建设公司维修资金管理制度

建设公司维修资金管理制度一、总则（一）目的为加强公司维修资金的管理，规范维修资金的使用流程，确保维修资金的安全与合理使用，保障公司各项设施设备的正常运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及维修资金的申请、审批、使用、核算及监督等相关活动。（三）基本原则1.专款专用原则维修资金必须专项用于公司设施设备的维修、保养及更新改造等相关支出，不得挪作他用。2.预算控制原则维修资金的使用应纳入年度预算管理，严格按照预算额度进行控制，确保资金使用的合理性和计划性。3.审批规范原则维修资金的使用必须经过严格的审批流程，明确各级审批权限，确保资金使用的合规性。4.效益优先原则在保证设施设备正常运行的前提下，充分考虑维修资金的使用效益，优先选择经济合理的维修方案。二、维修资金的来源与构成（一）来源1.公司按照一定比例从年度经营预算中计提的维修专项资金。2.因设施设备维修、改造等项目获得的专项拨款或补贴。3.其他经公司批准可用于维修的资金来源。（二）构成1.房屋及建筑物维修资金用于公司办公场所、厂房、仓库等各类房屋及建筑物的结构、屋面、墙面、地面、门窗等部位的维修、翻新及防水处理等费用支出。2.设施设备维修资金涵盖公司各类生产设备、办公设备、电气设备、给排水系统、消防系统、电梯等设施设备的日常维修、保养、故障排除及零部件更换等费用。3.公共区域维修资金用于公司公共走廊、楼梯间、停车场、绿化区域等公共部位的维修、维护及环境卫生整治等方面的支出。三、维修资金的预算管理（一）预算编制1.每年年末，各部门应根据本部门设施设备的使用状况、维修历史数据以及下一年度的工作计划，编制本部门的维修资金预算草案，并报送至公司财务部。2.财务部对各部门报送的预算草案进行汇总、审核，并结合公司年度经营预算目标，综合平衡后编制公司年度维修资金预算方案，提交公司管理层审批。3.公司年度维修资金预算方案经管理层审批通过后，由财务部下达至各部门执行。（二）预算调整1.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整维修资金预算，相关部门应填写《维修资金预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，并按照原预算审批流程进行审批。2.经批准的预算调整申请，财务部应及时调整相关预算指标，并通知各部门按照调整后的预算执行。四、维修资金的申请与审批（一）申请流程1.各部门在设施设备出现故障或需要进行维修、保养、更新改造等情况时，由使用部门填写《维修资金申请表》，详细说明维修项目的内容、预计费用、维修时间等信息，并附上相关的维修方案或技术说明。2.《维修资金申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司工程部。3.工程部对维修项目进行现场勘查，核实维修内容和费用预算的合理性，并签署审核意见。如维修项目涉及专业性较强的技术问题，工程部可组织相关技术人员进行论证。4.经工程部审核通过的《维修资金申请表》，按照以下审批权限进行审批：维修金额在[X]元以下的，由工程部经理审批。维修金额在[X]元至[X]元之间的，由分管工程的副总经理审批。维修金额在[X]元以上的，由总经理审批。（二）审批要求1.审批人员应认真审核维修资金申请的必要性、合理性和合规性，对不符合要求的申请应及时退回，并说明理由。2.对于重大维修项目或金额较大的维修资金申请，审批人员可要求申请部门提供更详细的资料或组织相关人员进行专题讨论，确保审批决策的科学性和准确性。五、维修资金的使用（一）维修项目实施1.经审批通过的维修项目，由工程部负责组织实施。工程部应根据维修项目的特点和要求，选择具备相应资质和经验的施工单位进行维修作业，并签订维修合同。2.维修合同应明确维修项目的内容、质量标准、维修期限、维修费用及支付方式等条款，确保双方的权利和义务得到明确界定。3.在维修项目实施过程中，工程部应加强对施工过程的监督和管理，确保施工质量和施工安全，严格按照维修合同约定的进度和质量要求进行施工。如发现施工单位存在违规行为或施工质量不符合要求的情况，工程部应及时要求施工单位进行整改，情节严重的可解除维修合同。（二）费用支付1.维修项目完成后，施工单位应向工程部提交《维修项目竣工验收报告》及相关费用结算资料。2.工程部对维修项目进行验收，验收合格后签署验收意见。如验收不合格，工程部应要求施工单位限期整改，直至验收合格为止。3.经工程部验收合格的维修项目，财务部根据维修合同约定的支付方式和审批后的《维修资金申请表》，办理维修资金的支付手续。支付款项时，应严格审核相关票据的真实性、合法性和完整性，确保资金支付的合规性。六、维修资金的核算与监督（一）核算管理1.财务部应设立专门的维修资金账户，对维修资金进行独立核算，确保维修资金的收支情况清晰、准确。2.财务部应按照财务会计制度的规定，及时记录维修资金的收入、支出及结余情况，并定期编制维修资金财务报表，向公司管理层和相关部门报送。3.维修资金的会计核算应遵循权责发生制原则，如实反映维修资金的使用情况和财务状况。对于已发生但尚未支付的维修费用，应按照合同约定进行预提，确保财务报表的真实性和准确性。（二）监督检查1.公司内部审计部门应定期对维修资金的使用情况进行审计监督，检查维修资金的申请、审批、使用、核算等环节是否符合本制度规定，是否存在违规使用资金的行为。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。对于违规行为，应按照公司相关规定追究责任人员的责任。3.公司财务部应加强对维修资金账户的日常管理，定期核对账目，确保资金安全。同时，应配合审计部门的工作，提供相关财务资料和数据。七、维修档案管理（一）档案内容1.维修资金申请文件，包括《维修资金申请表》及相关审批文件。2.维修项目相关资料，如维修方案、技术说明、维修合同、施工图纸、竣工验收报告等。3.维修资金支付凭证及财务核算资料。4.其他与维修项目有关的资料，如维修过程中的照片、视频等。（二）档案保管1.维修档案由工程部负责收集、整理和保管。工程部应指定专人负责档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.维修档案应按照项目类别和时间顺序进行分类归档，并建立电子档案和纸质档案，便于查询和使用。3.维修档案的保管期限按照公司档案管理相关规定执行，期满后如需销毁