分公司招投标章管理制度

分公司招投标章管理制度一、总则（一）目的为加强分公司招投标章的管理，规范招投标活动，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于分公司各部门及所属分支机构在参与招投标活动中对招投标章的使用与管理。（三）基本原则1.合法性原则：招投标章的使用必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.合规性原则：严格按照公司规定的流程和权限使用招投标章，确保招投标活动合法合规。3.安全性原则：采取有效措施确保招投标章的安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。4.责任性原则：明确印章使用各环节的责任，对违规使用印章造成的后果追究相关人员责任。二、招投标章的刻制与启用（一）刻制1.分公司如需刻制招投标章，应向总公司提出书面申请，详细说明刻制原因、用途、样式等内容。2.总公司审核通过后，指定具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.刻制完成的招投标章应及时交付分公司，并进行登记备案。（二）启用1.分公司在收到刻制好的招投标章后，应填写《招投标章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息。2.经分公司负责人签字确认后，报总公司备案。3.总公司备案通过后，招投标章正式启用。启用时应在印章使用登记表上记录首次使用情况。三、招投标章的保管（一）保管人员1.分公司应指定专人负责招投标章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.保管人员名单应报总公司备案。（二）保管要求1.招投标章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.保管人员不得擅自将招投标章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带印章外出。3.如因工作需要暂时离开岗位，应将招投标章妥善保管或交接给指定的临时保管人员，并做好交接记录。四、招投标章的使用（一）使用范围1.本公司参与各类招投标项目的投标文件、资格预审文件、中标通知书等相关文件的盖章。2.经分公司负责人批准的其他与招投标活动相关的文件盖章。（二）使用流程1.用章申请人填写《招投标章使用申请表》，详细注明用章事项、文件名称、份数、盖章位置等信息。2.将填写好的申请表提交给部门负责人审核，部门负责人应根据项目实际情况进行审核，确保用章事项真实、合法、合规，并在申请表上签署审核意见。3.审核通过后，申请表提交给分公司负责人审批。分公司负责人应对用章事项进行全面审查，重点关注项目的重要性、风险程度等因素，审批通过后在申请表上签署意见。4.保管人员根据批准的申请表在用章文件上盖章，并在《招投标章使用登记表》上记录用章时间、文件名称、用章人等详细信息。（三）特殊情况处理1.如遇紧急招投标项目，无法按照正常流程提前申请用章时，用章申请人应通过电话等方式向分公司负责人说明情况，经同意后可先行盖章，但事后应及时补办申请手续。2.对于涉及重大金额或重要项目的招投标文件盖章，分公司负责人可根据实际情况要求相关部门提供详细的项目分析报告或风险评估报告，作为审批用章的参考依据。五、招投标章的停用与销毁（一）停用1.当分公司不再参与招投标活动或因其他原因需要停用招投标章时，由分公司提出书面申请，说明停用原因及时间。2.总公司审核批准后，通知分公司停止使用招投标章。（二）销毁1.停用的招投标章应由分公司妥善保管，不得随意丢弃或自行销毁。2.根据总公司的安排，分公司将停用的招投标章交回总公司，由总公司统一组织销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁人员签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.分公司应定期对招投标章的使用情况进行自查，检查内容包括用章流程是否规范、申请表填写是否完整、文件盖章是否准确等。2.总公司将不定期对分公司招投标章的管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用招投标章的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用招投标章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则（一）解释权本制度由总公司负责解释。