公司分管内勤管理制度

公司分管内勤管理制度一、总则（一）目的为加强公司分管内勤工作的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司分管内勤岗位的所有工作人员。（三）基本原则1.高效原则：以提高工作效率为核心，优化工作流程，减少不必要的环节，确保各项工作及时、准确完成。2.规范原则：严格按照规定的程序和标准开展工作，做到有章可循、有据可依，保证工作的规范性和一致性。3.服务原则：牢固树立服务意识，为公司领导、各部门及员工提供优质、高效的服务，满足工作需求。4.保密原则：严格遵守公司的保密制度，妥善保管各类文件、资料和信息，防止泄露公司机密。二、岗位职责（一）内勤主管职责1.负责制定和完善分管内勤工作的各项规章制度、工作流程，并监督执行。2.统筹安排分管内勤的日常工作，合理分配工作任务，确保各项工作有序进行。3.协调与公司其他部门之间的工作关系，及时沟通信息，解决工作中出现的问题。4.负责对分管内勤人员的工作进行指导、培训和考核，提高团队整体业务水平。5.定期向上级领导汇报分管内勤工作情况，提出工作建议和改进措施。6.负责处理分管内勤工作中的突发事件和重要事项，及时向领导汇报并协调解决。（二）文件管理岗职责1.负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作。2.对文件进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。3.按照文件规定的流程和时间要求，及时传递文件，确保文件流转顺畅。4.定期对档案进行清理和盘点，确保档案的完整性和准确性。5.严格遵守文件保密制度，防止文件丢失、泄露。6.协助其他部门查找和提供相关文件资料。（三）办公用品管理岗职责1.制定办公用品采购计划，根据库存情况和实际需求，合理采购办公用品。2.负责办公用品的验收、入库、保管和发放工作，建立办公用品台账。3.定期对办公用品进行盘点，掌握库存数量和使用情况，及时补充短缺物品。4.做好办公用品的成本控制工作，合理节约使用办公用品，避免浪费。5.负责办公设备的日常维护和管理，及时报修故障设备，确保设备正常运行。6.制定办公设备采购计划，按照规定流程进行采购和更新。（四）会议组织岗职责1.根据公司安排，负责组织各类会议，包括会议通知的起草、发送，会议场地的预订和布置。2.准备会议所需的资料、文件、文具等，确保会议顺利进行。3.负责会议记录，准确记录会议内容、决议和要求，会后及时整理会议纪要并发送给相关人员。4.跟踪会议决议的执行情况，及时向领导汇报。5.协助其他部门组织专项会议和活动。（五）接待服务岗职责1.负责公司来访客人的接待工作，包括迎接、引导、安排座位、倒水等。2.了解来访客人的目的和需求，及时通知相关部门或人员进行接待。3.协助安排客人的餐饮、住宿等事宜。4.负责公司对外联络和沟通工作，维护良好的公共关系。5.妥善处理接待过程中的突发情况，确保接待工作顺利进行。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收发人员收到外部文件后，进行初步登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息。将文件及时送交文件管理岗，文件管理岗进行详细登记，并按照文件的紧急程度和性质进行分类。对于紧急文件，立即呈送相关领导批阅；对于一般性文件，按照规定的传阅范围进行传阅。2.发文各部门起草文件后，交部门负责人审核签字，然后送分管领导审批。审批通过的文件交文件管理岗进行编号、排版、打印。文件管理岗对打印好的文件进行校对，无误后加盖公司印章，并进行登记。文件管理岗按照文件发送清单，通过邮寄、专人送达或电子邮件等方式将文件发送给收件单位或个人，并做好发送记录。3.传阅文件管理岗根据文件的传阅范围，将文件依次传递给相关人员。传阅人员在文件传阅单上签字，注明传阅时间，以示负责。文件管理岗及时跟踪文件传阅情况，对于传阅时间较长的文件，提醒传阅人员尽快处理。4.归档文件办理完毕后，文件管理岗按照档案管理规定，将文件进行分类整理。编制档案目录，将文件装订成册，存入档案柜或电子档案系统。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。（二）办公用品管理流程1.采购计划办公用品管理岗每月末根据各部门的办公用品使用情况和库存数量，制定下月度办公用品采购计划。采购计划经内勤主管审核后，报公司领导审批。2.采购根据审批后的采购计划，办公用品管理岗选择合格的供应商进行采购。采购过程中要严格按照公司的采购制度，签订采购合同，确保采购物品的质量和价格合理。办公用品到货后，办公用品管理岗进行验收，核对物品的规格、数量、质量等是否与采购合同一致。3.入库验收合格的办公用品办理入库手续，办公用品管理岗在办公用品台账上记录入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。将办公用品存放在指定的仓库或储物间，按照类别和用途进行摆放，便于管理和发放。4.发放各部门根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后交办公用品管理岗。办公用品管理岗根据申请表发放办公用品，并在台账上记录发放日期、部门、名称、规格、数量等信息。对于限量使用的办公用品，要严格控制发放数量，确保合理使用。5.盘点办公用品管理岗每月定期对办公用品进行盘点，核对实际库存数量与台账记录是否一致。盘点结束后，编制盘点报告，对于盘盈或盘亏的情况进行说明，并提出处理建议。根据盘点结果，及时调整办公用品台账，确保账实相符。（三）会议组织流程1.