俄家公司印章管理制度

俄家公司印章管理制度一、总则（一）目的为加强俄家公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于俄家公司总部及所属各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用。3.规范性原则：严格规范印章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等流程。4.责任性原则：明确印章管理各环节的责任主体，对违规行为追究相应责任。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合申请要求，印章是否清晰、完整，有无损坏等。验收合格后，填写《印章验收单》，由行政部门、需求部门、使用部门共同签字确认。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、启用范围等信息，并附印章印模。经公司分管领导审批后，在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。2.公示无异议后，由行政部门负责将印章正式启用，并登记《印章使用登记簿》。登记内容包括印章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息。3.印章启用后，原相关印章同时废止。行政部门应及时将废止印章进行封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。三、印章的保管（一）保管责任1.公司各类印章实行专人保管制度。公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章由行政部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。保管人应严格遵守印章管理制度，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得擅自将印章带出公司办公区域。如因工作需要带出公司，必须经公司分管领导批准，并办理相关借用手续，借用期间印章必须由保管人全程陪同，确保印章安全。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即向行政部门报告，并采取相应的补救措施。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前[X]个工作日填写《印章交接申请表》，报行政部门审核。2.行政部门审核通过后，组织印章交接工作。交接双方应在行政部门人员的监督下，对印章的名称、数量、完好情况等进行逐一核对，并填写《印章交接清单》，由交接双方及监交人签字确认。3.印章交接完成后，原保管人应将印章的使用情况、保管记录等相关资料移交给新保管人。新保管人应按照印章管理制度的要求，重新建立印章保管档案。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等；代表公司签署的各类法律文件；公司内部重要文件的发布等。2.合同专用章：用于公司签订的各类合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的相关文件签署、财务票据背书等。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等的盖章确认。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。涉及合同签订、重大事项决策等重要文件用印的，还需经公司分管领导或法定代表人审批。2.审核行政部门对用印申请进行审核，重点审核用印事项是否符合公司规定、用印文件内容是否真实合法、审批手续是否齐全等。对于不符合规定的用印申请，行政部门应及时退回申请人，并说明理由。3.用印审核通过后，印章保管人按照《印章使用申请表》上的内容进行用印。用印时应确保印章清晰、端正，用印位置准确无误。用印完成后，在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。4.盖章登记用印申请人在《印章使用登记簿》上签字确认用印情况。行政部门定期对《印章使用登记簿》进行整理归档，作为印章使用管理的重要依据。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如突发事件处理、合同签订等），无法按照正常流程进行审批的，申请人可通过电话、邮件等方式向公司分管领导或法定代表人报告，经同意后先进行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.异地用印时，申请人应提前与行政部门沟通协调，由行政部门通过邮寄、专人送达等方式将印章及相关审批文件送达用印地点。用印完成后，用印人应及时将用印文件及盖章后的审批文件寄回公司行政部门存档。五、印章的停用与废止（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因，原印章不再适用。2.印章损坏、遗失，无法正常使用。3.因工作需要，印章使用范围、用途发生重大调整，原印章已不再满足使用要求。（二）停用流程1.行政部门根据印章停用情形，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门负责在公司内部发布印章停用通知，告知各部门及相关人员停止使用该印章。3.印章保管人在接到停用通知后，应立即将印章封存，并交回行政部门。行政部门对封存的印章进行妥善保管。（三）废止处理1.对于已停用的印章，行政部门应定期进行清理，确认不再使用后，填写《印章废止申请表》，报公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门会同相关部门对废止印章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.对于重要印章的废止，应采取多种方式进行销毁，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁后的印章应留存销毁记录复印件，作为档案资料长期保存。六、印章管理的监督与检查（一）监督检查职责1.公司行政部门负责对印章管理情况进行定期监督检查，确保印章管理制度的有效执行。2.审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计，重点检查印章使用的合规性、审批流程的完整性等。3.各部门负责人负责对本部门印章使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正，并向行政部门报告。（二）监督检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人是否严格遵守保管规定，印章交接是否规范等。2.印章使用情况：检查用印申请审批手续是否齐全，用印文件内容是否真实合法，用印记录是否完整准确等。3.印章管理制度执行情况：检查各部门是否按照印章管理制度的要求进行印章管理，有无违规使用印章的行为。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成