广东省国企采购管理制度

广东省国企采购管理制度一、总则（一）目的为加强广东省国有企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，根据国家有关法律法规和企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广东省国有企业及其所属全资、控股子企业的采购活动，包括物资采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应当公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信廉洁原则：采购活动应当诚实守信，廉洁自律，杜绝商业贿赂等违法违规行为。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构企业应当设立采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构成员应当包括企业领导班子成员、相关部门负责人等。（二）采购管理部门企业应当设立采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理。采购管理部门的主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度和流程；2.编制采购计划和预算；3.组织采购招标、询价、谈判等采购活动；4.审核供应商资质和报价；5.签订采购合同；6.监督采购合同执行情况；7.处理采购投诉和纠纷；8.建立和维护供应商数据库。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动。采购需求部门的主要职责包括：1.编制采购需求计划；2.提供采购技术规格和要求；3.参与采购招标、询价、谈判等采购活动；4.协助采购管理部门签订采购合同；5.验收采购物资和服务。（四）其他部门企业其他部门应当按照职责分工，配合采购管理部门和采购需求部门做好采购相关工作。例如，财务部门负责审核采购预算和付款申请；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性和合规性。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购需求部门应当根据企业生产经营计划、项目建设进度等，提前编制采购需求计划。采购需求计划应当明确采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购管理部门应当对采购需求计划进行审核和汇总，结合企业库存情况和采购资金安排，编制年度采购计划和月度采购计划。年度采购计划应当报采购决策机构审议批准，月度采购计划应当报企业分管领导审批。（二）采购预算编制1.采购管理部门应当根据采购计划，编制采购预算。采购预算应当包括采购物资和服务的价格、运输费、保险费、税费等各项费用。2.采购预算应当报企业财务部门审核，经企业分管领导审批后，纳入企业年度预算管理。（三）采购计划与预算调整1.因企业生产经营计划、项目建设进度等发生变化，需要调整采购计划和预算的，采购需求部门应当及时提出调整申请，经采购管理部门审核后，报采购决策机构审议批准。2.采购计划和预算调整应当遵循合理、必要、节约的原则，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购、工程采购和服务采购。2.询价采购：适用于采购金额较小、技术简单、货源充足的物资采购。3.谈判采购：适用于采购金额较大、技术复杂、独家供应或仅有少数供应商的物资采购、工程采购和服务采购。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购、工程采购和服务采购，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的情况。（二）采购程序1.招标采购程序编制招标文件：采购管理部门应当根据采购需求，编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、技术规格和要求、评标标准和方法、合同条款等内容。发布招标公告：采购管理部门应当通过企业内部网站、政府采购网、中国招标投标公共服务平台等渠道发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。发售招标文件：采购管理部门应当向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标评标：采购管理部门应当按照招标文件规定的时间、地点和程序组织开标评标活动。开标应当公开进行，评标应当遵循公平、公正、科学、择优的原则。定标：采购管理部门应当根据评标结果，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。签订合同：采购管理部门应当与中标人签订采购合同，并按照合同约定支付采购款项。2.询价采购程序选择询价供应商：采购管理部门应当根据采购需求，选择不少于三家的询价供应商，并向其发出询价通知书。供应商报价：询价供应商应当在规定的时间内，向采购管理部门提交报价文件。报价文件应当包括报价表、技术规格和要求、售后服务承诺等内容。确定成交供应商：采购管理部门应当对询价供应商的报价文件进行评审，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购款项。3.谈判采购程序成立谈判小组：采购管理部门应当成立谈判小组，谈判小组由采购管理部门、采购需求部门、财务部门、法务部门等相关人员组成。制定谈判文件：采购管理部门应当根据采购需求，制定谈判文件。谈判文件应当包括谈判邀请书、谈判供应商须知、技术规格和要求、谈判程序和方法、合同条款等内容。邀请谈判供应商：采购管理部门应当向不少于三家的谈判供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判：谈判小组应当按照谈判文件规定的程序和方法，与谈判供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应当记录谈判情况，并要求谈判供应商对谈判内容进行确认。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当根据谈判结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购款项。4.单一来源采购程序提出申请：采购需求部门应当向采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和采购内容。审核批准：采购管理部门应当对单一来源采购申请进行审核，并报采购决策机构审议批准。签订合同：采购管理部门应当与单一来源供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应当建立供应商选择标准和程序，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评估。2.采购管理部门应当通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合条件的供应商中选择供应商，并与其签订采购合同。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应当定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核，并将评价和考核结果反馈给供应商。2.对于评价和考核结果不合格的供应商，采购管理部门应当采取警告、暂停合作、终止合作等措施，并将其列入供应商黑名单。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应当建立供应商数据库，对供应商的基本信息、采购合同执行情况、评价和考核结果等进行动态管理。2.采购管理部门应当定期对供应商数据库进行清理和更新，删除已终止合作的供应商信息，补充新的供应商信息。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应当在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购物资和服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应当采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（章），加盖双方单位公章。（二）合同履行1.采购管理部门应当按照采购合同约定，及时向供应商支付采购款项。采购需求部门应当按照采购合同约定，及时验收采购物资和服务。2.供应商应当按照采购合同约定，按时、按质、按量提供采购物资和服务。如供应商未能按照采购合同约定履行义务，采购管理部门应当按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应当与供应商协商一致，并签订书面协议。2.采购合同变更或解除后，采购管理部门应当及时调整采购计划和预算，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同档案管理1.采购管理部门应当建立采购合同档案管理制度，对采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和归档。2.采购合同档案应当包括采购合同文本、招标文件、投标文件、询价通知书、报价文件、谈判文件、成交通知书、验收报告、付款凭证等相关资料。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应当定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.采购管理部门应当根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：采购管理部门应当密切关注市场动态，及时调整采购计划和预算，合理安排采购时间和数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对措施：采购管理部门应当加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，降低供应商违约风险。3.合同风险应对措施：采购管理部门应当加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、公平合理，降低合同纠纷风险。4.质量风险应对措施：采购管理部门应当加强对采购物资和服务的质量验收，严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保采购物资和服务符合要求，降低质量风险。5.法律风险应对措施：采购管理部门应当加强对采购活动的法律审查，确保采购行为合法合规，避免因法律问题引发的风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应当建立风险监控机制，定期对采购活动的风险状况进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.采购管理部门应当建立风险预警机制，设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。八、监督与检查（一）内部监督1.企业审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况、