徐汇区购买书架管理制度

徐汇区购买书架管理制度一、总则1.目的为规范徐汇区公司书架的购买流程，确保书架的采购能够满足公司实际需求，提高资产使用效率，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于徐汇区公司内各部门因工作需要购买书架的相关事宜。3.基本原则按需购买原则：各部门应根据实际工作需求，合理提出书架购买申请，避免盲目采购。预算控制原则：购买书架的费用应严格控制在公司预算范围内，确保成本合理。质量优先原则：优先选择质量可靠、款式合适、符合环保要求的书架产品。二、购买申请1.申请部门职责各部门根据本部门实际工作需要，如办公区域书籍存放、资料整理等，确定是否需要购买书架。如需购买，由部门负责人填写《书架购买申请表》。2.申请表内容部门名称：明确提出申请的部门。申请日期：填写申请表的具体日期。书架用途：详细说明购买书架用于存放何种书籍、资料等。书架规格及数量：根据实际需求填写所需书架的尺寸、层数、数量等具体规格。预算金额：预估购买书架所需的费用。申请理由：阐述购买书架的必要性和紧迫性。3.审批流程部门负责人签字确认后，将《书架购买申请表》提交至行政部门。行政部门对申请内容进行初步审核，重点审核申请理由是否充分、预算是否合理、规格数量是否准确等。审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据公司实际情况和预算安排进行审批。如申请获批，交至采购部门进行采购；如申请未获批，由行政部门及时反馈给申请部门并说明原因。三、采购流程1.采购部门职责采购部门接到经审批的《书架购买申请表》后，负责具体的采购工作。2.供应商选择采购人员应通过多种渠道收集书架供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。选择至少三家符合要求的供应商进行询价，要求供应商提供详细的产品报价单，包括书架的规格、材质、价格、交货期等信息。根据询价结果，综合考虑产品质量、价格、售后服务等因素，选择最合适的供应商签订采购合同。3.采购合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括书架的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合同签订前，采购人员应将合同草本提交至法务部门进行审核，确保合同条款合法合规。经法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订正式采购合同。4.采购进度跟踪采购人员应定期跟踪采购进度，及时与供应商沟通协调，确保书架按时、按质、按量交付。如遇特殊情况导致交货延迟，应及时向行政部门和申请部门反馈，并协商解决方案。四、验收流程1.验收准备书架到货前，行政部门应通知申请部门安排专人负责验收工作。验收人员应熟悉书架的规格、数量、质量标准等要求，准备好验收所需的工具和文件，如验收清单、采购合同等。2.外观检查书架到货后，验收人员首先对书架的外观进行检查，包括书架的颜色、材质、表面处理、有无划痕、变形等情况。如发现外观存在问题，应及时记录并拍照留存，与供应商协商解决。3.规格数量核对按照采购合同和《书架购买申请表》的要求，对书架的规格、层数、数量等进行逐一核对，确保与合同约定一致。如发现规格数量不符，应及时与供应商联系，要求其限期整改或补货。4.质量验收对书架的质量进行全面检查，包括书架的结构稳定性、连接部件的牢固程度、层板的承重能力等。可通过摇晃、推拉、放置重物等方式进行测试，确保书架质量符合要求。如发现质量问题，应要求供应商负责退换货或维修处理。5.验收报告验收合格后，验收人员应填写《书架验收报告》，详细记录书架的验收情况，包括外观检查、规格数量核对、质量验收等结果。验收人员和申请部门负责人签字确认后，将验收报告提交至行政部门存档。如验收不合格，应在验收报告中注明问题所在，并要求供应商限期整改，整改完成后重新进行验收。五、安装与使用1.安装安排行政部门根据各部门的实际办公场地情况，合理安排书架的安装位置。如需专业安装人员进行安装，应提前与供应商协商确定安装时间和费用，并确保安装过程符合安全规范。2.使用培训书架安装完成后，行政部门可根据需要组织相关部门人员进行书架使用培训，介绍书架的结构特点、使用方法、注意事项等，确保员工能够正确使用书架，延长书架使用寿命。3.日常管理各部门负责本部门所使用书架的日常管理，保持书架的整洁卫生，定期清理书架上的书籍和资料，确保存放有序。员工应爱护书架，不得随意拆卸、损坏书架，如发现书架存在损坏情况，应及时向部门负责人报告，由部门负责人通知行政部门进行维修或更换。行政部门应定期对公司内的书架进行检查，了解书架的使用状况和维护情况，发现问题及时督促相关部门进行处理。六、维护与维修1.维护责任书架的维护责任由使用部门负责。使用部门应定期对书架进行清洁、保养，检查书架的连接部件是否松动、层板是否变形等，及时发现并解决潜在问题。2.维修流程当书架出现损坏需要维修时，使用部门应填写《书架维修申请表》，详细说明书架的损坏情况和维修要求。行政部门接到维修申请后，对维修情况进行核实，并安排维修人员进行维修。如遇复杂问题或需要更换零部件，维修人员应及时与供应商沟通协调，确保维修工作顺利进行。维修完成后，维修人员应填写《书架维修记录》，记录维修情况，包括维修时间、维修内容、更换零部件等信息。使用部门对维修结果进行验收，验收合格后在维修记录上签字确认。3.维修费用书架的维修费用在公司预算范围内的，由公司承担；如因使用不当或人为损坏导致书架需要维修的，维修费用由责任人承担。行政部门应定期统计书架维修费用，分析原因，采取相应措施减少不必要的维修支出。七、报废与处置1.报废条件书架因使用年限过长、严重损坏无法修复、款式过时等原因，已无法满足公司实际使用需求的，可申请报废。2.报废申请使用部门填写《书架报废申请表》，详细说明书架的报废原因、购置时间、使用情况等，并附上相关照片或证明材料。3.审批流程部门负责人签字确认后，将《书架报废申请表》提交至行政部门。行政部门对申请内容进行审核，核实书架是否符合报废条件，并评估其剩余价值。审核通过后，报财务部门进行资产核销。财务部门根据行政部门的审核意见，对书架进行资产核销处理，并记录相关财务信息。4.处置方式经审批同意报废的书架，由行政部门统一安排处置。处置方式可包括变卖、捐赠、报废拆解等，具体处置方式应根据书架的实际情况和公司相关规定确定。在处置过程中，应确保资产的安全和完整，防止国有资产流失。处置完成后，行政部门应将处置情况记录备案。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对书架的购买、验收、使用、维护、报废等环节进行审计监督，检查各项制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.行政部门检查行政部门负责对书架的日常管理情况进行检查，包括书架的使用状况、维护情况、清洁卫生等。对发现的问题及时督促相关部门进行整改，确保书架的正常使用和管理规范。3.违规处理对于违反本制度规定的行为，如未经审批擅自购买书架、虚报预算、浪费资产、人为损坏书架等，公司将视