公司印章及资质管理制度

公司印章及资质管理制度一、总则1.目的为加强公司印章及资质的管理，规范印章及资质的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司。3.基本原则印章及资质管理遵循“严格审批、规范使用、妥善保管、风险可控”的原则。二、印章管理1.印章种类公司印章包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。2.印章刻制（1）新设立公司或因业务需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，由行政部门统一办理刻制手续。（2）印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并将印章移交至专人保管。3.印章保管（1）公司设立专门的印章保管岗位，配备责任心强、工作认真的人员负责印章保管工作。（2）公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应实行双人保管制度，一人为印章保管人，另一人为印章监印人，确保印章使用安全。（3）部门章由各部门指定专人保管，并报行政部门备案。（4）印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。如因特殊情况需要临时委托他人代管，必须经印章保管部门负责人批准，并办理书面交接手续。（5）印章保管人员应建立印章使用台账，详细记录印章使用日期、事由、使用人、批准人等信息。4.印章使用（1）使用公司印章时，应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用日期等内容，并按照审批权限报相关领导审批。（2）审批流程如下：一般事项：由部门负责人审核，分管领导审批。重要事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批。涉及重大经济合同、协议等事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审核，董事长审批。（3）印章使用人应在印章使用台账上签字确认，并在使用完毕后及时将印章归还保管人员。（4）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。如因工作需要确需加盖空白印章的，必须经总经理批准，并严格登记使用情况。5.印章停用与销毁（1）因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经总经理审批后，及时通知各部门停止使用。（2）停用的印章应及时收回，并进行封存。由行政部门会同相关部门组成印章销毁小组，对停用的印章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，并由销毁小组成员签字确认。（3）印章销毁后，行政部门应及时在印章使用台账上注明销毁日期，并将销毁记录存档保存。三、资质管理1.资质种类公司资质包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、资质证书、荣誉证书等。2.资质申请与办理（1）新设立公司或因业务需要申请资质时，由需求部门填写《资质申请表》，详细说明资质名称、申请原因、申请条件等信息，经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，由行政部门负责办理相关申请手续。（2）行政部门应按照相关部门的要求，准备齐全申请材料，并及时提交申请。在资质办理过程中，应积极与相关部门沟通协调，确保资质申请顺利进行。（3）资质办理完成后，行政部门应及时领取资质证书，并进行登记备案。同时，将资质证书原件移交至专人保管，复印件留存行政部门存档。3.资质保管（1）公司设立专门的资质保管岗位，配备责任心强、工作认真的人员负责资质保管工作。（2）资质证书原件应实行双人保管制度，一人为资质保管人，另一人为资质监管人，确保资质证书安全。（3）资质保管人员应妥善保管资质证书，不得将资质证书随意放置或交予他人代管。如因特殊情况需要临时委托他人代管，必须经资质保管部门负责人批准，并办理书面交接手续。（4）资质保管人员应建立资质使用台账，详细记录资质使用日期、事由、使用人、批准人等信息。4.资质使用（1）使用公司资质时，应填写《资质使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用日期等内容，并按照审批权限报相关领导审批。（2）审批流程如下：一般事项：由部门负责人审核，分管领导审批。重要事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批。涉及重大项目投标、合同签订等事项：由部门负责人审核，分管领导审核，总经理审核，董事长审批。（3）资质使用人应在资质使用台账上签字确认，并在使用完毕后及时将资质证书归还保管人员。（4）严禁出借、出租公司资质证书。如因业务合作需要借用公司资质证书的，必须经总经理批准，并签订书面借用协议，明确借用期限、借用用途、双方责任等内容。5.资质年检与续期（1）行政部门应按照相关部门的要求，及时办理资质年检和续期手续。在资质年检和续期前，应提前通知相关部门准备好所需材料，并进行审核。（2）资质年检和续期完成后，行政部门应及时领取相关证明文件，并进行登记备案。同时，将证明文件原件移交至专人保管，复印件留存行政部门存档。6.资质变更与注销（1）因公司名称变更、经营范围变更、法定代表人变更等原因需要变更资质时，由行政部门填写《资质变更申请表》，经总经理审批后，及时办理相关变更手续。（2）因公司注销、资质过期等原因需要注销资质时，由行政部门填写《资质注销申请表》，经总经理审批后，及时办理相关注销手续。（3）资质变更或注销完成后，行政部门应及时更新资质使用台账，并将相关证明文件存档保存。四、监督与检查1.公司定期对印章及资质管理情况进行监督检查，确保印章及资质的使用和保管符合本制度的规定。2.行政部门负责组织实施印章及资质管理的监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于违反本