公司内部收据管理制度

公司内部收据管理制度总则目的为了加强公司内部收据的管理，规范收据的开具、使用、保管及核销流程，确保公司财务收支的真实性、准确性和合法性，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门在经营活动中涉及的各种内部收据的管理。基本原则1.合法性原则：内部收据的使用必须符合国家法律法规及公司财务制度的规定。2.真实性原则：收据所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构或伪造。3.准确性原则：收据内容的填写必须准确无误，包括日期、金额、项目、客户名称等。4.完整性原则：收据的使用、保管、核销等各个环节的记录和手续必须完整。收据的种类及适用范围种类1.收款收据：用于收取公司内部往来款项、押金、保证金等。2.费用报销收据：用于员工报销公司费用时，作为支付凭证。适用范围1.收款收据：各部门向其他部门或个人收取的往来款项，如借款、代垫款项等。收取客户的押金、保证金，如租赁合同押金、项目保证金等。其他经公司批准的收款事项。2.费用报销收据：员工因公务发生的各类费用，如差旅费、办公用品费、业务招待费等，在报销时使用。公司内部的费用分摊、结算等事项。收据的购买与领用购买1.财务部负责统一购买公司所需的内部收据，并选择具有正规资质的印刷厂家。2.购买时，财务部应填写《收据购买申请表》，详细注明所需收据的种类、数量、规格等信息，经财务负责人审核、总经理批准后，方可办理购买手续。3.购买的收据应妥善保管，确保其数量、号码与购买记录一致。领用1.各部门如需领用收据，应指定专人负责，并填写《收据领用申请表》，注明领用部门、领用人、收据种类、数量等信息。2.《收据领用申请表》经部门负责人审核后，交财务部审核、发放。3.财务部根据各部门的申请，发放相应数量的收据，并在《收据领用登记表》上详细记录领用部门、领用人、领用日期、收据号码、数量等信息。4.领用人在领取收据时，应仔细核对收据的号码、数量等信息，如有缺号、错号等问题，应及时向财务部反映。收据的开具开具要求1.收据必须由专人负责开具，开具人员应具备相应的财务知识和技能。2.开具收据时，应使用黑色或蓝色钢笔、签字笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。3.收据内容应填写完整，包括日期、收款单位或个人名称、项目、金额（大写和小写）、收款方式、收款人等信息。4.收据的金额大写应规范填写，不得使用简化字，金额小写应精确到小数点后两位。5.开具收据时，应在收据的相应位置加盖公司财务专用章或发票专用章，盖章应清晰、端正。开具流程1.收款业务发生时，收款人员应及时向付款方开具收据。2.开具收据的人员应按照实际收款金额和项目填写收据内容，并在收据上注明收款日期、收款方式等信息。3.填写完毕后，应将收据的记账联撕下留存，作为记账凭证的附件；将收据的客户联交给付款方，作为收款凭证。4.若一次收款涉及多张收据，应在收据上注明“第X联，共X联”字样，以确保收据的完整性和准确性。作废收据的处理1.开具的收据如因填写错误、客户退票等原因需要作废时，应在收据上加盖“作废”戳记，并注明作废原因。2.作废收据应与存根联一起保存，不得随意丢弃。3.对于已作废的收据，开具人员应在《收据作废登记表》上详细记录作废日期、收据号码、作废原因等信息。收据的使用使用范围内部收据只能用于公司内部规定的经济业务往来，不得对外开具用于收取经营性款项的收据。禁止行为1.严禁将内部收据转让、转借他人使用。2.不得擅自扩大收据的使用范围，不得开具虚假或与实际业务不符的收据。3.严禁利用内部收据进行非法活动，如套取现金、虚列支出等。收据的保管保管责任1.各部门领用的收据，由领用人负责保管。2.收据保管人员应妥善保管收据，确保收据的安全、完整，防止丢失、被盗、毁损等情况发生。保管要求1.收据应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并保持存放环境干燥、通风。2.收据应按照号码顺序妥善保管，不得随意乱放。3.对于已使用完毕的收据存根联，应按照年度、月份分类装订成册，并在封面上注明年度、月份、收据种类、号码范围、起止日期、份数等信息。4.收据存根联的保管期限按照国家法律法规及公司财务制度的规定执行，期满后经财务负责人批准，方可销毁。定期盘点1.财务部应定期对各部门的收据保管情况进行盘点，确保收据的实际数量与账面记录一致。2.盘点时，应填写《收据盘点表》，详细记录盘点日期、部门、收据种类、账面数量、实际数量、差异情况及原因等信息。3.如发现账实不符，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。收据的核销核销期限1.收款收据应在收款业务完成后的[X]个工作日内进行核销。2.费用报销收据应在员工报销手续办理完毕后的[X]个工作日内进行核销。核销流程1.收款收据的核销：收款人员在收款业务完成后，应将收款收据的记账联及时交给财务部。财务部核对收款收据的记账联与相关的收款凭证、合同等资料，确认无误后，在《收据核销登记表》上进行登记核销。核销后的收款收据存根联应按照规定进行保管。2.费用报销收据的核销：员工报销费用时，应将费用报销收据及相关的报销凭证一并提交给财务部。财务部审核人员对报销凭证进行审核，确认无误后，在费用报销收据上加盖“已报销”戳记，并在《收据核销登记表》上进行登记核销。核销后的费用报销收据存根联及报销凭证应按照规定进行保管。未核销收据的处理1.对于超过核销期限未核销的收据，财务部应及时督促相关人员进行核销。2.如因特殊原因无法在规定期限内核销的，应经财务负责人批准，并说明原因。3.对于长期未核销的收据，财务部应进行清查，查明原因，并采取相应的措施进行处理，如追究相关人员的责任、调整账务等。监督与检查监督部门公司财务部负责对内部收据的管理情况进行日常监督检查，审计部门负责定期对内部收据的管理情况进行审计监督。检查内容1.收据的购买、领用、保管、开具、核销等环节是否符合本制度的规定。2.收据的使用是否真实、准确、完整，是否存在违规使用的情况。3.收据存根联的保管是否妥善，是否按照规定进行装订、存放和保管期限管理。4.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。违规处理1.对于违反本制度规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任