崇明区质量书架管理制度

崇明区质量书架管理制度一、总则（一）目的为了加强公司内部知识管理，规范质量书架的使用与管理，提高员工获取和共享知识的效率，促进公司整体质量水平的提升，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于崇明区公司全体员工。（三）管理原则1.共享原则：鼓励员工将自己的专业知识、经验、资料等贡献到质量书架，实现知识的共享与交流。2.分类管理原则：对质量书架上的资料进行科学分类，便于员工快速查找和使用。3.定期更新原则：确保质量书架上的资料及时更新，保持其时效性和准确性。4.安全保密原则：对于涉及公司机密的资料，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、质量书架的设立（一）设立地点在公司内部设立专门的质量书架区域，确保环境适宜，便于员工查阅。（二）书架类型1.纸质书架：用于存放各类纸质书籍、手册、文件等资料。2.电子书架：通过公司内部网络平台，存储电子文档、电子书籍、视频资料等。三、资料收集与整理（一）收集渠道1.员工自主贡献：鼓励员工将自己拥有的与质量相关的资料主动提交到质量书架。2.部门推荐：各部门定期筛选本部门优秀的质量资料，推荐至质量书架。3.外部采购：根据公司业务需求，采购相关的质量书籍、期刊、培训资料等。（二）整理要求1.分类标准质量管理体系标准类：如ISO9001、ISO14001等相关标准文件。质量工具与方法类：包括六西格玛、PDCA、鱼骨图等工具的应用资料。行业质量动态类：收集行业内最新的质量资讯、研究报告等。公司内部质量文件类：如质量手册、程序文件、作业指导书等。质量案例分析类：整理公司内部及外部的质量成功与失败案例。2.编号规则为每一类资料赋予唯一的编号，编号应简洁明了，便于记忆和查询。例如：质量管理体系标准类编号为“ZL001”，质量工具与方法类编号为“ZL002”等。3.标识制作在书架上对应类别位置张贴标识牌，注明该类资料的编号、名称、简要说明等信息。对于电子书架，在网络平台上设置清晰的分类导航，方便员工查找。四、资料借阅与归还（一）借阅流程1.员工申请：员工如需借阅质量书架上的资料，应填写《质量书架资料借阅申请表》，注明借阅资料的编号、名称、借阅期限等信息。2.部门审批：申请表提交至所在部门负责人处，部门负责人根据工作需要进行审批，如同意借阅，签字确认。3.借阅登记：申请人持审批通过的申请表到质量书架管理处进行借阅登记，领取资料。4.借阅期限：一般资料借阅期限为[X]天，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向质量书架管理处提出申请，经批准后方可延长。（二）归还流程1.按时归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还所借资料，不得逾期。2.归还检查：质量书架管理处对归还的资料进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，借阅人应照价赔偿。3.归还登记：资料检查无误后，质量书架管理处进行归还登记，将资料放回原位。五、资料使用规范（一）阅读要求1.在公司内部指定的区域阅读质量书架上的资料，保持安静，不得影响他人。2.阅读时应爱护资料，不得在资料上随意涂写、标记、折叠等。（二）复印与扫描1.如需复印或扫描质量书架上的资料，应向质量书架管理处提出申请，经批准后方可进行。2.复印或扫描的资料应仅用于工作需要，不得用于其他目的。（三）数据备份对于电子书架上的重要资料，质量书架管理处应定期进行数据备份，防止数据丢失。六、质量书架的维护与更新（一）日常维护1.质量书架管理处定期对书架进行清洁、整理，确保资料摆放整齐，便于查找。2.检查纸质资料的保存状况，如发现有破损、受潮等情况，及时进行修复或更换。（二）资料更新1.各部门应关注行业质量动态和公司业务发展需求，及时向质量书架管理处推荐新的质量资料。2.质量书架管理处定期对书架上的资料进行评估，对于过时、无用的资料及时清理，确保资料的时效性和实用性。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立质量书架管理监督小组，定期对质量书架的使用与管理情况进行检查。2.监督小组可通过查阅借阅记录、现场查看资料摆放等方式，对质量书架管理工作进行监督。（二）考核办法1.将质量书架的使用与管理情况纳入员工绩效考核体系。2.对于积极贡献资料、遵守借阅规定、合理使用资料的员工，给予适当的加分奖励。3.对于违反本制度，如逾期不还资料、损坏丢失资料等行为的员工，视情节轻重给予相应的扣分处罚。八、