招标公司档案仓库管理制度

招标公司档案仓库管理制度一、总则（一）目的为加强招标公司档案仓库的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于招标公司档案仓库的所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、归还及销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案仓库的档案由公司统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露和篡改。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，提供便捷的档案查阅和借阅服务，满足公司业务和管理的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案仓库管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常管理工作。3.负责建立档案检索系统，为档案的查阅和借阅提供便利。4.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和工作能力。5.负责定期对档案仓库进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并按规定时间移交档案管理部门。2.负责对本部门形成的档案进行分类、编号和编目，确保档案的准确性和规范性。3.配合档案管理部门做好档案的查阅和借阅工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案仓库管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、归还及销毁等环节。3.负责对档案进行分类、编号、编目和上架，确保档案的存放有序和便于查找。4.负责建立档案检索系统，及时更新档案信息，为档案的查阅和借阅提供准确的索引。5.负责对档案的安全保密工作进行监督和检查，发现问题及时报告并采取措施加以解决。6.负责定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和质量与档案账目相符。7.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身的业务水平和工作能力。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案归档范围和保管期限的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并进行整理和分类。2.档案形成部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的齐全、完整。3.对于重要的、具有保存价值的档案，档案形成部门应在形成后及时移交档案管理部门，不得擅自留存。（二）档案整理1.档案管理部门对接收的档案进行统一整理，按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类、编号和编目。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应做到分类科学、编号统一、编目规范、装订整齐，确保档案的质量。四、档案存储与保管（一）档案存储1.档案仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件，确保档案的安全。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，按照分类和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，确保数据的安全和完整。（二）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。2.对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.对于超过保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。4.档案仓库应保持清洁卫生，严禁在档案仓库内吸烟、用火、存放易燃易爆物品等。五、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供必要的协助和支持，确保查阅工作的顺利进行。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记薄上登记查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息，并严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人根据借阅申请，进行严格审核，对于涉及重要机密或不宜借阅的档案，不予批准借阅。3.经批准借阅的档案，借阅人员应到档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在档案借阅登记薄上登记借阅时间、借阅内容、借阅人员等信息。4.借阅人员应严格遵守档案借阅规定，妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、摘录、传播档案内容，不得在借阅的档案上涂改、抽取、损坏。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案的内容和信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.查阅和借阅档案时，查阅人员和借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。3.对于涉及公司机密的档案，应采取特殊的保密措施，如限制查阅范围、专人保管等。4.档案管理人员应定期对档案保密制度的执行情况进行检查和监督，发现问题及时报告并采取措施加以解决。（二）档案安全1.档案仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案仓库的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案仓库应制定安全应急预案，如火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处理措施，定期进行演练，提高应急处理能力。4.档案管理人员应严格遵守档案仓库的安全管理制度，不得擅自进入档案仓库，不得在档案仓库内从事与档案管理无关的活动。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员等组成，对档案进行全面审查和评估。3.档案鉴定小组应根据档案的形成时间、来源、内容、重要性等因素，综合考虑档案的保管期限和价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对于超过保管期限或失去保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，报公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行操作，确保档案销毁的彻底性和安全性。3.档案销毁时，应填写《