公司函件收发管理制度

公司函件收发管理制度一、总则（一）目的为加强公司函件收发管理，确保函件传递的及时、准确、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.及时准确原则：函件收发人员应及时处理各类函件，确保函件内容准确传达给相关人员。2.安全保密原则：严格遵守保密规定，确保函件在传递过程中的安全，防止函件内容泄露。3.规范有序原则：明确函件收发流程，规范操作，确保函件收发工作有序进行。二、函件分类（一）内部函件1.部门间往来函件：各部门之间因工作需要沟通、协调、汇报等事宜而发送的函件。2.员工内部申请函：员工向公司内部申请各类事项，如请假、办公用品领用、设备维修等的函件。3.内部通知：公司发布的各类内部通知，包括会议通知、工作安排通知、制度修订通知等。（二）外部函件1.商务往来函件：与合作伙伴、供应商、客户等进行商务沟通、合作洽谈、业务往来等的函件。2.政府部门函件：与政府相关部门进行工作联系、政策咨询、申报审批等的函件。3.法律函件：涉及法律事务、合同纠纷、律师函等相关函件。三、函件收发流程（一）收文流程1.函件接收公司设立专门的函件收发岗位，负责接收各类函件。函件收发人员应及时对接收到的函件进行登记，详细记录函件的来源、日期、主题、份数等信息。2.函件分拣根据函件的性质、内容和收件部门，对函件进行分拣。对于紧急函件，应立即进行标注，并优先处理。3.函件传递将分拣后的函件及时传递给相关部门或人员。重要函件应通过当面交接、签收等方式确保传递安全。4.收文登记收件部门或人员收到函件后，应在收文登记簿上签字确认。如发现函件有破损、缺失等情况，应及时与函件收发人员联系。（二）发文流程1.函件起草各部门根据工作需要起草函件，确保函件内容准确、清晰、规范。涉及重要事项的函件，应经部门负责人审核后再提交发文。2.函件审核提交的函件由相关领导进行审核，重点审核函件内容的准确性、合规性、必要性等。审核通过的函件，审核人应签署意见并签字确认。3.函件编号审核通过的函件由函件收发人员进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。4.函件打印根据审核后的电子文档进行打印，确保打印质量清晰、格式规范。5.函件盖章按照公司印章管理制度，对需要盖章的函件进行盖章操作。盖章人员应仔细核对函件内容与盖章审批单一致后再盖章。6.函件封装将打印盖章后的函件进行封装，确保函件密封完好。在函件信封上填写收件人地址、姓名、邮编等信息。7.函件投递根据函件的紧急程度和重要性，选择合适的投递方式，如邮寄、专人送达等。对于重要函件，应要求投递人员提供投递凭证，并进行跟踪查询。四、函件管理职责（一）函件收发人员职责1.负责公司函件的统一接收、分拣、传递、登记等工作。2.严格遵守函件收发流程，确保函件处理及时、准确、安全。3.对函件进行分类整理，定期归档，便于查询和查阅。4.保守函件内容机密，不得泄露给无关人员。（二）部门负责人职责1.负责本部门起草函件的审核工作，确保函件内容符合公司规定和工作要求。2.督促本部门员工及时处理收到的函件，对重要函件给予关注和指导。3.配合函件收发人员做好本部门函件的收发管理工作。（三）公司领导职责1.对涉及公司重要事项、重大决策等函件进行审核把关。2.根据工作需要，对函件的发送、回复等作出批示和决策。五、函件归档与保管（一）归档原则1.按照函件的类别、年度、月份等进行分类归档。2.确保归档函件的完整性和准确性，不得遗漏重要函件。（二）归档流程1.每月末，函件收发人员对本月的函件进行整理，按照归档原则进行分类。2.将整理好的函件装订成册，并编制归档目录。3.将装订成册的函件移交公司档案室进行保管。（三）保管期限1.重要的商务往来函件、法律函件等保管期限为[X]年。2.一般性的内部函件、外部函件保管期限为[X]年。3.保管期限届满后，按照公司档案管理制度进行销毁处理。六、函件保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等内容的函件。2.公司内部尚未公开的政策、决策、计划等函件。3.其他需要保密的函件内容。（二）保密措施1.函件收发人员应严格遵守保密制度，不得私自拆阅、复印、传播函件内容。2.在函件传递过程中，应采取必要的保密措施，如密封包装、专人传递等。3.对涉及保密内容的函件，应在专门的保密文件柜中存放，并限制查阅权限。（三）违规处理1.对于违反函件保密规定的人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.如因违反保密规定给公司造成损失的，应依法追究相关人员的法律责任。七、函件跟踪与反馈（一）跟踪机制1.对于重要函件，函件收发人员应建立跟踪台账，记录函件的投递情况、收件人签收情况等。2.定期对函件跟踪情况进行检查，及时发现问题并采取措施解决。（二）反馈要求1.收件部门或人员收到函件后，应及时对函件内容进行处理，并在规定时间内将处理结果反馈给发件部门或人员。2.对于需要回复的函件，应按照公司规定的格式和要求进行回复，并确保回复内容准确、及时。八、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门定期对函件收发管理工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.检查内容包括函件收发流程的执行情况、函件归档与保管情况、保密规定的落实情况等。（二）考核办法1.将函件收发管理工作纳入员