机关总部材料设备管理制度

机关总部材料设备管理制度一、总则1.目的为加强机关总部材料设备管理，规范材料设备采购、使用、维护、处置等流程，提高材料设备使用效率，降低成本，确保公司各项工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于机关总部各部门及所属单位的材料设备管理。3.基本原则统一管理原则：机关总部对材料设备实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。合理配置原则：根据工作实际需要，合理配置材料设备，提高使用效益。节约高效原则：树立节约意识，降低采购成本和使用成本，提高工作效率。责任追究原则：对材料设备管理过程中出现的违规行为，追究相关人员责任。二、管理职责1.综合管理部门负责制定和完善材料设备管理制度，并组织实施。负责材料设备采购计划的审核、汇总和上报。负责材料设备采购、验收、入库、保管、发放、调配、报废等环节的监督管理。负责建立材料设备管理台账，定期进行清查盘点，确保账物相符。2.使用部门负责提出本部门材料设备采购需求计划。负责本部门材料设备的使用、日常维护和保管，确保设备正常运行。负责配合综合管理部门做好材料设备的验收、清查盘点等工作。负责本部门材料设备的报废申请。3.财务部门负责材料设备采购资金的预算安排和审核。负责材料设备采购费用的核算和支付。负责对材料设备管理情况进行财务监督。三、采购管理1.采购计划使用部门应根据工作需要和实际库存情况，于每年[具体时间]前提出下一年度材料设备采购需求计划，报综合管理部门审核。综合管理部门对各部门采购需求计划进行审核、汇总，结合公司预算安排，编制年度材料设备采购计划，报公司领导审批后组织实施。因工作急需或特殊情况需要临时采购材料设备的，使用部门应填写《临时采购申请表》，说明采购原因、采购内容、预计金额等，经部门负责人签字后报综合管理部门审核，分管领导审批后实施。2.采购方式材料设备采购应根据采购金额、采购性质等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物类采购单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。服务类采购单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。工程类采购单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。达到下列标准之一的采购项目，可采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。达到下列标准之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。达到下列标准之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式采购。3.采购流程综合管理部门根据批准的采购计划，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。按照选定的采购方式，发布采购公告或邀请供应商参与采购活动。组织对供应商进行资格审查，确定入围供应商名单。与入围供应商进行谈判、询价或签订采购合同。采购合同签订后，综合管理部门应及时将合同副本送财务部门备案。采购到货后，综合管理部门组织使用部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，按照合同约定处理。四、验收管理1.验收标准材料设备的验收应按照合同约定的规格、型号、数量、质量等标准进行。对国家有强制性标准的材料设备，应按照国家强制性标准进行验收。对没有合同约定或国家强制性标准的材料设备，应按照行业通用标准或企业内部标准进行验收。2.验收程序采购到货后，综合管理部门应及时通知使用部门和质量检验部门等相关人员组成验收小组进行验收。验收小组应按照验收标准对材料设备的数量、规格、型号、外观、质量等进行逐一检查，并填写《材料设备验收单》。对验收合格的材料设备，验收小组成员应在《材料设备验收单》上签字确认；对验收不合格的材料设备，应注明不合格原因，并及时与供应商联系处理。验收合格的材料设备，由综合管理部门办理入库手续；验收不合格的材料设备，由综合管理部门负责督促供应商进行更换、退货或补货等处理。五、入库管理1.入库登记验收合格的材料设备，由仓库管理人员按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立入库台账，详细记录材料设备的名称、规格、型号、数量、供应商、入库时间等信息。入库台账应定期与财务部门的账目进行核对，确保账账相符。2.库存管理仓库应保持整洁、通风、干燥，确保材料设备存放安全。仓库管理人员应定期对材料设备进行清查盘点，及时发现和处理库存积压、损坏、变质等问题。对贵重材料设备和易燃易爆、有毒有害等危险物品，应实行专人专管，严格按照相关规定进行存放和保管。六、发放管理1.发放原则材料设备的发放应遵循“按需发放、先进先出”的原则。使用部门应根据工作实际需要，填写《材料设备领用申请表》，经部门负责人签字后报综合管理部门审批。2.发放程序综合管理部门对《材料设备领用申请表》进行审核，批准后通知仓库管理人员发放材料设备。仓库管理人员根据批准的《材料设备领用申请表》，按照规定的数量、规格、型号等发放材料设备，并填写《材料设备发放单》。《材料设备发放单》应一式三联，一联由仓库管理人员留存，一联交使用部门，一联交财务部门作为记账凭证。七、使用管理1.使用部门职责使用部门应指定专人负责本部门材料设备的管理和使用，确保设备正常运行。使用人员应严格按照操作规程使用材料设备，不得擅自更改设备参数或违规操作。使用部门应定期对材料设备进行维护保养，做好设备的清洁、润滑、紧固、调整等工作，及时发现和排除设备故障。使用部门应建立材料设备使用台账，详细记录设备的使用时间、使用情况、维护保养情况等信息。2.借用管理因工作需要借用其他部门材料设备的，借用部门应填写《材料设备借用申请表》，经借用部门负责人和被借用部门负责人签字后报综合管理部门审批。综合管理部门对《材料设备借用申请表》进行审核，批准后通知仓库管理人员办理借用手续。借用部门应按照规定的时间归还借用的材料设备，如有损坏或丢失，应照价赔偿。八、维护管理1.维护计划综合管理部门应根据材料设备的使用情况和维护保养要求，制定年度维护计划，明确维护内容、维护时间、维护责任人等。使用部门应按照年度维护计划，组织实施本部门材料设备的维护保养工作。2.维护方式材料设备的维护方式包括日常维护、一级保养、二级保养、三级保养等。日常维护由使用人员负责，每天对设备进行清洁、检查、润滑等工作。一级保养一般每月或每季度进行一次，以设备操作人员为主，维修人员辅助，对设备进行局部解体检查和清洗，调整设备各部位的配合间隙，紧固设备的各个部位。二级保养一般每半年或一年进行一次，以维修人员为主，操作人员参加，对设备进行全面解体检查和清洗，修复或更换磨损的零部件，检查和调整设备的精度、性能，对电气系统进行检查和保养。三级保养一般每年或每两年进行一次，以维修人员为主，操作人员参加，对设备进行全面解体检查和维修，修复或更换磨损严重的零部件，检查和调整设备的精度、性能，对电气系统进行全面检查和保养，对设备进行技术改造和升级。3.维护记录使用部门应建立材料设备维护记录台账，详细记录设备的维护时间、维护内容、维护人员等信息。维护记录台账应定期与设备管理台账进行核对，确保账账相符。九、处置管理1.报废条件材料设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要的。因意外事故或自然灾害造成严重损坏，无法修复的。因技术进步，已被淘汰的。其他原因不能继续使用的。2.报废程序使用部门应填写《材料设备报废申请表》，说明报废原因、设备名称、规格、型号、购置时间、使用情况等，经部门负责人签字后报综合管理部门审核。综合管理部门组织相关人员对申请报废的材料设备进行鉴定，确认符合报废条件的，报公司领导审批。经批准报废的材料设备，由综合管理部门组织进行处置。处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等。处置收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司预算管理。3.资产核销财务部门根据批准的材料设备报废文件，及时进行资产核销，调整相关账目。十、监督检查1.监督检查内容材料设备管理制度的执行情况。采购计划的执行情况。验收、入库、发放、使用、维护、处置等环节的管理情况。材料设备的账物相符情况。2.监督检查方式定期检查：综合管理部门定期对各部门材