信息企业发票管理制度

信息企业发票管理制度总则1.目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与公司经营活动相关的发票管理工作。3.基本原则发票管理应遵循依法依规、准确及时、安全有序的原则。确保发票的开具、取得符合国家税收法律法规要求，真实反映公司经济业务，妥善保管发票，防止发票遗失、损毁等情况发生。发票的开具1.开具要求公司销售商品、提供服务以及从事其他经营活动对外发生经营业务收取款项，应向付款方开具发票。开具发票时，应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。发票内容应如实填写，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，确保与实际交易相符。不得开具与实际经营业务情况不符的发票，不得虚开发票。2.开具流程业务部门在发生经营业务并确认收款后，应及时填写《发票开具申请表》，详细注明客户信息、业务内容、金额等相关信息，并提交给财务部门。财务部门收到《发票开具申请表》后，应认真审核申请内容，核对业务的真实性、金额的准确性以及客户信息的完整性。审核无误后，安排专人负责开具发票。发票开具人员应按照规定的格式和要求，通过公司的开票系统或税务机关认可的开票软件开具发票。开具完成后，在发票联和抵扣联加盖发票专用章，并将发票联交付给客户。财务部门应建立发票开具台账，详细记录发票开具日期、发票号码、客户名称、金额、税额等信息，以便于查询和核对。发票的取得1.取得要求公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应向收款方取得发票。取得发票时，应确保发票内容真实、完整，发票联次齐全，加盖发票专用章。不得取得不符合规定的发票，如发票开具内容与实际交易不符、未加盖发票专用章、发票联次缺失等。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。2.取得流程业务部门在发生采购业务或接受服务后，应及时向收款方索取发票。取得发票后，应在发票上注明业务内容、金额、日期等信息，并在发票背面签字确认。业务部门将取得的发票连同相关业务资料一并提交给财务部门。财务部门应认真审核发票的真实性、合法性、完整性，核对发票内容与业务资料是否相符。对于审核通过的发票，财务部门按照公司财务报销制度进行账务处理。对于审核发现的问题发票，应及时与业务部门沟通，要求收款方重新开具符合规定的发票。发票的保管1.保管责任公司财务部门负责发票的统一保管工作。应指定专人负责发票的保管，确保发票的安全存放，防止发票遗失、损毁、被盗等情况发生。2.保管方式发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。电子发票应定期进行备份，存储在安全的电子存储设备中，并做好数据加密和访问控制，防止数据丢失或泄露。3.保管期限发票的保管期限按照国家税收法律法规的规定执行。一般情况下，发票存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。发票的使用1.使用范围公司发票仅限于在公司经营活动中按照规定开具和取得，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。2.使用限制任何部门和个人不得私自拆本使用发票，不得撕毁发票联次。不得虚构经营业务活动，虚开发票套取资金或谋取其他不正当利益。不得利用发票进行偷税、漏税、骗税等违法犯罪活动。发票的检查与监督1.内部检查财务部门应定期对公司发票的开具、取得、保管及使用情况进行自查，检查内容包括发票的开具是否规范、取得的发票是否合法有效、发票的保管是否安全等。自查结束后，应形成自查报告，对发现的问题及时进行整改，并将整改情况记录在案。2.外部监督接受税务机关等相关部门的监督检查，积极配合税务机关开展发票检查工作，如实提供发票开具、取得、保管及使用等方面的资料和情况。对于税务机关等部门提出的问题和整改要求，应及时落实整改措施，确保公司发票管理工作符合法律法规要求。违规处理1.责任界定对于违反本制度规定的行为，将根据情节轻重，追究相关部门和人员的责任。如因业务部门原因导致发票开具、取得不规范，由业务部门负责整改并承担相应责任；因财务部门审核把关不严导致问题发票入账，由财务部门负责整改并承担相应责任。2.处理措施对于初次违反发票管理制度且情节较轻的行为，给予警告处分，并要求相关责任人立即整改。对于多次违反发票管理制度或情节严重的行为，除给予警告处分外，还将视情况给予罚款、降职、辞退等处理措施。