公司计算机台账管理制度

公司计算机台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司计算机设备的管理，规范计算机台账的建立、维护和使用，确保公司计算机资产的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有计算机设备，包括台式计算机、笔记本电脑、服务器等。（三）职责分工1.人事行政部门负责制定和完善计算机台账管理制度，并监督执行。统一建立和管理公司计算机设备台账，记录设备的基本信息、配置情况、使用部门及人员等。定期组织计算机设备的清查盘点工作，确保账实相符。负责计算机设备的采购、调配、报废等相关手续的办理。2.使用部门负责本部门计算机设备的日常管理和维护，指定专人负责设备的保管和使用。配合人事行政部门做好计算机设备的清查盘点工作，及时反馈设备使用情况和问题。按照公司规定合理使用计算机设备，不得擅自更改设备配置或挪作他用。3.信息管理部门负责为计算机设备提供技术支持和保障，确保设备正常运行。协助人事行政部门进行计算机设备的技术评估和选型，提供技术建议。负责计算机设备的网络安全管理，制定并实施安全策略，防止信息泄露和网络攻击。二、计算机台账的建立（一）台账内容计算机台账应详细记录每台计算机设备的以下信息：1.设备编号：由人事行政部门统一编制，作为设备的唯一标识。2.设备名称：按照设备的品牌、型号等进行命名。3.规格配置：包括处理器、内存、硬盘容量、显卡等硬件配置信息。4.购置日期：记录设备的购买时间。5.启用日期：设备开始正式投入使用的日期。6.使用部门：明确设备所属的部门。7.使用人员：记录使用该设备的具体人员姓名。8.资产状态：如在用、闲置、维修、报废等。9.设备位置：记录设备存放的具体地点。10.IP地址：设备在公司网络中的IP地址。11.MAC地址：设备的网卡物理地址。12.软件安装情况：记录安装的操作系统、办公软件、专业软件等信息。13.保修信息：包括设备的保修期限、售后服务提供商等。（二）台账建立流程1.新购计算机设备到货后，采购人员应及时将设备相关信息提交给人事行政部门。2.人事行政部门负责对设备信息进行审核确认，并按照台账内容要求进行详细记录，建立计算机台账。3.对于调入、调出的计算机设备，相关部门应及时通知人事行政部门，人事行政部门根据实际情况更新台账信息。4.计算机设备的配置发生变更时，使用部门应及时告知人事行政部门，人事行政部门负责在台账中更新配置信息。三、计算机设备的采购与配置（一）采购申请各部门因工作需要新增计算机设备时，应提前填写《计算机设备采购申请表》，详细说明设备的用途、规格配置、数量等需求信息，并提交部门负责人审批。（二）审批流程1.部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后提交至人事行政部门。2.人事行政部门根据公司实际情况和预算安排，对采购申请进行审核。如申请合理，报公司主管领导审批；如申请不合理，反馈至申请部门并说明原因。3.公司主管领导审批通过后，人事行政部门负责组织实施采购工作。（三）配置标准1.计算机设备的配置应根据工作实际需求进行合理配置，既要满足当前工作需要，又要考虑未来发展的可能性。2.一般办公用计算机配置标准如下：处理器：英特尔酷睿i5及以上。内存：8GB及以上。硬盘容量：256GB及以上固态硬盘+1TB及以上机械硬盘。显卡：集成显卡或入门级独立显卡。操作系统：Windows10专业版。3.对于特殊工作需求的部门，如设计、研发等，可根据实际工作要求适当提高计算机设备的配置标准。四、计算机设备的使用与维护（一）使用规范1.计算机设备的使用人员应严格遵守公司的各项规章制度，正确使用设备，不得擅自更改设备的软件设置和硬件配置。2.保持计算机设备的清洁卫生，定期对设备进行擦拭，防止灰尘积累影响设备性能。3.计算机设备应放置在平稳、干燥、通风良好的地方，避免阳光直射和潮湿环境。4.使用人员离开计算机设备时，应及时关闭设备电源，长时间不使用时应拔掉电源插头。5.严禁在计算机设备上安装、运行未经公司许可的软件，不得利用公司计算机设备从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、下载非法文件等。6.妥善保管计算机设备的相关资料和数据，定期进行备份，防止数据丢失。（二）维护责任1.使用部门负责本部门计算机设备的日常维护工作，包括设备的清洁、简单故障排除等。2.