公司临时备用金管理制度

公司临时备用金管理制度总则1.目的为规范公司临时备用金的管理，提高资金使用效率，确保资金安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因临时性工作需要申请使用临时备用金的情况。3.定义临时备用金是指公司为满足临时性业务需求，预先拨付给相关部门或个人，用于特定事项的资金。备用金的申请与审批1.申请条件各部门或个人因开展临时性业务活动，确实需要预借资金的，可以申请临时备用金。临时性业务活动应具备明确的任务目标、时间要求和预算安排。2.申请流程申请人填写《临时备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用时间等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况，对申请的必要性、合理性进行审核，并签署意见。经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、资金来源等进行审核，并签署意见。最后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体资金状况和业务需求，做出最终审批决定。3.审批权限备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，公司分管领导审批。备用金申请金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，公司总经理审批。备用金的使用1.使用原则专款专用原则。备用金必须用于申请时注明的用途，不得挪作他用。节约高效原则。在保证业务顺利开展的前提下，尽量节约使用资金，提高资金使用效率。合规合法原则。备用金的使用必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.使用范围差旅费：因业务需要出差产生的交通、住宿、餐饮等费用。业务招待费：因业务往来需要发生的招待客户的费用。零星采购费：因临时性业务需要采购的小额物资、办公用品等费用。其他临时性费用：经公司批准的其他临时性支出。3.使用要求备用金使用过程中，应取得合法有效的票据。票据内容必须真实、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。对于超过[X]元的支出，原则上应通过银行转账方式支付，不得以现金支付。特殊情况需要现金支付的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。备用金使用完毕后，应及时办理报销手续，将剩余资金交回财务部门。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意。备用金的报销与归还1.报销流程备用金使用人应在业务完成后的[X]个工作日内，整理好相关票据，填写《费用报销单》，并附上《临时备用金申请表》。将《费用报销单》提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况，对报销内容的真实性、合理性进行审核，并签署意见。经部门负责人审核通过后，《费用报销单》流转至财务部门。财务部门对报销票据的合法性、合规性、金额准确性等进行审核，并签署意见。最后，《费用报销单》提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司财务制度和审批权限，做出最终审批决定。2.报销期限备用金使用人应在备用金使用完毕后的[X]个工作日内办理报销手续。逾期未报销的，财务部门将从其工资中扣除相应金额，直至报销完毕。3.归还规定备用金使用完毕后，如有剩余资金，应及时交回财务部门。财务部门应开具收款收据，并进行相应的账务处理。如备用金使用金额超过申请金额，应说明原因，并经公司批准后，方可报销。超出部分由使用人自行承担。备用金的管理与监督1.财务部门职责负责备用金的核算与管理，建立备用金台账，记录备用金的申请、使用、报销、归还等情况。定期对备用金的使用情况进行检查和监督，确保备用金专款专用，资金安全。对备用金使用人提交的报销凭证进行审核，对不符合规定的凭证予以退回，并要求其补充或更正。2.审计部门职责定期对备用金的使用情况进行审计，检查备用金的申请、审批、使用、报销等环节是否符合规定。对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。3.监督检查方式财务部门定期对备用金进行盘点，核对备用金余额与台账记录是否一致。审计部门不定期对备用金的使用情况进行抽查，检查备用金的使用是否合规、合理。对于发现的违规使用备用金的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括但不限于责令退还违规使用的资金、警告、罚款等。备用金的清理与核销1.清理期限公司每年年底对备用金进行一次全面清理，核对备用金的使用情况和余额。对于长期未使用或已使用完毕但未及时报销的备用金，应及时进行清理。2.核销条件备用金使用人已办理完毕相关业务，且已按照规定报销完毕，备用金余额为零。备用金使用人因特殊原因不再需要使用备用金，且已将剩余资金交回财务部门。备用金使用人离职或调岗，其名下的备用金已清理完毕。3.核销流程备用金使用人填写《备用金核销申请表》，说明备用金的使用情况和核销原因。将《备用金核销申请表》提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实备用金的使用情况，并签署意见。经部门负责人审核通过后，《备用金核销申请表》流转至财务部门。财务部门对备用金的使用情况和余额进行核对，并签署意见。最后，《备用金核销申请表》提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司财务制度和审批权限，做出最终审批决定。经公司批准核销的备用金，财务部门应进行相应