公司出租厂房管理制度

公司出租厂房管理制度一、总则（一）目的为规范公司厂房出租管理，确保厂房出租活动的顺利进行，保障公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有出租厂房的相关管理活动，包括厂房的招租、租赁协议签订、租金收取、厂房使用监督等。（三）基本原则1.合法合规原则：厂房出租活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平公正原则：在招租、租赁管理等过程中，应秉持公平公正的态度，对待所有潜在租户。3.效益优先原则：通过合理的出租管理，实现公司厂房资源的有效利用，提高公司经济效益。二、厂房招租管理（一）招租信息发布1.市场调研：定期对厂房租赁市场进行调研，了解市场需求、租金水平、同类厂房出租情况等信息，为制定合理的招租策略提供依据。2.信息整理：根据市场调研结果，整理公司厂房的相关信息，包括厂房位置、面积、配套设施、租赁价格范围等。3.发布渠道：通过多种渠道发布招租信息，如公司官网、专业租赁网站、社交媒体、行业论坛、线下广告等，确保信息能够广泛传播，吸引潜在租户。4.信息内容：招租信息应明确厂房的基本情况、租赁要求、租金标准、租赁期限、付款方式等关键内容，同时提供公司联系方式，方便潜在租户咨询。（二）租户筛选1.资质审核：对报名的潜在租户进行资质审核，要求其提供营业执照、法定代表人身份证明、税务登记证等相关证件复印件，了解其经营状况、信誉情况等。2.实地考察：安排专人对通过初步资质审核的潜在租户进行实地考察，查看其对厂房的需求合理性、生产经营规划的可行性、是否具备良好的环保意识等。3.租赁意向评估：综合考虑潜在租户的资质、实地考察情况、租赁意向等因素，对其进行租赁意向评估，确定优先洽谈对象。（三）洽谈签约1.洽谈准备：在与潜在租户洽谈前，明确洽谈目标，整理厂房相关资料，制定洽谈策略。2.洽谈过程：与潜在租户就租赁条款进行深入洽谈，包括租金价格、租金递增方式、租赁期限、付款方式、厂房使用范围、装修规定、违约责任等内容，争取达成双方都满意的租赁协议。3.合同起草与审核：根据洽谈结果，起草租赁协议，确保协议条款清晰、明确、合法。协议起草完成后，提交公司法务部门进行审核，确保协议不存在法律风险。4.签约流程：租赁协议审核通过后，按照公司合同签订流程，组织双方签订租赁协议。签约时，确保双方认真阅读协议条款，明确各自权利义务，并签字盖章确认。三、租赁协议管理（一）协议内容1.基本条款：租赁协议应明确双方当事人的基本信息、厂房位置、面积、租赁期限、租金标准及支付方式、租金递增方式、押金金额及退还条件等基本条款。2.厂房使用条款：详细规定租户对厂房的使用范围、用途限制、装修改造规定、环保要求等内容，确保租户按照约定合理使用厂房。3.维修保养条款：明确厂房维修保养责任，一般情况下，房屋主体结构的维修由出租方负责，租户负责其使用范围内的设施设备维修保养。同时规定维修保养的通知程序、维修期限等。4.违约责任条款：明确双方在租赁过程中如出现违约行为应承担的责任，包括租金逾期支付、擅自改变厂房用途、损坏厂房设施设备等违约情况的违约责任，以保障协议的顺利履行。5.争议解决条款：约定双方在履行协议过程中如发生争议的解决方式，一般可选择协商解决、仲裁或诉讼等方式。（二）协议签订1.签订流程：租赁协议经双方协商一致后，按照公司合同签订审批流程，依次由业务部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导、总经理等进行审核签字，确保协议签订的合规性和准确性。2.协议存档：租赁协议签订后，由公司行政部门负责将协议原件进行存档，建立租赁协议档案，以便后续查阅和管理。（三）协议变更与解除1.变更条件：在租赁期限内，如因特殊原因需要变更租赁协议内容，如租金调整、租赁面积变更、厂房使用用途变更等，必须经双方协商一致，并签订书面的协议变更书。协议变更书应按照原协议签订流程进行审批和存档。2.解除条件：出现以下情形之一的，可解除租赁协议：双方协商一致同意解除；租户逾期支付租金达到约定的解除条件；租户擅自改变厂房用途且拒不整改；租户损坏厂房设施设备且拒不赔偿；发生不可抗力致使协议无法继续履行等。3.解除程序：租赁协议解除时，双方应按照协议约定或法律规定办理相关手续，如结算租金、退还押金、交接厂房等。解除协议的通知应采用书面形式，并留存相关凭证。解除协议后，应及时对租赁协议档案进行更新和归档。四、租金管理（一）租金标准制定1.成本核算：综合考虑厂房建设成本、土地使用成本、维护保养成本、市场租金水平等因素，对厂房租金进行成本核算，确保租金标准能够覆盖成本并实现一定的利润目标。2.市场调研：定期收集周边同类厂房的租金价格信息，分析市场租金走势，为租金标准的制定提供参考依据。3.