山西省机关印章管理制度

山西省机关印章管理制度一、总则（一）目的为加强山西省机关印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护机关正常工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西省各级各类机关单位的所有印章，包括但不限于单位公章、内设机构印章、专项业务印章等。（三）基本原则1.严格规范原则印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等各个环节都必须严格按照规定的程序和要求进行操作，确保印章管理工作规范有序。2.安全保密原则强化印章安全保密意识，采取必要的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，确保印章信息安全。3.责任明确原则明确印章管理各环节的责任主体，做到责任到人，对印章管理过程中的违规行为进行严肃追究。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.机关单位因工作需要刻制印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、材质、用途等信息，并经本单位主要领导批准。2.申请表经批准后，由专人持单位介绍信到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。严禁私自刻制机关印章。3.印章刻制完成后，刻制单位应出具印章刻制证明，并提供印章印模。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，应在本单位内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用日期、使用范围等。2.公示无异议后，由印章管理部门填写《印章启用申请表》，经本单位主要领导签字确认后，方可正式启用。3.印章启用时，应在印章启用登记表上详细记录印章启用时间、启用文号、使用范围等信息，并由印章管理人员和相关领导签字确认。三、印章的保管（一）保管部门1.单位公章一般由办公室负责保管；内设机构印章由各内设机构指定专人负责保管；专项业务印章由相关业务部门指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管纪律。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交他人保管或带出办公区域。因特殊情况需要带出的，必须经本单位主要领导批准，并办理相关手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接双方应在登记表上签字确认，并由监交人进行监督。交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员。3.新保管人员应及时更换印章保管密码、钥匙等，并对印章保管情况进行全面检查。四、印章的使用（一）使用范围1.单位公章主要用于以单位名义对外发布的公文、函件、证明、合同等；内设机构印章主要用于本机构职责范围内的业务文件、报表、通知等；专项业务印章主要用于特定专项业务的相关文件、凭证等。2.严禁超范围使用印章，严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。（二）使用审批1.印章使用前，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印内容、用印份数、用印时间等信息，并按照规定的审批程序进行审批。2.一般事项用印，由部门负责人审核后，报分管领导批准；重要事项用印，由部门负责人审核后，经分管领导审核，报主要领导批准。3.涉及多个部门的事项用印，应经相关部门会签后，按照审批程序进行审批。（三）用印登记1.印章管理人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行用印操作，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印内容、用印份数、审批人等信息。2.用印登记应做到及时、准确、完整，不得漏登、错登。登记完毕后，用印人员和印章管理人员应签字确认。（四）用印方式1.原则上应使用红色印泥加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。2.特殊情况下，如使用电子印章等，应按照相关规定和技术要求进行操作，并确保电子印章的真实性、合法性和有效性。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.机关单位因机构撤销、合并、更名等原因，原印章不再使用的，应及时办理印章停用手续。2.印章因磨损、损坏等原因无法正常使用的，应及时申请更换新印章，并办理原印章停用手续。（二）停用程序1.印章保管部门填写《印章停用申请表》，经本单位主要领导批准后，方可办理印章停用手续。2.印章停用后，应及时将印章收回，并在印章停用登记表上详细记录停用时间、停用原因等信息。（三）销毁程序1.对于停用的印章，应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，经本单位主要领导批准后，方可组织销毁。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《印章销毁登记表》上详细记录销毁时间、销毁方式、监督人等信息。3.印章销毁完成后，销毁人员和监督人员应签字确认，并将销毁登记表存档备查。六、监督与检查（一）监督部门本单位纪检监察部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定程序和要求。2.印章使用审批手续是否齐全，用印登记是否准确、完整。3.印章保管人员是否严格遵守印章保管纪律，印章存放是否安全可靠。（三）检查方式1.定期检查。纪检监察部门定期对印章管理制度的执行情况进行检查，一般每[X]年不少于一次。2.不定期抽查。纪检监察部门不定期对印章管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，纪检监察部门应及时下达整改通知书，责令相关部门和人员限期整改。2.对违反印章管理制度的单位和个人，视情节轻