商，争取达成双方都能接受的合作协议。谈判结束后，采购人员应编写《采购谈判纪要》，记录谈判过程中的主要内容和达成的共识，作为签订采购合同的依据。3.采购合同签订采购谈判达成一致意见后，采购部门根据《采购谈判纪要》起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、售后服务等条款。采购合同提交至公司法务部门审核，法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。采购部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，提交至公司分管领导审批。经审批通过的采购合同，由采购部门与供应商签订正式合同。签订后的采购合同应及时归档保存，作为采购执行和付款的依据。4.采购订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。在采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。5.到货验收采购物品到货前，采购部门应通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应安排专人负责验收，验收人员应根据采购合同和相关标准对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。对于需要进行质量检验的采购物品，验收人员应按照规定的检验方法和标准进行检验，检验合格后方可办理入库手续。验收过程中如发现采购物品存在数量短缺、质量问题、规格不符等情况，验收人员应及时填写《到货验收不合格报告》，注明问题详情，并通知采购部门与供应商协商解决。6.入库管理验收合格的采购物品，由仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员应根据采购订单和验收报告，对采购物品进行清点、核对，并填写《入库单》。《入库单》应注明采购物品的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息，并由仓库管理人员、验收人员签字确认。仓库管理人员应按照规定的分类方法和存储要求，对采购物品进行妥善保管，确保物品安全、完好。7.付款管理采购物品入库后，采购部门应根据采购合同和《入库单》，及时办理付款申请手续。付款申请应注明采购物品的名称、规格、型号、数量、金额、供应商名称、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、发票、验收报告、入库单等相关凭证。付款申请提交至公司财务部门审核，财务部门对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审查，核对相关凭证是否齐全、有效。审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式和期限进行付款。四、采购风险管理1.价格风险采购部门应密切关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购谈判提供参考依据。在采购谈判过程中，采购人员应充分利用市场竞争机制，与多家供应商进行比较，争取最优惠的价格。同时，与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时，双方可协商调整采购价格。2.质量风险加强对供应商的质量管理，选择质量可靠的供应商合作。在采购合同中明确质量标准和验收方法，要求供应商提供质量合格证明文件。到货验收环节严格按照相关标准进行检验，发现质量问题及时与供应商沟通解决。对于质量不合格的采购物品，坚决予以退货或换货处理，并追究供应商的违约责任。3.交货风险在采购合同中明确交货期和违约责任，要求供应商按时、按质、按量交货。采购人员应定期跟踪订单执行情况，及时掌握供应商的生产进度和交货动态。如因供应商原因导致交货延迟，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施加快交货进度，并根据合同约定追究供应商的违约责任。同时，采购部门应评估交货延迟对公司生产运营的影响，及时调整工作计划，降低损失。4.合同风险采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款合法、合规、完整。合同履行过程中，应密切跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同变更、解除等情况，应按照合同约定和公司相关规定办理审批手续，并签订书面协议，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷的发生。五、采购监督与审计1.内部监督公司设立采购监督小组，成员包括采购部门负责人、财务部门负责人、审计部门人员等。采购监督小组定期对采购工作进行监督检查，重点检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购物品的质量与价格情况等。采购监督小组应定期向公司管理层汇报采购监督检查情况，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。2.审计监督公司审计部门定期对采购工作进行审计，审计内容包括采购计划的编制与执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购物品的验收与入库情况、采购资金的使用情况等。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对采购工作中存在的问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。对违反采购制度和公司规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。六、采购人员管理1.采购人员任职资格采购人员应具备大专及以上学历，有相关采购工作经验者优先。熟悉采购业务流程，具备良好的沟通协调能力、谈判能力和市场分析能力。具备较强的责任心和敬业精神，廉洁奉公，诚实守信。2.采购人员培训与考核采购部门应定期组织采购人员参加业务培训，培训内容包括采购法律法规、采购业务知识、市场动态分析、谈判技巧等方面。通过培训，不断提高采购人员的业务水平和综合素质。建立采购人员考核机制，定期对采购人员的工作业绩、工作态度、廉洁自律等方面进行考核。考核结果与采购人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励采购人员积极工作，提高工作质量。3.采购人员职业道德规范采购人员