信息外部传递管理制度

信息外部传递管理制度一、总则（一）目的为规范公司信息外部传递行为，确保公司信息安全、准确、及时地传达给外部相关方，维护公司的良好形象和利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门与外部机构、个人之间进行信息传递的活动，包括但不限于文件、资料、报告、邮件、电话、会议、宣传资料等形式的信息传递。（三）原则1.合法性原则：信息传递应符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保传递的信息真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息。3.及时性原则：根据信息的重要性和紧急程度，及时进行传递，不得延误。4.保密性原则：严格遵守公司保密制度，保护公司商业秘密和敏感信息，防止信息泄露。5.适度性原则：根据信息传递的目的和对象，合理控制信息的传递范围和方式，避免过度传播或不必要的信息扩散。二、信息分类与分级（一）信息分类1.公司战略与决策信息：包括公司发展战略、年度经营计划、重大决策等。2.业务运营信息：涉及公司日常业务活动的信息，如销售数据、生产进度、采购情况等。3.财务信息：如财务报表、预算执行情况、资金状况等。4.人力资源信息：员工招聘、培训、绩效、薪酬等方面的信息。5.技术研发信息：公司的技术创新成果、研发项目进展等。6.市场与客户信息：市场调研数据、客户需求、竞争对手信息等。7.行政管理信息：公司内部管理规定、行政事务处理情况等。8.其他信息：不属于上述分类的其他各类信息。（二）信息分级根据信息的敏感程度和影响范围，将信息分为以下三级：1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、关键技术等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：重要的业务信息、财务数据、人力资源敏感信息等，泄露可能对公司产生较大影响。3.秘密级：一般性的业务信息、行政管理信息等，泄露可能对公司造成一定的不利影响。三、信息传递流程（一）信息发起1.各部门或个人根据工作需要，确定需要向外部传递的信息内容。2.填写《信息外部传递申请表》，详细说明信息的类别、级别、传递对象、传递目的、预计传递时间等信息。3.将申请表提交至部门负责人审核。（二）审核审批1.部门负责人对信息的准确性、必要性、合规性进行审核，确保信息符合公司利益和相关制度要求。2.对于涉及绝密级和机密级信息的传递，需经公司高层领导审批。3.审核审批通过后，申请表返回信息发起部门或个人。（三）信息准备1.根据审核通过的信息内容，进行整理、编辑、校对等工作，确保信息质量。2.对于需要保密的信息，采取相应的加密、标识等保密措施。（四）信息传递1.根据信息的性质和传递对象，选择合适的传递方式，如邮件、快递、专人送达、会议、电话等。2.在传递信息时，明确告知接收方信息的保密要求和注意事项。3.对于重要信息的传递，可要求接收方签收确认，并留存相关凭证。（五）信息跟踪与反馈1.信息发出后，及时跟踪信息的接收情况，确保接收方已成功获取信息。2.对于接收方提出的疑问或反馈，及时进行解答和处理，并记录相关情况。（六）信息存档1.信息传递完成后，将相关的申请表、信息内容、传递凭证等资料进行整理归档，以便日后查阅和追溯。2.按照公司档案管理制度的要求，对信息档案进行妥善保管，确保信息的完整性和安全性。四、信息传递方式及要求（一）邮件1.选择安全可靠的邮件系统进行信息传递，确保邮件内容不被泄露或篡改。2.在邮件主题中明确标注信息的类别和级别，如“[机密级]关于XX项目的汇报”。3.邮件正文应简洁明了，逻辑清晰，避免使用模糊或歧义性的语言。4.对于包含附件的邮件，应对附件进行加密或设置访问密码，并在邮件正文中注明。5.发送重要邮件前，仔细核对收件人地址，避免误发。（二）快递1.选择信誉良好的快递公司进行文件资料的传递，确保快递过程中的安全和及时送达。2.在快递单上准确填写收件人信息、寄件人信息、文件名称、数量等内容。3.对于机密级以上信息，可选择保价服务，并要求快递公司提供签收凭证。4.跟踪快递物流信息，及时了解文件的送达情况。（三）专人送达1.对于重要且紧急的信息，可安排专人进行送达。2.专人应具备良好的保密意识和责任心，确保信息在传递过程中的安全。3.送达后，要求接收方在送达记录上签字确认。（四）会议1.组织外部会议时，提前确定会议主题、议程、参会人员等信息，并向参会人员发送会议通知。2.在会议中，注意控制信息的传递范围和方式，避免无关人员获取敏感信息。3.会议结束后，及时整理会议纪要，并按照规定进行分发和存档。（五）电话1.通过电话传递信息时，应确保通话环境安全，避免信息泄露。2.准确清晰地传达信息内容，避免口头表述不清或产生歧义。3.对于重要信息，可在通话结束后通过邮件等方式进行再次确认和记录。五、信息保密管理（一）保密协议1.与外部合作伙伴、供应商、客户等签订保密协议，明确双方在信息保密方面的权利和义务。2.保密协议应涵盖公司信息的范围、保密期限、违约责任等内容。（二）人员培训1.对涉及信息外部传递的员工进行保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.培训内容包括公司保密制度、信息分级分类、信息传递流程及要求、保密措施等。（三）监督检查1.定期对公司信息外部传递情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对于违反信息保密规定的行为，按照公司相关制度进行严肃处理。六、信息安全管理（一）网络安全1.加强公司网络安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对网络系统进行漏洞扫描和修复，确保网络安全稳定运行。（二）数据备份1.定期对重要信息进行备份，备份数据应存储在安全可靠的位置，如异地数据中心。2.制定数据恢复计划，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）应急处理1.制定信息安全应急预案，明确在信息泄露、网络攻击等突发事件发生时的应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自对外传递公司信息。2.传递虚假或误导性信息。3.违反保密规定，导致公司信息泄露。4.未按照规定的流程和方式进行信息传递。5.其他违反本制度的行为。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，给予警告，并要求立即整改。2.对于一般违规行为，视情节轻重给予相应的