公司合同内部管理制度

公司合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规及相关政策规定。2.审慎诚信原则：签订合同前应进行充分的调查、评估，确保合同条款合法、合理、公平，履行合同时应诚实守信，全面履行合同义务。3.风险防范原则：注重对合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险。4.归口管理原则：合同管理实行归口管理与分级负责相结合的制度，明确各部门职责，确保合同管理工作的有序进行。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门设置公司设立合同管理委员会作为合同管理的决策机构，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同事项，决策合同管理中的重大问题。公司法律事务部门为合同管理的归口部门，负责合同文本的审核、归档、统计分析等工作，并对合同签订、履行过程中的法律问题提供专业意见。各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人负责合同管理相关事宜。（二）合同管理部门职责1.合同管理委员会职责审议公司合同管理制度、流程及重大合同事项。对重大合同的签订、变更、解除等进行决策。协调解决合同管理中的重大争议和问题。2.法律事务部门职责制定和完善合同管理制度及文本范本。对合同文本进行合法性、合规性审核，提出法律意见。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律支持。负责合同的归档管理，建立合同台账，定期进行合同统计分析。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。3.业务部门职责负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订工作。按照合同约定履行合同义务，及时处理合同履行过程中的问题。配合法律事务部门做好合同审核、备案等工作。负责本部门合同资料的整理、保管，并及时提交法律事务部门归档。三、合同签订流程（一）合同立项业务部门根据工作需要发起合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、合同主要条款等内容，并提交相关背景资料。合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）合同起草业务部门根据合同立项申请确定的内容，组织起草合同文本。合同文本应符合法律法规及公司要求，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，应会同法律事务部门共同起草。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交本部门负责人初审，重点审核合同内容是否符合业务实际需求、条款是否明确具体、双方权利义务是否对等。初审通过后，将合同文本及相关资料一并提交法律事务部门审核。2.法律事务部门接到合同文本后，对合同的合法性、合规性、完整性进行全面审核。审核内容包括合同主体资格、合同条款的法律风险、合同签订程序是否符合规定等。法律事务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具《合同审核意见书》，明确提出审核意见和建议。3.合同审核通过后，业务部门将合同文本提交分管领导审批。分管领导根据业务情况和法律意见进行审批，对于重大合同或涉及金额较大的合同，需报总经理审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，业务部门与对方当事人就合同条款进行最终协商，达成一致意见后签订合同。合同签订应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。2.签订合同前，业务部门应确认对方当事人的主体资格、授权代表的身份及权限，并留存相关证明文件复印件。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法律事务部门备案，并将合同原件交专人保管。四、合同履行管理（一）履行计划制定业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报分管领导审批后实施。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划组织开展合同履行工作，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.法律事务部门负责对合同履行情况进行监督，定期检查合同履行进度和质量，对发现的问题及时提出法律建议，并督促业务部门采取措施予以解决。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等重大事项，业务部门应及时与对方当事人协商，并按照合同约定和公司规定的程序办理相关手续。法律事务部门应参与合同变更、解除等事项的协商和法律审核工作。（三）付款管理1.业务部门应根据合同约定和实际履行情况，提出付款申请，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款理由、收款单位等信息，并提交相关证明材料。付款申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.财务部门负责对付款申请进行审核，重点审核付款金额是否与合同约定一致、付款手续是否齐全等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。3.对于涉及预付款、定金等款项的支付，业务部门应严格按照合同约定执行，确保资金安全。五、合同变更与解除管理（一）变更与解除的条件1.经双方协商一致，可以变更或解除合同。2.因不可抗力致使合同无法履行的，可以变更或解除合同。3.一方当事人严重违约，致使合同目的无法实现的，另一方当事人有权解除合同。4.法律法规规定的其他可以变更或解除合同的情形。（二）变更与解除的程序1.合同变更或解除的提议方应以书面形式通知对方当事人，并说明变更或解除的理由、内容及时间要求。2.双方当事人就合同变更或解除事宜进行协商，达成一致意见后签订书面协议。3.合同变更或解除协议签订后，业务部门应及时将协议副本送法律事务部门备案，并按照合同签订程序办理相关审批手续。4.对于涉及重大合同变更或解除的事项，合同管理委员会应进行审议，并做出决策。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警业务部门在合同履行过程中发现可能引发合同纠纷的迹象时，应及时向法律事务部门报告，并提供相关情况说明。法律事务部门应进行分析评估，提出应对措施和建议。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集、整理相关证据材料，并会同法律事务部门制定纠纷解决方案。2.对于能够协商解决的合同纠纷，双方当事人应通过友好协商达成和解协议。协商过程中，应遵循合法、合理、公平的原则，妥善解决纠纷。3.对于无法协商解决的合同纠纷，公司应及时启动法律程序，委托律师事务所代理诉讼、仲裁等法律事务。在法律程序进行过程中，业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持。4.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将纠纷处理结果报法律事务部门备案，并对纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，防止类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关资料（包括合同立项申请表、合同审核意见书、审批文件、补充协议、往来函件、履行记录、纠纷处理资料等）整理齐全后移交法律事务部门归档。（二）档案整理与保管1.法律事务部门对接收的合同档案进行分类整理、编号登记，建立合同档案目录。2.合同档案应妥善保管，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，存放于专门的档案柜中；电子档案应进行备份，并存储于安全的存储设备中。3.合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人审核后，报法律事务部门负责人审批。2.法律事务部门应指定专人负责合同档案的查阅工作，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容。3.因工作需要借阅合同档案的，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人审核后，报法律事务部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。4.借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅期满后，应及时归还合同档案。八、合同统计与考核（一）合同统计法律事务部门应定期对公司合同签订、履行、变更、解除等情况进行统计分析，编制《合同统计报表》，并报送公司领导及相关部门。合同统计内容应包括合同数量、合同金额、合同类别、履行情况、纠纷处理情况等。（二）合同考核1.公司建立合同管理考核制度，将合同管理工作纳入各部门绩效考核体系。考核内容包括合同签订的合规性、履行的及时性和准确性、纠纷处理情况等。2.法律事务部门负责对各部门合同管理工作进行