公司出入物品管理制度

公司出入物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司出入物品的管理，规范物品出入流程，保障公司财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、外来访客以及与公司有业务往来的供应商、承包商等相关人员。（三）基本原则1.严格审核原则：对出入公司的物品进行严格审核，确保物品出入符合规定。2.安全保障原则：确保物品出入过程中的安全，防止公司财产被盗、遗失或遭受其他损失。3.责任明确原则：明确物品出入各环节的责任，做到责任到人。二、物品分类及出入规定（一）办公用品1.定义：指日常办公所需的各类文具、纸张、电脑设备、办公家具等。2.领用：员工因工作需要领用办公用品，应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审核后，到行政部门领取。行政部门应建立办公用品领用台账，记录领用时间、物品名称、数量、领用人等信息。3.归还：员工离职或不再使用某些办公用品时，应将其归还行政部门。行政部门应进行核对，如有损坏或丢失，应照价赔偿。（二）固定资产1.定义：指单位价值较高、使用期限较长，且在使用过程中保持原有实物形态的资产，如办公设备、车辆、房产等。2.购置：固定资产的购置应按照公司相关规定进行审批，经批准后由采购部门负责采购。采购完成后，采购部门应及时办理固定资产入库手续，填写《固定资产入库单》，并将相关资料交财务部门进行账务处理。3.领用：固定资产领用时，使用部门应填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人和资产管理部门审核后，到资产管理部门领取。资产管理部门应在固定资产上做好标识，并建立固定资产卡片，记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门等信息。4.转移：固定资产在公司内部各部门之间转移时，应由转出部门填写《固定资产转移申请表》，经双方部门负责人和资产管理部门审核后，办理转移手续。资产管理部门应及时更新固定资产卡片和台账信息。5.报废：固定资产报废时，使用部门应填写《固定资产报废申请表》，详细说明报废原因，并提交相关证明材料。经资产管理部门、财务部门和公司领导审批后，由资产管理部门负责组织报废资产的处置。处置收入应及时上缴财务部门。（三）生产物资1.定义：指用于公司生产经营活动的各类原材料、零部件、半成品、成品等。2.采购：生产物资的采购应根据生产计划和库存情况，由采购部门按照公司采购流程进行采购。采购合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间等条款。3.入库：生产物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行检验。检验合格的物资，由仓库管理人员填写《生产物资入库单》，办理入库手续；检验不合格的物资，应及时与供应商协商处理。4.领用：生产部门领用生产物资时，应填写《生产物资领用申请表》，经部门负责人审核后，到仓库领取。仓库管理人员应按照申请表的内容发放物资，并做好记录。5.盘点：仓库管理人员应定期对生产物资进行盘点，确保账实相符。盘点结果如有差异，应及时查明原因，并进行相应的处理。（四）工程物资1.定义：指公司工程建设项目所需的各类物资，如建筑材料、装修材料、设备等。2.采购：工程物资的采购应按照工程项目的要求和预算，由项目部门编制采购计划，经公司领导审批后，由采购部门负责采购。采购过程中应严格控制质量和成本。3.入库：工程物资到货后，项目部门应组织相关人员进行验收。验收合格的物资，由仓库管理人员填写《工程物资入库单》，办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商沟通退换货事宜。4.领用：工程项目施工过程中，施工人员领用工程物资时，应填写《工程物资领用申请表》，经项目负责人审核后，到仓库领取。仓库管理人员应根据申请表发放物资，并做好记录。5.结余处理：工程竣工后，项目部门应及时清理剩余工程物资，并办理结余物资的退库手续。对于不再使用且无法退库的物资，应按照公司相关规定进行处理。（五）外来物品1.定义：指供应商、承包商、访客等带入公司的物品。2.来访人员携带物品访客来访时，应在公司门卫处进行登记，并说明携带物品的名称、数量、用途等。门卫应检查物品是否符合公司出入规定，对于禁止带入的物品，应予以劝阻或代为保管。