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文档简介

工地临建办公设备管理制度一、总则(一)目的为加强工地临建办公设备的管理,确保设备的正常使用,提高工作效率,降低成本,特制定本管理制度。(二)适用范围本制度适用于公司在各工地临建办公区域内配备的所有办公设备,包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、电话、空调、办公桌椅等。(三)管理原则1.统一管理原则:工地临建办公设备由公司统一采购、调配和管理。2.合理使用原则:使用人员应按照设备的性能和操作规程合理使用设备,确保设备的正常运行。3.定期维护原则:定期对设备进行维护保养,及时排除故障,延长设备使用寿命。4.节约使用原则:提倡节约使用办公设备,降低能耗,减少浪费。二、设备采购与配置(一)需求申请1.各工地根据实际工作需要,填写《工地临建办公设备需求申请表》,详细注明设备名称、规格型号、数量、用途等信息,并提交至公司行政部门。2.行政部门对各工地的设备需求进行汇总和审核,结合公司实际情况,提出设备采购建议,报公司领导审批。(二)采购流程1.经公司领导审批同意后,行政部门负责按照公司采购管理制度进行设备采购。2.采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商,确保所采购设备的质量和性能符合要求。3.采购合同应明确设备的规格型号、数量、价格、交货时间、售后服务等条款,确保双方权益。(三)设备配置1.设备采购到货后,行政部门负责组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、随机附件等,确保设备符合合同要求。2.验收合格后,行政部门根据各工地的实际需求,进行设备的调配和发放,并填写《工地临建办公设备发放登记表》。3.各工地应指定专人负责接收和保管设备,并在登记表上签字确认。三、设备使用与操作(一)使用人员职责1.设备使用人员应熟悉设备的性能和操作规程,严格按照操作规程进行操作。2.负责设备的日常清洁、保养和维护,及时发现并报告设备故障。3.妥善保管设备及相关资料,不得擅自转借、挪用或丢失。4.如因使用不当造成设备损坏,应承担相应的赔偿责任。(二)操作规范1.电脑操作规范开机前应检查电源连接是否正常,确保设备处于安全状态。按照正确的顺序开机,等待系统启动完成后再进行操作。定期对电脑进行杀毒和系统更新,防止病毒感染和系统漏洞。工作结束后,应按照正确的顺序关机,并关闭电源。2.打印机、复印机操作规范使用前应检查纸张、墨盒、硒鼓等耗材是否充足,确保设备正常运行。按照操作面板提示进行打印、复印操作,避免误操作。定期清理打印机、复印机的纸屑和灰尘,保持设备清洁。3.传真机操作规范使用前应检查传真纸是否安装正确,电话线连接是否正常。按照操作面板提示进行传真发送和接收操作,注意传真号码的准确性。定期清理传真机的纸屑和灰尘,保持设备清洁。4.电话操作规范接听电话应及时、礼貌,使用文明用语。拨打电话应确认对方号码无误后再进行拨打,避免误拨。不得利用办公电话拨打私人电话或进行与工作无关的通话。四、设备维护与保养(一)日常维护1.设备使用人员应每天对设备进行清洁和检查,确保设备外观整洁,运行正常。2.定期对设备进行保养,如更换墨盒、硒鼓、纸张等耗材,清理设备内部灰尘等。3.如发现设备出现故障,应及时报告行政部门,并填写《工地临建办公设备故障报告表》。(二)定期维护1.行政部门应制定设备定期维护计划,按照计划对设备进行全面维护和保养。2.定期维护内容包括设备的硬件检查、软件升级、系统优化、安全防护等。3.对于重要设备或关键设备,可邀请专业技术人员进行定期维护和保养。(三)故障维修1.设备出现故障后,行政部门应及时安排维修人员进行维修。2.维修人员应根据故障现象进行诊断和排除,如无法当场修复,应及时更换备用设备或采取临时应急措施,确保工作不受影响。3.维修完成后,维修人员应填写《工地临建办公设备维修记录单》,详细记录故障原因、维修过程和维修结果。五、设备盘点与清查(一)盘点周期1.公司每年定期对工地临建办公设备进行一次全面盘点,确保设备数量准确、状态良好。2.如遇人员调动、部门调整等情况,应及时进行设备盘点和清查,确保设备交接清楚。(二)盘点内容1.设备的数量、规格型号、配置情况等。2.设备的使用状况、维护保养情况、故障维修情况等。3.设备的存放地点、保管责任人等。(三)盘点方法1.采用实地盘点的方法,对设备进行逐一清点和核对。2.填写《工地临建办公设备盘点表》,详细记录设备的盘点情况。3.对盘点中发现的问题,应及时查明原因,并采取相应的措施进行处理。六、设备报废与处置(一)报废条件1.设备已超过使用年限,且无法正常使用或维修成本过高。2.设备因技术进步或其他原因被淘汰,已无使用价值。3.设备因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏,无法修复。(二)报废申请1.设备使用部门或保管责任人发现设备符合报废条件后,应填写《工地临建办公设备报废申请表》,详细说明设备报废原因、设备名称、规格型号、购置时间、使用情况等信息,并提交至行政部门。2.行政部门对报废申请进行审核,核实设备情况后,报公司领导审批。(三)报废处置1.经公司领导审批同意后,行政部门负责组织对报废设备进行处置。2.报废设备可采取变卖、捐赠、报废拆解等方式进行处置,处置过程中应做好记录,确保资产处置合法合规。3.变卖报废设备的收入应及时上缴公司财务部门,纳入公司统一核算。七、设备安全与保密(一)安全管理1.设备使用人员应注意设备的安全使用,避免因操作不当造成人身伤害或设备损坏。2.对于贵重设备或关键设备,应采取必要的安全防护措施,如安装防盗报警装置、设置密码锁等。3.定期对设备进行安全检查,确保设备的安全性能符合要求。(二)保密管理1.涉及公司机密信息的设备,应严格按照公司保密制度进行管理。2.设备使用人员应妥善保管设备及相关资料,不得擅自泄露公司机密信息。3.如设备出现故障需要维修,应选择具有资质和信誉的维修单位,并签订保密协议,确保维修过程中公司机密信息不被泄露。八、监督与考核(一)监督检查1.公司行政部门负责对工地临建办公设备的管理情况进行定期监督检查,确保各项管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括设备的采购、配置、使用、维护、盘点、报废等环节。3.对监督检查中发现的问题,应及时下达整改通知书,要求相关部门或人员限期整改。(二)考核评价1.公司将工地临建办公设备管理情况纳入部门和个人的绩效考核体系,作为考核评价的重要依据。2.考核评价内容包括设备管理的规范性、设备使用的合理性、设备维护的及时性、

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