幼儿园档案信息管理制度

幼儿园档案信息管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案信息管理，确保档案信息的完整性、准确性、安全性和可利用性，提高幼儿园管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案信息实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责。2.真实准确原则：档案信息应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保其真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案信息的安全保密措施，防止档案信息的泄露、丢失和损坏。4.方便利用原则：建立健全档案信息检索系统，便于教职员工查询和利用档案信息。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门幼儿园设立档案管理室，负责档案信息的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.做好档案信息的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案信息的完整性和规范性。3.妥善保管档案信息，做好档案库房的安全管理工作，防止档案信息的泄露、丢失和损坏。4.定期对档案信息进行鉴定，对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.建立档案信息检索系统，为教职员工提供档案信息查询服务。6.积极开展档案信息的开发利用工作，为幼儿园的决策、教学、科研等工作提供参考依据。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类幼儿园档案信息分为以下几大类：1.行政管理类：包括幼儿园的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、教学评估、学生成绩等。3.师资队伍建设类：包括教师培训计划、教师考核档案、教师专业发展档案等。4.幼儿管理类：包括幼儿基本信息、幼儿健康档案、幼儿学籍档案、幼儿奖惩记录等。5.后勤管理类：包括食堂管理档案、安全管理档案、设施设备档案、物资采购档案等。6.家园合作类：包括家长委员会记录、家长会记录、家园联系手册、家长意见反馈等。7.其他类：包括幼儿园的荣誉证书、宣传资料、对外交流活动记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.行政管理类：编号为“XZGLXXXX”，其中“XZGL”表示行政管理类，“XXXX”为四位数字顺序号。2.教学管理类：编号为“JXGLXXXX”，其中“JXGL”表示教学管理类，“XXXX”为四位数字顺序号。3.师资队伍建设类：编号为“SZDWXXXX”，其中“SZDW”表示师资队伍建设类，“XXXX”为四位数字顺序号。4.幼儿管理类：编号为“YEGLXXXX”，其中“YEGL”表示幼儿管理类，“XXXX”为四位数字顺序号。5.后勤管理类：编号为“HQGLXXXX”，其中“HQGL”表示后勤管理类，“XXXX”为四位数字顺序号。6.家园合作类：编号为“JYHZXXXX”，其中“JYHZ”表示家园合作类，“XXXX”为四位数字顺序号。7.其他类：编号为“QTXXXX”，其中“QT”表示其他类，“XXXX”为四位数字顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.幼儿园各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、记录等。2.教职员工个人在工作中形成的与幼儿园工作相关的材料。3.幼儿园开展各类活动形成的照片、录像、录音等资料。4.上级主管部门下发的与幼儿园工作相关的文件、通知等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案信息的收集工作，确保档案信息的及时、完整收集。2.收集的档案信息应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对收集的档案信息应进行分类整理，按照档案编号顺序进行排列。（三）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的种类、时间顺序进行整理，每一份文件应编制目录，注明文件名称、文号、日期、发文单位等信息。2.教学管理类档案：按照教学计划、教学大纲、教案、教材、教学评估、学生成绩等类别进行整理，每一类档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期等信息。3.师资队伍建设类档案：按照教师培训计划、教师考核档案、教师专业发展档案等类别进行整理，每一类档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期等信息。4.幼儿管理类档案：按照幼儿基本信息、幼儿健康档案、幼儿学籍档案、幼儿奖惩记录等类别进行整理，每一类档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期等信息。5.后勤管理类档案：按照食堂管理档案、安全管理档案、设施设备档案、物资采购档案等类别进行整理，每一类档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期等信息。6.家园合作类档案：按照家长委员会记录、家长会记录、家园联系手册、家长意见反馈等类别进行整理，每一类档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期等信息。7.其他类档案：按照档案的内容和性质进行整理，编制目录，注明档案名称、编号、日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案信息的安全保管。档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案信息的完整性。3.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护。4.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员不得擅自进入档案库房。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，对档案的保存价值进行科学分析和判断。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的保存价值进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，判断其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成时间、来源、内容、用途等因素，综合分析其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对已失去保存价值的档案编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.销毁清册经幼儿园领导审批后，由档案管理人员负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档。七、档案的利用（一）利用范围1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案信息。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案信息。3.家长因了解幼儿在园情况查阅相关档案信息。（二）利用手续1.幼儿园内部人员查阅档案信息，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.上级主管部门、相关单位查阅档案信息，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经幼儿园领导签字同意后，到档案管理室查阅。3.家长查阅幼儿相关档案信息，应填写《家长档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经班主任签字同意后，到档案管理室查阅。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案信息，并做好查阅记录。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案信息，如需复制档案信息，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理复制手续。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案信息归还档案管理室，档案管理人员应认真核对档案信息，确保档案信息的完整和安全。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理人员应定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，上报幼儿园领导和上级主管部门。（二）移交工作1.幼儿园工作人员因工作调动、离职等原因，应将个人在工作中形成的与幼儿园工作相关的档案材料及时