建筑公司项目部零星辅材管理制度

建筑公司项目部零星辅材管理制度一、总则1.目的为加强公司项目部零星辅材管理，规范零星辅材采购、使用、库存等环节的流程，提高资金使用效率，降低项目成本，确保项目顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有项目部的零星辅材管理。零星辅材是指在项目施工过程中用量较少、价值较低的辅助性材料，如钉子、铁丝、砂纸、小五金配件等。3.管理原则归口管理原则：项目部零星辅材管理工作由物资管理部门统一归口管理，负责制定相关管理制度、监督执行情况等。预算控制原则：零星辅材采购应纳入项目成本预算管理，严格控制采购数量和金额，确保不超预算。按需采购原则：根据项目施工进度和实际需求，合理安排零星辅材采购，避免积压和浪费。规范流程原则：明确零星辅材采购、验收、入库、领用、盘点等各环节的操作流程，确保管理工作规范有序。二、职责分工1.物资管理部门负责制定和完善项目部零星辅材管理制度，并监督制度的执行情况。汇总各项目部零星辅材需求计划，结合库存情况进行综合平衡，编制公司零星辅材采购计划。负责建立零星辅材供应商档案，组织供应商的选择、评价和管理工作。参与零星辅材采购合同的评审和签订，跟踪采购合同的执行情况，协调处理采购过程中的问题。定期对项目部零星辅材的库存进行盘点和检查，确保账实相符。对项目部零星辅材管理工作进行指导和考核。2.项目部根据项目施工进度和实际需求，及时编制本项目部的零星辅材需求计划，并报送物资管理部门。负责本项目部零星辅材的现场管理，包括验收、保管、领用等工作，确保材料安全、完整。按照审批后的需求计划进行零星辅材的领用，严格控制领用数量，杜绝浪费现象。每月定期对本项目部的零星辅材库存进行盘点，编制盘点报表，上报物资管理部门。配合物资管理部门做好供应商评价和管理工作，反馈零星辅材的质量、供应及时性等情况。3.财务部门负责审核零星辅材采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金支付合规。对零星辅材采购成本进行核算和分析，提供相关财务数据和报告。参与零星辅材采购合同的评审，审核合同付款条款。三、零星辅材计划管理1.需求计划编制项目部各施工班组根据施工进度和实际需求，每周定期填写零星辅材需求申请表，详细注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交给项目部物资管理员。项目部物资管理员对各班组提交的需求申请表进行汇总和整理，结合项目施工图纸、施工方案等资料，对需求进行初步审核，确保需求的合理性和准确性。项目部物资管理员根据审核后的需求情况，编制本项目部的零星辅材需求计划，明确材料名称、规格型号、数量、预计需求时间等内容，并报送物资管理部门。2.计划审批物资管理部门收到项目部报送的零星辅材需求计划后，组织相关人员进行审核。审核内容包括需求的合理性、是否在预算范围内、库存情况等。对于需求计划金额较小且不超出项目零星辅材预算的，由物资管理部门负责人审批。对于需求计划金额较大或超出项目零星辅材预算的，需报公司分管领导审批。审批通过后方可实施采购。3.计划调整在零星辅材需求计划执行过程中，如因施工进度变化、设计变更等原因需要调整需求计划的，项目部应及时填写零星辅材需求计划调整申请表，说明调整原因、调整内容等，并按照原计划审批流程进行审批。物资管理部门根据审批后的调整申请表，对公司的采购计划、库存等进行相应调整。四、零星辅材采购管理1.供应商选择与管理物资管理部门建立零星辅材供应商档案，对供应商的基本信息、资质情况、供应能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和评估。根据项目需求和供应商评价结果，定期组织供应商招标或询价采购。选择供应商时，应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择质量可靠、价格合理、供应及时的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。定期对供应商进行评价和考核，对于供应质量不合格、交货不及时、售后服务不到位的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。2.采购实施物资管理部门根据审批后的零星辅材采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确材料名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等内容。供应商应按照采购订单要求组织生产和发货，并及时将发货信息通知物资管理部门。物资管理部门应跟踪采购订单的执行情况，确保按时到货。对于紧急采购的零星辅材，物资管理部门应在采购前填写紧急采购申请表，说明紧急采购原因、采购内容等，按照规定的审批流程进行审批。审批通过后，可采用直接采购等方式尽快完成采购。3.采购验收零星辅材到货后，项目部物资管理员应及时组织验收。验收人员应包括物资管理员、施工班组长等相关人员。验收内容包括材料的名称、规格型号、数量、质量、外观等是否与采购合同一致。对于重要的零星辅材，还应按照相关标准进行质量检验。验收合格的零星辅材，由物资管理员填写验收单，验收人员签字确认后办理入库手续。验收不合格的零星辅材，应及时通知供应商办理退换货手续。五、零星辅材库存管理1.入库管理验收合格的零星辅材，由物资管理员按照材料类别、规格型号等进行分类存放，并建立库存台账。库存台账应记录材料的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息。物资管理员应在材料入库后及时更新库存信息，确保库存数据的准确性。2.保管管理项目部应设置专门的零星辅材仓库，保持仓库整洁、通风良好，确保材料存放安全。对不同类型、不同规格的零星辅材应分类存放，并有明显的标识，便于查找和管理。定期对库存的零星辅材进行检查，查看是否有损坏、变质等情况。对于易受潮、易生锈的材料，应采取相应的防潮、防锈措施。3.出库管理施工班组根据施工需要填写零星辅材领用申请表，注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交给项目部物资管理员。物资管理员对领用申请表进行审核，审核通过后按照审批后的数量发放材料，并在库存台账上记录出库日期、领用人员、领用数量等信息。对于贵重或限量领用的零星辅材，应实行限额领料制度，严格控制领用数量。4.盘点管理项目部每月定期对零星辅材库存进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由物资管理员、施工班组长等相关人员共同参与。盘点结束后，物资管理员应编制盘点报表，详细记录盘点结果，包括实际库存数量、账存数量、盘盈或盘亏数量及原因等。对于盘盈或盘亏的情况，应及时查明原因，按照规定的审批流程进行处理。如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。六、零星辅材成本控制1.预算控制零星辅材采购应纳入项目成本预算管理，物资管理部门应根据项目预算编制零星辅材采购预算，并严格控制采购金额不超出预算范围。在采购过程中，如发现采购金额可能超出预算时，物资管理部门应及时与项目部沟通，分析原因，采取相应措施进行调整，如优化采购方案、寻找更合适的供应商等，确保采购成本控制在预算之内。2.成本分析财务部门定期对零星辅材采购成本进行核算和分析，对比实际采购成本与预算成本的差异，分析差异产生的原因。物资管理部门结合成本分析结果，总结采购过程中的经验教训，不断优化采购管理流程，降低采购成本。3.节约奖励鼓励项目部在保证工程质量的前提下，合理节约使用零星辅材。对于通过技术创新、优化施工工艺等方式减少零星辅材消耗的项目部或个人，给予一定的奖励。奖励标准由公司根据实际情况制定，奖励方式可以包括物质奖励、荣誉表彰等。七、监督与考核1.监督检查物资管理部门定期对项目部零星辅材管理工作进行监督检查，检查内容包括需求计划编制、采购管理、库存管理、成本控制等方面。对于监督检查中发现的问题，物资管理部门应及时下达整改通知书，要求项目部限期整改。整改完成后，物资管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.考核评价公司建立项目部零星辅材管理考核评价机制，对各项目部的零星辅材管理工作进行量化考核。考核指标包括需求计