房产公司poss机管理制度

房产公司poss机管理制度总则1.目的为加强公司POS机的使用管理，规范操作流程，确保资金安全，提高工作效率，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及POS机使用的部门和人员。3.基本原则POS机使用应遵循安全、规范、高效、准确的原则，严格按照相关规定和流程操作，确保公司资金安全和业务正常开展。POS机的申购与配置1.申购流程各部门因业务需要使用POS机时，需填写《POS机申购申请表》，详细说明申购理由、预计使用频率等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司财务部。财务部对申购申请进行审核，结合公司实际情况，确定是否批准申购。如批准，注明申购数量及型号，并提交至公司管理层审批。公司管理层审批通过后，由财务部负责统一向POS机供应商申购。2.配置原则根据各部门业务需求和工作实际情况，合理配置POS机数量和型号，避免资源浪费。优先保障业务量大、收款频繁的部门。POS机的使用与操作规范1.开机与签到每天营业开始前，由专人负责开启POS机电源，按照操作界面提示进行签到操作。签到成功后方可进行交易处理。签到时应确保网络连接正常，如遇网络故障等异常情况，应及时排查解决，确保签到成功。2.交易操作收银员应在顾客支付货款时，准确操作POS机，按照系统提示录入交易金额、持卡人信息等相关数据。交易完成后，应及时打印交易凭证，让持卡人签字确认。交易凭证应妥善保管，作为交易记录的重要依据。对于退货、退款等交易，应严格按照系统规定的流程进行操作，确保交易金额准确无误。退货交易需收回原交易凭证，并注明“退货”字样。3.密码管理POS机操作人员应妥善保管个人操作密码，不得泄露给他人。密码应定期更换，确保安全性。在操作POS机输入密码时，应注意遮挡键盘，防止他人窥视。4.结算与对账每天营业结束后，收银员应进行POS机结算操作。结算完成后，打印结算清单，核对当天交易金额、笔数等信息是否准确无误。财务部应定期与银行进行对账，确保公司银行账户资金与POS机交易记录一致。如发现差异，应及时查明原因并进行处理。5.异常交易处理在POS机使用过程中，如遇交易失败、刷卡无反应等异常情况，操作人员应保持冷静，按照系统提示或相关操作手册进行排查处理。对于无法当场解决的异常交易，应及时记录相关信息，并向上级主管报告。上级主管应协调相关部门进行处理，确保交易顺利完成或采取必要的补救措施。POS机的维护与保养1.日常维护POS机操作人员应每天在使用前后对POS机进行清洁，保持机器表面干净整洁。定期检查POS机的打印纸、色带等耗材使用情况，及时更换耗材，确保交易凭证打印清晰。注意检查POS机的电源线、信号线等连接是否正常，如有松动应及时插紧。2.定期维护公司财务部应定期安排专业人员对POS机进行全面维护和检查。维护内容包括硬件设备检查、软件系统升级、数据备份等。每季度至少进行一次全面维护，确保POS机硬件设备正常运行，软件系统功能完善，数据安全可靠。3.故障报修当POS机出现故障时，操作人员应及时填写《POS机故障报修单》，详细描述故障现象及发生时间等信息。将报修单提交至公司财务部，财务部安排专业维修人员进行维修。维修人员应及时响应，尽快修复故障，确保POS机正常使用。对于维修后的POS机，应进行测试，确保故障彻底排除，各项功能恢复正常。POS机的安全管理1.防盗措施POS机应放置在安全可靠的位置，避免在无人看管的情况下暴露在外。营业期间，不得随意离开POS机操作岗位，如遇特殊情况需离开，应将POS机锁定或委托他人代为看管。安装必要的防盗设备，如监控摄像头等，确保POS机周边环境处于监控范围内。2.防损措施严禁私自拆卸、改装POS机硬件设备，如有需要进行设备维修或更换零部件，应按照公司规定的流程操作，由专业维修人员进行处理。在搬运、移动POS机时，应轻拿轻放，避免剧烈震动或碰撞导致设备损坏。3.数据安全POS机存储的交易数据等信息属于公司重要商业机密，应严格保密。操作人员不得擅自泄露、篡改交易数据。每天营业结束后，应及时对POS机数据进行备份，并将备份数据存储在安全的介质上，如移动硬盘等。备份数据应妥善保管，保存期限按照公司相关规定执行。加强对操作人员的数据安全培训，提高其数据安全意识，防止因误操作或违规行为导致数据泄露或丢失。POS机使用人员的培训与考核1.培训要求新入职的涉及POS机使用的员工，在上岗之前必须接受专门的POS机使用培训。培训内容包括POS机的基本操作、安全注意事项、常见故障处理等。定期组织现有POS机使用人员进行业务培训和知识更新，培训内容可根据公司业务发展和相关政策法规变化进行调整。培训方式可采用集中授课、现场演示、线上学习等多种形式。2.考核管理建立POS机使用人员考核制度，对操作人员的业务水平、操作规范、安全意识等方面进行考核。考核周期为每半年一次，考核内容包括实际操作能力、交易数据准确性、故障处理及时性等。考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。对于考核优秀的员工，给予适当的奖励；对于考核不合格的员工，应进行补考或重新培训。如连续两次考核不合格，公司有权调整其工作岗位或解除劳动合同。监督与检查1.内部监督公司财务部负责对POS机的使用情况进行日常监督检查，不定期抽查各部门POS机操作流程的执行情况、交易记录的准确性等。对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。2.审计监督公司审计部门定期对POS机使用情况进行审计，审查交易数据的真实性、合规性，检查资金安全管理等方面的制度执行情况。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出改进建议，并跟踪整改情况。违规处理1.违规行为界定未经批准擅自使用POS机的。私自更改POS机交易数据、操作密码等信息的。因保管不善导致POS机被盗、丢失或损坏的。违反POS机操作流程，造成交易失败、资金损失或其他不良后果的。泄露POS机交易数据等公司机密信息的。2.处理措施对于首次发现违规行为且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即整改。对于多次违规或情节严重的员工，除给予经济处罚外，还可根据公司规定进行降职、降薪、解除劳动合同等处理