租金调整机制：根据市场变化、公司运营成本变动等情况，建立合理的租金调整机制。一般可设定每年或每几年对租金进行一次评估和调整，调整幅度应根据市场情况和公司实际情况合理确定。（二）租金收取1.租金支付方式：在租赁协议中明确租金的支付方式，如按月支付、按季支付、按年支付等，并规定具体的支付时间节点。2.催缴通知：在租金支付期限届满前，提前向租户发送租金催缴通知，提醒租户按时支付租金。催缴通知应明确租金金额、支付期限、逾期后果等内容。3.逾期处理：对于逾期未支付租金的租户，按照租赁协议约定收取逾期违约金。同时，采取进一步的催缴措施，如电话催缴、上门催缴等。如租户逾期时间较长且经多次催缴仍拒不支付租金，可根据协议约定解除租赁协议，并通过法律途径追讨租金及违约金。（三）租金核算与统计1.核算周期：定期对租金进行核算，一般以自然月或自然年为核算周期。2.核算内容：核对租户实际支付的租金金额与租赁协议约定的租金标准是否一致，计算租金逾期情况及违约金金额等。3.统计报表：根据租金核算结果，编制租金统计报表，详细记录每个租户的租金支付情况、逾期情况等信息，为公司财务管理和决策提供数据支持。五、厂房使用监督（一）使用范围监督1.日常巡查：安排专人定期对出租厂房进行日常巡查，检查租户是否按照租赁协议约定的使用范围使用厂房，是否存在擅自改变厂房用途的情况。2.违规处理：如发现租户擅自改变厂房用途，应及时下达整改通知，要求租户限期恢复原状。如租户拒不整改，按照租赁协议约定追究其违约责任，直至解除租赁协议。（二）安全管理监督1.安全要求告知：在租赁协议签订时，明确告知租户厂房的安全管理要求，包括消防安全、生产安全、环保安全等方面的注意事项。2.安全检查：定期组织对出租厂房进行安全检查，检查内容包括消防设施设备是否完好有效、电气设备是否符合安全标准、生产操作是否规范等。对检查中发现的安全隐患，及时通知租户进行整改，并跟踪整改情况，确保安全隐患得到彻底消除。3.安全责任划分：明确出租方和租户在安全管理方面的责任，一般情况下，租户应对其使用范围内的安全负责，出租方对厂房公共区域的安全负责。如因一方责任导致安全事故发生，责任方应承担相应的法律责任。（三）环境卫生监督1.卫生要求告知：向租户明确厂房环境卫生管理要求，包括垃圾清理、污水排放、厂房整洁等方面的标准。2.定期检查：定期对出租厂房的环境卫生情况进行检查，督促租户保持厂房内整洁卫生。对环境卫生不达标的租户，下达整改通知，要求其限期整改。六、厂房维修与保养（一）维修保养责任划分1.出租方责任：一般情况下，厂房主体结构的维修由出租方负责，包括屋顶、外墙、梁柱等部位的维修。2.租户责任：租户负责其使用范围内的设施设备维修保养，如照明设备、水电线路、门窗等。同时，租户应合理使用厂房设施设备，因使用不当造成的损坏由租户承担维修责任。（二）维修保养流程1.维修申请：租户在发现厂房设施设备需要维修时，应及时向出租方提出维修申请，填写维修申请表，注明维修内容、维修地点、预计维修时间等信息。2.维修审批：出租方收到维修申请后，对维修申请进行审核，判断维修责任归属。对于属于出租方责任的维修申请，安排维修人员进行维修；对于属于租户责任的维修申请，通知租户自行维修或委托出租方维修（费用由租户承担）。3.维修实施：维修人员根据维修任务进行维修作业，确保维修质量。维修过程中，如发现需要增加维修项目或维修费用超出预算，应及时与相关方沟通确认。4.维修验收：维修完成后，由出租方或租户（根据维修责任）对维修结果进行验收。验收合格后，填写维修验收单，确认维修工作完成。（三）维修资金管理1.维修资金来源：对于出租方负责的维修项目，维修资金从公司专项维修资金中列支；对于租户承担费用的维修项目，由租户按照约定支付维修费用。2.资金使用审批：维修资金的使用应按照公司财务管理制度进行审批，确保资金使用的合理性和合规性。维修费用报销时，应提供维修申请单、维修合同、维修发票、维修验收单等相关凭证。七、租户档案管理（一）档案建立1.租户信息收集：在与租户洽谈签约过程中，收集租户的基本信息，包括营业执照副本复印件、法定代表人身份证复印件、税务登记证复印件、联系方式、租赁协议等资料。2.档案整理：将收集到的租户信息进行整理，按照一户一档的原则建立租户档案。档案内容应包括租户基本信息、租赁协议、租金支付记录、维修记录、安全检查记录、环境卫生检查记录等相关资料。3.档案编号：为每个租户档案编制唯一的编号，便于管理和查询。（二）档案更新1.动态信息记录：在租赁期间，及时记录租户的租金支付情况、厂房使用情况、维修保养情况、安全检查情况、环境卫生检查情况等动态信息，并更新到租户档案中。2.协议变更记录：如租赁协议发生变更，将变更协议及相关审批文件等资料及时归档到租户档案中，确保档案信息的完整性和准确性。（三）档案查阅与使用1.查阅权限：明确档案查阅权限，一般情况下，公司内部相关部门因工作需要可查阅租户档案，但应严格遵守档案