会议筹备会议组织岗根据公司领导的指示或部门的需求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。起草会议通知，明确会议的各项要求，包括会议议程、需准备的资料等，并发送给参会人员。预订会议场地，根据会议规模和要求进行场地布置，如摆放桌椅、准备音响设备、投影仪等。准备会议所需的资料、文件、文具等，如会议议程表、发言稿、笔记本、笔等。2.会议进行会议组织岗提前到达会议场地，检查各项准备工作是否就绪。会议开始前，引导参会人员签到入场，安排座位，并发放会议资料。会议期间，认真做好会议记录，记录会议内容、讨论要点、决议和要求等。负责会议的服务工作，如为参会人员倒水、处理突发情况等。3.会议结束会议结束后，及时清理会议场地，整理会议资料。会议组织岗对会议记录进行整理，形成会议纪要。会议纪要应包括会议基本信息、主要内容、决议事项、责任部门和完成时间等。将会议纪要发送给参会人员和相关领导，跟踪会议决议的执行情况，并及时向领导汇报。（四）接待服务流程1.接待准备接待服务岗接到来访客人信息后，了解客人的基本情况、来访目的和行程安排。根据客人的情况，制定接待方案，包括接待规格、接待人员、接待流程、餐饮住宿安排等。提前与相关部门或人员沟通协调，确保接待工作的顺利进行。准备好接待所需的物品，如水果、饮料、宣传资料等。2.迎接客人接待服务岗提前到达指定地点迎接客人，主动打招呼，自我介绍，并引导客人上车或前往公司。在途中，向客人简要介绍公司的基本情况和本次接待的安排。3.接待过程将客人引导至会议室或接待室，安排座位，倒水，并提供水果、饮料等。及时通知相关部门或人员与客人进行洽谈，接待服务岗在旁做好服务工作，如记录谈话要点、提供必要的协助等。根据接待方案，安排客人的餐饮、住宿等事宜，确保客人的生活需求得到满足。4.送客客人离开时，接待服务岗陪同客人前往门口，与客人握手道别，并感谢客人的来访。如有需要，为客人安排车辆送行。5.后续跟进接待服务岗对接待工作进行总结，整理相关资料，如客人反馈意见等。将接待情况及时向领导汇报，对于客人提出的问题和建议，协助相关部门进行处理和跟进。四、工作规范（一）文件管理规范1.文件的起草应符合公司的公文格式要求，语言表达准确、简洁、规范。2.文件的审核要严格把关，确保文件内容合法、合规、合理，数据准确无误。3.文件的传阅要及时、高效，不得积压文件，传阅人员要认真阅读文件，提出处理意见。4.文件的归档要按照档案管理规定进行分类整理，确保档案的完整性和系统性。5.严格遵守文件保密制度，未经批准，不得擅自复印、传播、泄露公司文件内容。（二）办公用品管理规范1.办公用品的采购要选择正规、信誉好的供应商，确保采购物品的质量。2.办公用品的验收要认真仔细，发现问题及时与供应商沟通解决。3.办公用品的发放要严格按照规定的流程进行，不得随意发放或超量发放。4.办公用品的使用要厉行节约，杜绝浪费现象，鼓励员工合理使用办公用品。5.定期对办公用品进行盘点，做到账实相符，对于盘亏的情况要查明原因，追究责任。（三）会议组织规范1.会议通知要提前发送，确保参会人员有足够的时间准备。2.会议场地的布置要符合会议主题和要求，营造良好的会议氛围。3.会议记录要准确、完整，能够真实反映会议的主要内容和决议。4.会议纪要要及时整理、发送，跟踪会议决议的执行情况，确保会议精神得到有效落实。5.会议组织过程中要注意服务细节，为参会人员提供良好的会议体验。（四）接待服务规范1.接待服务岗要热情、礼貌、周到地接待来访客人，展现公司良好的形象。2.接待方案要根据客人的情况制定合理，确保接待工作既符合公司规定，又能满足客人的需求。3.接待过程中要注意与客人的沟通交流，及时了解客人的意见和需求，提供优质的服务。4.送客时要礼貌得体，表达对客人的感谢和欢迎再次来访的诚意。5.接待服务结束后要及时总结经验教训，不断提高接待服务水平。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：包括文件处理的及时性、准确性，办公用品管理的规范性，会议组织的质量，接待服务的满意度等。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作精神等。3.工作能力：包括业务知识水平、沟通协调能力、问题解决能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月由内勤主管对分管内勤人员进行考核，考核结果作为当月绩效奖金发放的依据。2.不定期考核：根据工作需要，公司领导或其他部门可对分管内勤人员进行不定期考核，考核结果作为综合评价和晋升的参考。（三）奖惩措施1.奖励对于工作表现优秀、成绩突出的分管内勤人员，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。在公司内部会议上对优秀人员进行通报表扬，推广其工作经验和做法。2.惩罚对于工作失误、违反制度的分管内勤人员，视情节轻重给予批评教育、扣发绩效奖金、降职等处罚。对于因工作失误给公司造成重大损失的，依法追究其责任。六、培训与发展（一）培训计划1.内勤主管根据分管内勤人员的岗位需求和业务水平，制定年度培训计划。2.培训计划包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等。（二）培训内容1.业务知识培训：包括文件管理、办公用品管理、会议组织、接待服务等方面的专业知识和技能。2.沟通技巧培训：提高与公司内部各部门及外部人员的沟通能力。3.团队协作培训：增强团队合作意识，提高团队协作能力。4.职业素养培训：培养敬业精神、责任心、服务意识等职业素养。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的