公司刻章安全管理制度

公司刻章安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章的安全管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，防范印章使用风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章、业务专用章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章的安全存放、规范使用，防止印章被盗用、冒用、滥用等情况发生。3.责任性原则：明确印章管理各环节的责任，对印章使用过程中的违规行为进行责任追究。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表提交至公司行政管理部门，行政管理部门根据公司实际情况进行初步审核，审核通过后报公司分管领导审批。（二）刻制审批1.公司分管领导对印章刻制申请进行审批，审批通过后，行政管理部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。2.对于涉及公司重要业务或关键岗位的印章，如公章、合同专用章、财务专用章等，需经公司法定代表人审批。（三）印章备案1.印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章样本留存归档，并在公司内部进行备案登记。2.同时，将印章刻制情况报当地公安机关备案（如需），确保印章刻制的合法性和合规性。（四）领取与交接1.印章刻制单位将印章交付公司时，行政管理部门应安排专人负责领取，并与刻制单位办理交接手续，填写《印章交接清单》，双方签字确认。2.领取人应仔细核对印章的规格、材质、文字内容等是否与申请一致，确认无误后将印章妥善保管。三、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司出席各类会议、活动等。2.合同专用章：专门用于公司签订各类经济合同、业务合同等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人在特定文件、票据等上的签字确认。5.部门章：用于各部门内部的文件流转、工作联系等，不得对外使用。6.业务专用章：用于公司特定业务领域的相关文件、凭证等的签署，如销售专用章、采购专用章等。（二）使用流程1.用印申请因工作需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。申请表提交至印章保管部门（或行政管理部门指定的印章管理岗位）。2.审核审批印章保管人员对用印申请进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、用印文件内容是否真实合法、手续是否齐全等。对于涉及重要事项或金额较大的合同、协议等用印，需经公司相关业务部门负责人、财务部门负责人、分管领导等按权限进行审批。用印申请经审核审批通过后，方可进行用印操作。3.用印操作印章保管人员应在公司指定的用印地点进行用印操作，不得将印章携带外出使用（特殊情况除外，需经公司领导批准）。用印时，应确保印章清晰、端正地加盖在文件规定的位置上，并在用印文件上注明用印日期、用印人等信息。对于多页文件，应逐页加盖印章或使用骑缝章，确保文件的完整性和真实性。4.用印登记每次用印完成后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印部门及人员、用印事项、用印文件名称及份数、审批情况等信息。《印章使用登记簿》应妥善保存，以备查阅。（三）禁止使用情形1.未经审批的任何文件、合同、协议等不得使用印章。2.空白纸张、空白介绍信、空白合同等不得加盖印章。特殊情况确需加盖的，必须经公司法定代表人批准，并在使用过程中严格控制，确保使用安全。3.涉及违法违规、损害公司利益或不符合公司规定的事项不得使用印章。四、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章由行政管理部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管；业务专用章由相关业务部门指定专人负责保管。2.印章保管人员应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管（其中一人为印章保管人员，另一人为监督人员），钥匙分别由两人妥善保管，开启保险柜或保管箱时需两人同时在场。2.对于不常用的印章，可存放在公司档案室等安全场所，但需严格履行借阅登记手续，使用完毕后及时归还。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。如因特殊原因需临时委托他人保管印章的，必须经公司领导批准，并办理书面委托手续。2.印章保管人员应定期检查印章的保管情况，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即向公司报告，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员在离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用等需要更换印章的。3.因其他原因不再具备使用价值的印章。（二）停用程序1.印章保管部门或人员在确认印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核通过后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政管理部门负责通知相关部门和人员印章已停用，并收回停用印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应安排专人负责印章的销毁工作，销毁过程应进行拍照或录像记录，确保印章彻底销毁。3.销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应留存归档。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责定期对印章的使用、保管情况进行检查，检查内容包括印章使用流程是否规范、用印文件是否真实合法、印章保管是否安全等。2.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。对违规行为，应按照公司相关规定进行责任追究。（二）审计监督1.公司审计部门负责对印章的管理情况进行不定期审计，重点审查印章管理制度的执行情况、印章使用的合规性、印章保管的安全性等。2.审计部门应及时发现印章管理中存在的问题，并提出改进建议，确保印章管理工作规范、有效。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印章使用不当给公司造成经济损失或