公司内部招标现场管理制度

公司内部招标现场管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部招标现场管理，确保招标活动的公平、公正、公开，提高招标效率，保证公司利益最大化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类招标项目的现场管理活动。（三）基本原则1.公平原则：所有参与招标的单位或个人在招标现场均享有平等的权利和机会，不受任何歧视。2.公正原则：招标现场的组织、评审等活动应严格按照既定的程序和标准进行，确保结果公正。3.公开原则：招标信息、评审过程和结果等应向相关人员公开，接受监督。4.诚实信用原则：参与招标各方应诚实守信，不得有欺诈、串通等行为。二、招标现场组织管理（一）招标现场设置1.应选择合适的场地作为招标现场，场地应具备良好的通风、采光条件，能够容纳参与招标的各方人员。2.现场应划分开标区、评标区等不同功能区域，各区域之间应进行有效隔离，确保评标过程的独立性和保密性。3.开标区应设置公告栏，用于张贴招标公告、开标结果等信息。（二）人员职责分工1.招标人代表负责组织招标现场活动，确保招标程序的顺利进行。解答投标人关于招标文件的疑问。监督开标、评标过程，维护现场秩序。2.招标工作人员协助招标人代表进行开标、评标等具体工作。负责现场文件资料的整理、发放和回收。记录开标、评标过程中的相关数据和情况。3.评标委员会成员按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。独立发表评审意见，不受任何外界干扰。对评审结果负责。（三）现场设备及物资准备1.配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，确保能够正常运行，满足开标、评标工作需要。2.准备充足的文件资料，包括招标文件、投标文件、评标标准等。3.提供饮用水、文具等基本物资，为参与招标的人员提供便利。三、招标现场流程管理（一）开标环节1.招标人代表宣布开标会议开始，介绍招标项目基本情况、开标纪律等。2.检查投标文件的密封情况，由投标人或者其推选的代表检查，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。3.按照投标文件送达的先后顺序或者招标文件规定的其他方式，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标保证金等主要内容。4.记录开标过程中的相关信息，并存档备查。（二）评标环节1.评标委员会成员签到，领取评标文件和相关资料。2.评标委员会成员熟悉招标文件和评标标准，对投标文件进行初步评审，审查投标文件是否符合招标文件的实质性要求。3.对通过初步评审的投标文件进行详细评审，按照评标标准进行打分或排序。4.评标委员会成员在评审过程中如有疑问或需要投标人澄清的问题，可要求招标人代表联系投标人进行澄清。5.评标委员会成员独立撰写评审意见，不得相互串通或暗示。6.汇总评审结果，推荐中标候选人或确定中标人。（三）定标环节1.招标人根据评标委员会推荐的中标候选人，按照公司相关规定和程序确定中标人。2.发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并通知未中标人。四、招标现场纪律要求（一）对招标人代表及工作人员的要求1.严格遵守招标现场管理制度，不得擅自更改招标程序和标准。2.不得泄露招标过程中的机密信息，包括投标文件内容、评标情况等。3.不得与投标人进行私下接触，不得接受投标人的贿赂或其他不正当利益。4.公正履行职责，不得偏袒任何一方投标人。（二）对投标人的要求1.投标人应按时参加招标现场活动，迟到者视为自动放弃投标资格。2.遵守现场秩序，不得大声喧哗、扰乱开标、评标进程。3.不得在现场进行任何形式的串标、围标等违法违规行为。4.按照招标文件要求提供真实、完整的投标文件，不得弄虚作假。（三）对评标委员会成员的要求1.评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立评审，不得受外界干扰。2.不得泄露评标过程中的任何信息，包括评审意见、中标候选人情况等。3.不得私下与投标人接触，不得接受投标人的贿赂或其他不正当利益。4.客观、公正地对投标文件进行评审，不得偏袒或歧视任何投标人。五、招标现场监督管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对招标现场活动进行监督，检查招标程序是否合规、评审过程是否公正等。2.公司纪检部门对招标现场的廉洁自律情况进行监督，防止出现违规违纪行为。（二）外部监督1.如有必要，可邀请公司外部的公证机构对招标现场活动进行公证，确保招标过程的合法性和公正性。2.接受公司员工及其他相关方的监督，对发现的问题及时进行调查处理。六、招标现场应急管理（一）应急事件类型1.设备故障，如电脑死机、打印机故障等，影响开标、评标工作正常进行。2.突发人员冲突，导致现场秩序混乱。3.不可抗力事件，如地震、火灾等，危及招标现场人员安全。（二）应急处理措施1.对于设备故障，应立即组织技术人员进行抢修，如无法及时修复，应采取备用设备或人工替代方式确保招标工作继续进行。2.发生人员冲突时，现场工作人员应及时制止，维护现场秩序，并向招标人代表报告，必要时可报警处理。3.遇到不可抗力事件，应迅速组织人员疏散，确保人员安全，并及时向上级领导汇报，根据实际情况决定是否暂停或终止招标活动。（三）事后恢复与总结1.应急事件处理完毕后，应及时恢复招标现场的正常工作秩序，对受影响的工作进行补做或调整。2.对本次应急事件进行总结分析，查找原因，完善应急预案，提高应对突发事件的能力。七、招标现场文件管理（一）文件收集1.开标、评标过程中产生的各类文件资料，包括投标文件、评审记录、中标通知书等，均应及时收集。2.招标人代表和招标工作人员应负责对文件资料进行整理和分类，确保文件的完整性。（二）文件归档1.按照公司档案管理规定，将招标现场文件资料进行归档保存。2.归档文件应包括纸质文件和电子文件，电子文件应进行备份，确保数据安全。（三）文件查阅1.公司内部人员因工作需要查阅招标现场文件资料的，应按照公司档案查阅流程办理相关手续。2.查阅文件时应在指定地点进