公司内部收款管理制度

公司内部收款管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司内部收款行为，加强收款管理，确保公司资金及时、足额收回，保障公司财务安全，维护公司正常运营秩序。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各业务单元在开展业务过程中涉及的内部收款活动，包括但不限于销售回款、费用收取、资产处置收入等。3.基本原则合法合规原则：收款行为必须符合国家法律法规及公司相关规定，确保所有收款活动合法、合规。及时准确原则：各部门应及时办理收款业务，确保收款信息准确无误，避免延误和差错。责任明确原则：明确各部门及相关人员在收款过程中的职责，做到责任到人，确保收款工作顺利进行。风险可控原则：加强对收款风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范坏账风险，保障公司资金安全。二、收款职责分工1.销售部门负责与客户签订销售合同，明确收款方式、收款期限等条款，并确保合同内容符合公司规定和法律法规要求。跟踪销售业务进展，及时掌握客户付款情况，对逾期未付款的客户进行催收，并将催收情况及时反馈给财务部门。协助财务部门核对销售款项，提供相关销售业务资料，配合解决收款过程中出现的问题。2.财务部门负责制定收款计划，并将收款任务分解到各相关部门或人员。审核销售合同中的收款条款，确保收款方式、收款期限等符合公司利益和财务风险控制要求。负责收款业务的账务处理，及时记录收款信息，定期与销售部门核对销售款项，确保账账相符、账实相符。监控收款进度，对逾期未收款的情况进行预警，及时与销售部门沟通协调，并采取必要的催款措施。定期编制收款报表，向公司管理层汇报收款情况，为公司决策提供财务数据支持。3.其他相关部门根据公司规定和业务流程，负责各自职责范围内的收款工作，如费用收取部门负责收取相关费用，资产处置部门负责资产处置款项的回收等。配合财务部门和销售部门做好收款工作，提供必要的业务信息和协助。三、收款流程1.合同签订销售部门与客户进行商务谈判，达成合作意向后签订销售合同。合同中应明确约定销售商品或服务的内容、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任等条款。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。财务部门对合同中的收款条款进行审核，确保符合公司利益和财务风险控制要求。2.发货通知销售部门根据合同约定安排发货，并及时向客户发送发货通知，告知客户发货时间、预计到货时间等信息。发货通知应同时抄送财务部门，以便财务部门跟踪收款进度，做好相关账务处理准备。3.款项催收财务部门按照合同约定的收款期限，提前向销售部门了解客户付款情况。销售部门应及时反馈客户付款进度，并对逾期未付款的客户进行催收。销售部门在催收过程中，应与客户保持密切沟通，了解客户逾期付款的原因，并根据实际情况采取相应的催收措施。如通过电话、邮件、上门拜访等方式提醒客户按时付款，向客户说明逾期付款的后果和违约责任等。对于逾期时间较长、催款难度较大的客户，销售部门应及时将情况反馈给财务部门，财务部门可根据具体情况采取进一步的催款措施，如暂停供货、发律师函等。4.收款确认客户付款后，销售部门应及时将收款信息通知财务部门。财务部门收到收款信息后，应与销售部门核对款项金额、付款方式、付款时间等信息，确保收款信息准确无误。财务部门根据核对后的收款信息进行账务处理，借记“银行存款”等科目，贷记相应的应收账款或其他应收款科目，并在财务系统中记录收款明细。财务部门定期编制收款报表，与销售部门核对收款数据，确保账账相符、账实相符。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。5.坏账处理对于确实无法收回的款项，销售部门应及时将情况报告给财务部门。财务部门根据相关规定和公司内部审批流程，对坏账进行认定和核销。坏账核销前，财务部门应组织相关人员对坏账情况进行调查核实，取得充分的证据支持坏账的认定。坏账核销后，应建立备查账，继续保留对该笔款项的追索权。公司应定期对坏账情况进行分析总结，评估坏账风险，采取有效措施加强应收账款管理，降低坏账损失。四、收款方式及要求1.银行转账公司原则上要求客户通过银行转账方式支付款项。销售部门在与客户签订销售合同时，应明确告知客户公司的银行账户信息，包括开户银行名称、账号等。客户通过银行转账付款时，应确保付款信息准确无误，包括付款单位名称、账号、开户行等。财务部门收到银行转账款项后，应及时核对收款信息，确保款项到账金额与合同约定金额一致。对于大额款项的银行转账，财务部门应及时与银行进行沟通确认，确保款项安全到账。