公司业务电话使用管理制度

公司业务电话使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司业务电话的管理，规范业务电话的使用行为，提高工作效率，确保公司业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.确保业务沟通顺畅原则：业务电话的使用应保证公司内部及与外部客户、合作伙伴之间的沟通及时、准确、有效。2.节约成本原则：在满足业务需求的前提下，合理控制业务电话费用支出，避免不必要的浪费。3.规范使用原则：员工应按照本制度规定规范使用业务电话，不得利用业务电话从事与工作无关的活动。二、业务电话的配备与管理（一）业务电话的配备1.根据工作需要，公司为各部门配备必要的业务电话，包括固定电话和移动电话。2.各部门应指定专人负责业务电话的日常管理，包括电话的保管、维护、故障报修等。（二）业务电话的管理1.行政部门负责业务电话的统一采购、安装、调试及费用结算等工作。2.各部门应建立业务电话使用台账，详细记录每部电话的使用情况，包括电话号码、使用人、使用时间、通话费用等。3.业务电话的使用人应妥善保管电话，不得擅自拆卸、改装或转借他人。如因个人原因造成电话损坏或丢失，应照价赔偿。三、业务电话的使用规范（一）接听规范1.电话铃响三声内必须接听，礼貌问候：“您好，[公司名称]”。2.认真倾听对方讲话，不得随意打断，如有必要记录重要信息。3.对于咨询类问题，应耐心解答；对于投诉类问题，应诚恳道歉，并及时记录相关信息，告知对方会尽快处理并回复。4.如需转接他人，应先询问对方是否愿意等待，并告知等待时间，然后迅速转接。转接后应向被转接人说明来电情况。5.通话结束时，应礼貌道别，待对方挂断电话后再轻轻放下听筒。（二）拨打规范1.拨打业务电话前，应明确通话目的，整理好思路，准备好相关资料。2.准确拨号，避免拨错号码。如遇占线，应耐心等待，或稍后再拨。3.接通电话后，先确认对方身份，礼貌问候，然后说明来电事由。4.通话过程中，语言表达应清晰、简洁、准确，避免使用模糊、歧义或不文明的语言。5.如需与多人通话，可使用电话会议功能，但应提前通知相关人员，并确保会议秩序。6.通话结束后，应礼貌道别，并感谢对方接听电话。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，需要立即拨打业务电话，应在第一时间向对方说明情况的紧急性，并请求对方优先处理。2.如因网络故障、设备故障等原因导致业务电话无法正常使用，应及时向行政部门报告，并采取其他替代方式进行沟通，如使用即时通讯工具、电子邮件等。3.如接到骚扰电话或恶意电话，应保持冷静，不要与之纠缠，及时挂断电话，并向行政部门报告。四、业务电话费用管理（一）费用标准1.公司根据业务电话的使用情况，制定相应的费用标准，包括固定电话月租费、通话费、长途费、漫游费等，以及移动电话套餐费用、超出套餐部分的费用等。2.费用标准如有调整，行政部门应及时通知各部门。（二）费用报销1.员工因工作需要使用业务电话产生的费用，按照公司的费用报销制度进行报销。2.员工应在每月[具体日期]前将上月的业务电话费用报销凭证提交给财务部门，经审核无误后予以报销。3.报销凭证应包括发票、通话记录清单等，发票内容应与实际使用情况相符。（三）费用控制1.各部门应加强对业务电话费用的控制，合理安排通话时间，避免不必要的长途通话和漫游通话。2.行政部门应定期对业务电话费用进行统计分析，如发现费用异常情况，应及时与相关部门沟通，查找原因并采取措施加以控制。3.对于因个人原因导致业务电话费用过高的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。五、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对业务电话的使用情况进行定期或不定期的监督检查，检查内容包括接听规范、拨打规范、费用管理等方面。2.监督检查可通过现场检查、电话抽查、查看通话记录清单等方式进行。（二）考核办法1.将业务电话的使用情况纳入员工绩效考核体系，作为员工绩效评估的重要依据之一。2.对于违反本制度规定的员工，将视情节轻重给予相应的扣分处理，具体扣分标准如下：未在电话铃响三声内接听，每次扣[X]分；接听电话时语言不文明，每次扣[X]分；拨打业务电话时未明确事由，导致沟通不畅，每次扣[X]分；因个人原因导致业务电话损坏或丢失，每次扣[X]分；未按照规定报销业务电话费用，每次扣[X]分；利用业务电话从事与工作无关的活动，每次扣[X]分。3.累计扣分达到[具体分值]分及以上的员工，将给予警告处分；累计扣分达到[较高分值]分及以上的员工，将给予记过处分；累计扣分达到[高分值]分及以上的