公司分机电话管理制度

公司分机电话管理制度一、总则1.目的为规范公司分机电话的使用与管理，确保通讯畅通、信息安全，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则确保通讯畅通原则：保证公司内部及与外部的通讯联系不受影响。规范使用原则：员工应按照规定使用分机电话，不得擅自改变用途。安全保密原则：严格保护公司通讯信息安全，防止信息泄露。二、分机电话的配置与管理1.分机电话的配置根据公司各部门工作需要，由行政部门统一规划和配置分机电话。新员工入职时，由所在部门提出申请，行政部门负责为其开通相应的分机号码。2.分机电话的管理行政部门负责分机电话的日常维护和管理，包括线路检查、设备维修等。定期对分机电话进行清查，确保设备完好、通讯正常。对损坏或故障的分机电话，使用部门应及时通知行政部门进行维修或更换。三、分机电话的使用规定1.工作时间使用规定员工应在正常工作时间内使用分机电话进行业务联系，不得利用工作电话处理私人事务。接听电话应及时、礼貌，使用规范的问候语和结束语。如遇重要电话或紧急事务，应优先处理，确保不延误工作。2.非工作时间使用规定因工作需要在非工作时间使用分机电话的，应提前向部门负责人申请，并说明使用目的和预计时长。非工作时间使用分机电话应尽量简短，避免影响他人休息。3.禁止行为禁止利用分机电话拨打与工作无关的长途电话、声讯电话等。禁止私自转接分机电话，或将分机电话转借他人使用。禁止在分机电话上进行任何形式的骚扰、诈骗等违法违规行为。四、分机电话费用管理1.费用标准公司根据分机电话的使用情况制定相应的费用标准，包括本地通话费、长途通话费等。费用标准如有调整，行政部门应及时通知各部门。2.费用核算行政部门每月对分机电话的费用进行核算，统计各部门的通话费用明细。费用核算结果将作为公司成本控制和绩效考核的依据之一。3.费用报销员工因工作需要产生的分机电话费用，按照公司财务制度进行报销。报销时应提供有效的通话记录或发票等凭证。五、信息安全管理1.保密要求员工在使用分机电话过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司机密信息。涉及公司重要业务、客户信息等内容的通话，应注意保密，防止信息被窃取或泄露。2.密码管理分机电话如需设置密码，员工应妥善保管密码，不得将密码告知他人。如密码遗忘或泄露，应及时通知行政部门进行重置。3.防范措施行政部门应定期对分机电话系统进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。员工如发现分机电话存在异常情况，应立即通知行政部门进行处理。六、故障处理与应急措施1.故障报告员工在使用分机电话过程中如发现故障，应及时向行政部门报告故障现象和所在位置。行政部门接到故障报告后，应详细记录故障信息，并及时安排维修人员进行处理。2.维修流程维修人员接到维修任务后，应尽快到达现场进行故障排查和修复。对于简单故障，应立即进行修复；对于复杂故障，应在规定时间内完成修复，并及时向行政部门反馈维修情况。3.应急措施在分机电话出现重大故障无法及时修复时，行政部门应启动应急通讯预案，确保公司通讯不受影响。应急通讯预案包括备用通讯设备的启用、临时通讯方式的确定等。七、培训与考核1.培训行政部门定期组织分机电话使用培训，提高员工的通讯技能和安全意识。培训内容包括分机电话的基本操作、使用规定、信息安全等方面。新员工入职时，应接受分机电话使用的专项培训。2.考核公司将分机电话的使用情况纳入员工绩效考核体系。考核内容包括电话接听及时性、礼貌用语使用、工作电话费用控制、信息安全等方面。对于违反分机电话管理制度的员工，将