同时，应要求销售部门跟踪款项到账情况，并及时反馈给客户。2.支票如客户以支票方式支付款项，销售部门应要求客户确保支票内容填写完整、准确，包括出票日期、收款人名称、金额、用途等。财务部门收到支票后，应及时进行审核，检查支票的真实性、有效性和完整性。审核无误后，将支票及时送交银行办理入账手续。在支票入账过程中，如发现支票存在问题，如印鉴不符、密码错误、空头支票等，财务部门应及时与销售部门沟通，由销售部门负责与客户协调解决问题。3.现金收款对于金额较小、符合公司现金收款规定的业务，可采用现金收款方式。现金收款应由专人负责，确保收款过程的安全和准确。现金收款人员在收款时，应开具收款收据，并在收据上加盖公司财务专用章或收款专用章。收款收据应一式三联，分别交客户、财务记账和留存备查。每日营业终了，现金收款人员应及时将收取的现金缴存银行，并将现金缴存单及收款收据记账联一并交财务部门进行账务处理。财务部门应定期对现金收款情况进行核对，确保账实相符。4.电子支付随着电子支付方式的广泛应用，公司鼓励客户采用电子支付方式进行付款，如网上银行支付、第三方支付平台支付等。销售部门在与客户签订销售合同时，应向客户提供公司的电子支付账户信息或第三方支付平台链接。客户通过电子支付方式付款后，销售部门应及时将支付信息通知财务部门。财务部门收到电子支付信息后，应及时核对支付金额、支付时间等信息，并在财务系统中进行相应的账务处理。同时，应关注电子支付平台的资金到账情况，确保款项及时、足额到账。五、收款监控与考核1.收款监控财务部门应建立收款监控机制，定期对公司的收款情况进行统计分析，跟踪收款进度，及时发现和解决收款过程中存在的问题。财务部门应根据销售合同约定的收款期限，将收款任务分解到各月、各周，并对收款进度进行实时监控。对逾期未收款的客户，应及时发出预警信号，提醒销售部门加强催收。销售部门应定期向财务部门汇报客户付款情况，包括已付款客户名单、未付款客户名单、逾期未付款原因及收款措施等。财务部门应根据销售部门汇报的情况，及时调整收款策略，确保公司资金及时收回。2.考核指标为了确保公司收款管理制度的有效执行，提高各部门的收款积极性，公司将建立收款考核机制，对相关部门及人员进行考核。考核指标主要包括以下几个方面：收款率：计算公式为实际收款金额/应收款金额×100%。该指标反映了公司在一定时期内的收款完成情况，是考核收款工作的核心指标。逾期账款回收率：计算公式为逾期账款收回金额/逾期账款余额×100%。该指标主要考核公司对逾期账款的催收效果，反映了公司收款工作的质量和效率。收款及时率：计算公式为按时收款的合同数量/收款合同总数量×100%。该指标主要考核各部门在收款期限内完成收款任务的情况，体现了公司收款工作的及时性。3.考核周期与方式收款考核周期为月度考核和年度考核相结合。月度考核主要考核各部门当月的收款完成情况，年度考核综合考虑各部门全年的收款工作表现。考核方式采用定量考核与定性考核相结合的方式。定量考核主要依据上述考核指标进行计算评分，定性考核主要根据各部门在收款工作中的表现、协作配合情况等进行综合评价。财务部门负责每月对各部门的收款情况进行统计分析，并按照考核指标计算各部门的考核得分。考核结果经公司管理层审核后，在全公司范围内进行通报，并与各部门及人员的绩效奖金、晋升等挂钩。六、风险防范与应对措施1.客户信用评估销售部门在与客户签订销售合同前，应对客户进行信用评估，了解客户的经营状况、财务状况、信用记录等情况。通过查阅客户信用报告、实地考察、与客户以往交易记录分析等方式，评估客户的信用风险。根据客户信用评估结果，合理确定客户的信用额度和信用期限。对于信用状况较差的客户，应采取谨慎的收款策略，如要求客户提供担保、缩短信用期限、增加收款频率等。2.合同管理加强销售合同管理，确保合同条款明确、合法、有效。合同中应详细约定收款方式、收款期限、违约责任等条款，避免因合同条款不明确而导致收款风险。建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪管理。及时掌握合同的履行进度，提醒销售部门按照合同约定履行义务，确保款项按时收回。3.催收风险管理在催收过程中，应注意方式方法，避免因催收不当而引发客户投诉或法律纠纷。催收人员应礼貌、专业地与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，并根据实际情况采取相应的催收措施。对于确实无法收回的款项，应及时按照公司规定进行坏账处理。同时，应建立坏账责任追究制度，对因工作失误或违规操作导致坏账损失的相关人员进行责任追究。4.信息化管理利用信息化手段加强收款管理，建立完善的财务管理系统，实现销售合同管理、收款信息跟踪、账务处理等功能的信息化集成。通过财务管理系统，实时监控收款进度，及时发现和解决收款过程中存在的问题。定期对财务数据进行备份