供应商、承包商等因业务需要携带物品进入公司的，应提前与公司相关部门联系，经批准后到门卫处登记备案。携带的物品应详细记录在《外来物品登记表》上。3.施工单位物品施工单位进入公司施工现场时，应将施工所需的工具、设备等物品进行登记。施工过程中，如需领用公司的物资，应按照公司物资领用流程办理手续。施工结束后，施工单位应清理施工现场，将剩余的物资和工具带出公司，并到门卫处办理注销登记手续。三、出入流程（一）人员出入流程1.员工员工凭工作牌通过公司门禁系统进入公司。工作牌应妥善保管，如有遗失应及时向人力资源部门申请补办。员工下班离开公司时，应接受门卫的检查，不得携带公司物品外出（经批准的除外）。若发现有违规行为，门卫有权要求员工说明情况，并报告公司相关部门处理。2.外来访客外来访客应先与公司被访人员联系，经被访人员同意后，在公司门卫处进行登记。登记内容包括访客姓名、单位、来访时间、来访事由、携带物品等。门卫通知被访人员确认后，发放临时访客证给访客，并指引访客前往被访部门。访客离开公司时，应将临时访客证交回门卫处。3.供应商、承包商等相关人员供应商、承包商等相关人员进入公司前，应提前与公司对口部门联系，获取进入许可。对口部门应告知其进入公司的注意事项和出入流程。相关人员到达公司门卫处时，应出示有效证件和进入许可证明，经门卫核对无误后进行登记，填写《外来人员登记表》，注明进入时间、事由、携带物品等信息。门卫发放临时出入证，并指引其前往指定地点。离开公司时，应将临时出入证交回门卫处，门卫收回临时出入证并进行登记注销。（二）物品出入流程1.物品外出一般物品：员工因工作需要将公司物品带出公司，应填写《物品外出申请表》，注明物品名称、数量、用途、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后，到相关管理部门办理手续。若为办公用品，由行政部门审核批准；若为固定资产，由资产管理部门审核批准；若为生产物资或工程物资，由相应的物资管理部门审核批准。管理部门批准后，开具《物品放行条》，员工凭《物品放行条》到门卫处，门卫核对无误后予以放行。贵重物品或重要文件：公司贵重物品或重要文件带出公司，除填写《物品外出申请表》并经上述流程审批外，还需公司领导特别批准。特殊情况下，如需临时带出公司且无法及时办理审批手续的，应电话请示公司领导同意，并在事后及时补办审批手续。2.物品进入供应商送货：供应商送货时，应提前与公司采购部门或相关接收部门联系，确定送货时间和货物信息。到达公司后，送货人员应将送货单及货物一同交给公司相应部门的接收人员。接收人员应核对送货单与货物的一致性，包括货物名称、规格、数量、质量等。核对无误后，填写《物品入库单》，办理入库手续。对于急需使用的物品，可先口头通知仓库管理人员接收，但应在当日内补办入库手续。供应商送货车辆离开公司时，门卫应检查车辆是否夹带公司禁止带出的物品，并根据《物品入库单》对送货车辆进行放行。四、审批管理（一）审批权限1.办公用品领用审批：部门负责人审批。2.固定资产购置、转移、报废审批：资产管理部门审核，财务部门会签，公司领导审批。3.生产物资采购、领用审批：生产部门负责人审批，采购部门备案。4.工程物资采购、领用、结余处理审批：项目负责人审核，相关部门会签，公司领导审批。5.物品外出审批：一般物品由部门负责人审批，贵重物品或重要文件由公司领导审批。（二）审批流程1.申请人填写相应的申请表，详细说明申请事项的内容、原因等。2.将申请表提交给本部门负责人进行初审，部门负责人根据实际情况审核是否同意申请，并签署意见。3.涉及固定资产、工程物资等需要资产管理部门、财务部门等相关部门会签的，将申请表依次提交给各会签部门，各部门根据职责进行审核并签署意见。4.申请表最终提交给公司领导进行终审，公司领导根据公司整体情况和相关规定决定是否批准申请。5.审批通过后，相关人员按照审批意见办理后续手续；审批不通过的，申请人应根据审批意见修改申请或了解不通过原因。五、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对物品出入情况进行日常监督检查，审计部门负责定期对物品出入管理制度的执行情况进行审计监督。（二）检查内容1.人员出入是否符合规定，是否凭有效证件或工作牌出入公司。2.物品出入是否按照规定流程办理审批手续，《物品外出申请表》《物品入库单》等相关单据填写是否完整、准确。3.门卫对出入人员和物品的检查工作是否认真履行职责，是否存在违规放行的情况。4.各部门对物品的管理是否规范，是否建立了相应的台账，账实是否相符。（三）违规处理1.对于违反本制度的人员，公司将视情节轻重给予相应的处