幼儿园集团档案管理制度

幼儿园集团档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园集团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育教学、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园集团总部及下属各幼儿园、分园。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园集团在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园集团档案由集团总部档案管理部门集中统一管理，各下属单位应积极配合，确保档案的完整与安全。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园集团的各项工作实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理幼儿园集团在不同阶段、不同领域形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门幼儿园集团设立专门的档案管理部门，负责统筹管理集团档案工作。其主要职责包括：1.制定和完善幼儿园集团档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，做好相关记录。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.对下属单位的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期将整理好的档案移交至集团档案管理部门。其主要职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、积累，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门文件材料进行初步分类、整理，编制简易目录。3.定期将本部门整理好的档案移交至集团档案管理部门，并办理交接手续。4.协助集团档案管理部门做好档案的查阅、借阅等相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的各类文件、通知、指示等。2.幼儿园集团制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。3.各部门的工作文件、会议记录、统计报表、教案、教学计划、学生档案等。4.幼儿园的招生、教学、科研、师资队伍建设、后勤管理等方面的文件材料。5.幼儿园举办的各类活动的方案、总结、照片、视频等资料。6.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。7.教职工的个人档案，包括入职材料、考核材料、培训记录、奖惩情况等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质文件和电子文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损、缺页等情况，应及时进行修复或补充。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、后勤管理类、教师业务类、特殊载体类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.集团档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映幼儿园集团主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映幼儿园集团一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本单位有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）档案上架与排列1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类档案应按照时间顺序排列，不同类档案之间应保持一定的间隔。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放有序。2.检查档案的保管状况，如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复和处理。五、档案的利用（一）查阅权限1.幼儿园集团内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经集团分管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，并经集团档案管理部门负责人审核同意，报集团分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.所在部门负责人签字同意（如需集团分管领导批准的，还需报集团分管领导批准）。3.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等内容。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅权限1.幼儿园集团内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门借阅。2.借阅重要档案或涉及机密的档案，需经集团分管领导批准。3.外部单位借阅档案，一般不予办理。如因特殊情况确需借阅的，需持有单位介绍信，并经集团档案管理部门负责人审核同意，报集团分管领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号等信息。2.所在部门负责人签字同意（如需集团分管领导批准的，还需报集团分管领导批准）。3.档案管理部门根据借阅申请，提供相应的档案，并办理借阅手续。借阅手续应包括借阅时间、借阅期限、借阅人姓名、所在部门、档案名称及编号等内容。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，按照国家有关规定和本制度的要求，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。4.将《档案销毁清册》报集团分管领导审批。（四）销毁实施经集团分管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、特殊载体档案管理（一）声像档案管理1.声像档案包括照片、录音带、录像带等，应按照档案管理的要求进行收集、整理、编目和保管。2.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；录音带、录像带应注明录制内容、时间、地点等信息。3.声像档案应定期进行检查，防止磁带变形、发霉等情况发生。4.声像档案的查阅、借阅等管理与纸质档案相同。（二）电子档案管理1.电子档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的文件材料，包括办公自动化系统产生的电子文件、电子邮件、数据库文件等。2.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集、整理、归档和保管。3.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。4.建立电子档案