信息管理部门负责为计算机设备提供专业的技术支持和维护服务，定期对设备进行巡检，及时发现和解决设备存在的问题。3.对于出现故障的计算机设备，使用部门应及时填写《计算机设备维修申请表》，提交给信息管理部门。信息管理部门根据故障情况进行维修处理，如遇重大故障或无法解决的问题，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行维修。（三）维修记录信息管理部门应对每次计算机设备的维修情况进行详细记录，包括故障现象、维修时间、维修内容、维修人员等信息，并将维修记录及时更新到计算机台账中。五、计算机设备的调配与转移（一）调配原则1.根据公司业务发展和人员变动情况，合理调配计算机设备，提高设备的使用效率。2.调配计算机设备应遵循先内部调配，后外部采购的原则，尽量减少资源浪费。（二）调配流程1.因工作需要，部门之间需调配计算机设备时，由需求部门填写《计算机设备调配申请表》，说明调配原因、设备编号、调配时间等信息，并提交至人事行政部门。2.人事行政部门对调配申请进行审核，如申请合理，协调相关部门办理设备调配手续，并更新计算机台账信息；如申请不合理，反馈至申请部门并说明原因。3.设备调出部门负责将设备及相关配件、资料等整理齐全，交至调入部门。调入部门对设备进行验收，确认设备完好后在《计算机设备调配申请表》上签字确认。（三）转移手续员工离职或岗位调动时，所在部门应及时通知人事行政部门，人事行政部门负责办理计算机设备的转移手续。1.离职员工应将所使用的计算机设备及相关配件、资料等交回所在部门，由部门负责人进行核对验收。2.部门负责人核对无误后，将设备交至人事行政部门。人事行政部门对设备进行检查，如设备存在损坏或丢失情况，按照公司相关规定进行处理。3.人事行政部门根据员工的新岗位信息，将计算机设备调配至新的使用部门，并更新计算机台账信息。六、计算机设备的报废与处置（一）报废条件计算机设备符合下列条件之一的，可申请报废：1.已超过使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要。2.因技术进步或业务发展，现有设备已被淘汰，不再适用。3.设备因严重损坏，无法修复或维修成本过高，已无维修价值。4.其他符合报废条件的情况。（二）报废申请使用部门发现计算机设备符合报废条件时，应填写《计算机设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、设备编号、购置日期、使用情况等信息，并提交部门负责人审核。（三）审批流程1.部门负责人对报废申请进行审核，签署意见后提交至人事行政部门。2.人事行政部门组织信息管理部门等相关人员对申请报废的计算机设备进行技术鉴定，确认是否符合报废条件。如鉴定通过，报公司主管领导审批；如鉴定不通过，反馈至申请部门并说明原因。3.公司主管领导审批通过后，人事行政部门负责办理计算机设备的报废手续。（四）处置方式1.对于已报废的计算机设备，人事行政部门应按照公司资产管理规定进行妥善处置。一般情况下，可采用以下方式：对于尚有一定价值的零部件，可进行拆卸回收，用于其他设备的维修和更换。对于整体已无使用价值的设备，可联系专业的废旧物资回收公司进行回收处理，确保设备得到合理利用，避免资源浪费和环境污染。2.在处置计算机设备过程中，人事行政部门应做好相关记录，包括设备报废时间、处置方式、回收单位等信息，并及时更新计算机台账。七、计算机设备的清查盘点（一）清查盘点周期人事行政部门应定期组织计算机设备的清查盘点工作，原则上每年至少进行一次全面清查盘点，每季度进行一次局部清查盘点。（二）清查盘点内容1.核对计算机设备台账与实际设备是否相符，包括设备数量、型号、配置等信息。2.检查设备的使用状态，如在用、闲置、维修、报废等情况是否与台账记录一致。3.查看设备的存放位置是否正确，是否存在丢失、损坏等情况。4.检查设备的软件安装情况是否与台账记录相符，是否存在未经许可安装的软件。（三）清查盘点流程1.人事行政部门制定清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员分工等事项，并提前通知各使用部门做好准备工作。2.各使用部门按照清查盘点计划，组织本部门人员对计算机设备进行自查，填写《计算机设备清查盘点表》，详细记录设备的实际情况，并提交至人事行政部门。3.人事行政部门会同信息管理部门等相关人员组成清查盘点小组，对各部门上报的清查盘点情况进行实地核实和抽查。4.清查盘点结束后，清查盘点小组对清查盘点结果进行汇总分析，形成清查盘点