佛山银行公章管理制度

佛山银行公章管理制度总则目的为加强佛山银行公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护佛山银行的利益和形象，特制定本制度。适用范围本制度适用于佛山银行总行及各分支机构，以及所有以佛山银行名义对外开展业务、签订合同、发布文件等涉及公章使用的活动。定义本制度所称公章，是指佛山银行依法刻制的，代表佛山银行行使职权，具有法律效力的各类印章，包括但不限于行章、合同专用章、业务专用章、财务专用章等。公章的刻制与启用公章的刻制1.申请：因工作需要刻制公章的部门或机构，应填写《佛山银行公章刻制申请表》，详细说明公章名称、用途、规格、材质等信息，并经本部门或机构负责人审核签字后，报总行办公室审批。2.审批：总行办公室收到申请后，应根据实际情况进行审核，必要时征求相关部门意见。审核通过后，报行领导审批。经行领导批准后，由总行办公室统一安排刻制。3.刻制：总行办公室应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行公章刻制。刻制过程中，应严格监督印章制作单位按照规定的规格、材质、样式进行制作，确保公章质量。4.备案：公章刻制完成后，总行办公室应及时将新刻制的公章印模报送公安机关备案，并留存一份印模存档。同时，将公章启用时间、保管人等信息记录在《佛山银行公章使用登记簿》上。公章的启用1.启用通知：公章刻制完成并备案后，总行办公室应及时发布《佛山银行公章启用通知》，明确新公章的名称、启用时间、使用范围、保管人等信息，并要求各部门和分支机构做好相关交接工作。2.交接手续：各部门和分支机构在收到公章启用通知后，应安排专人与总行办公室办理公章交接手续。交接时，双方应仔细核对公章的数量、规格、材质、样式等信息，并在《佛山银行公章交接清单》上签字确认。交接清单应一式两份，双方各执一份存档。3.启用仪式：对于重要的公章启用，可根据实际情况举行启用仪式，邀请行领导、相关部门负责人、员工代表等参加。启用仪式应简洁庄重，体现公章启用的严肃性和重要性。公章的保管保管原则1.专人专管：公章应指定专人负责保管，保管人应具备较强的责任心和保密意识，熟悉公章使用流程和规定。2.安全保密：公章保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。公章存放地点应配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等。3.分开保管：不同类型的公章应由不同的保管人分别保管，不得由同一人保管两枚及以上的公章。如因工作需要，确需由同一人保管两枚及以上公章的，应经总行办公室批准，并采取相应的安全措施。保管人职责1.负责保管：公章保管人应妥善保管公章，确保公章随时处于可使用状态。不得擅自将公章转借他人使用，不得在未履行审批手续的情况下携带公章外出。2.登记使用：公章保管人应建立《佛山银行公章使用登记簿》，详细记录公章使用的日期、事由、申请人、批准人、用印份数等信息。每次使用公章后，应及时在登记簿上登记，并要求使用人签字确认。3.定期检查：公章保管人应定期对公章进行检查，确保公章的外观、质地、印文等无异常情况。如发现公章有损坏、磨损或其他问题，应及时报告总行办公室，并按规定进行处理。4.交接手续：公章保管人因工作调动、离职等原因不再保管公章时，应及时办理公章交接手续。交接时，应将公章及相关资料、登记簿等一并移交给新的保管人，并在《佛山银行公章交接清单》上签字确认。交接清单应一式两份，双方各执一份存档。保管地点1.总行办公室：总行办公室负责保管总行公章及重要的业务专用章。保管地点应设在总行办公室的机要档案室或其他安全保密的场所。2.分支机构：各分支机构负责保管本机构公章及业务专用章。保管地点应设在分支机构的办公室或其他安全保密的场所。公章的使用使用流程1.申请：因工作需要使用公章的部门或机构，应填写《佛山银行公章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、文号、份数、用印日期等信息，并经本部门或机构负责人审核签字后，报相关领导审批。2.审批：审批权限根据用印事项的重要程度和金额大小确定，一般用印事项由部门负责人或分支机构负责人审批；重要合同、重大事项等用印事项需经行领导审批。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项真实、合法、合规。3.登记：公章保管人收到经审批的用印申请表后，应及时在《佛山银行公章使用登记簿》上登记，并按照规定的格式和内容填写相关信息。4.用印：公章保管人在用印前，应认真核对用印申请表、文件内容、审批签字等信息，确保无误后，方可在文件上加盖公章。用印时应使用专用的印章垫，保证盖印清晰、端正，不得模糊不清或重印。5.盖章后处理：用印完毕后，公章保管人应将用印申请表、文件等整理归档，并将盖章后的文件返还给申请人。同时，在《佛山银行公章使用登记簿》上注明用印完成时间。使用范围1.对外文件：以佛山银行名义发布的各类公文、函件、通知、通告等。2.合同协议：与外部单位签订的各类合同、协议、合作意向书等。3.证明材料：用于证明佛山银行身份、资质、业务等情况的各类证明文件，如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等。4.财务票据：在办理财务收支业务时，需要加盖财务专用章的各类票据，如支票、汇票、本票、发票等。5.其他事项：经总行办公室批准的其他需要使用公章的事项。禁止使用情况1.空白纸张：严禁在空白纸张上加盖公章。如因特殊情况确需在空白纸张上加盖公章的，应经总行办公室批准，并严格控制用印数量和范围。2.与佛山银行无关的事项：不得将公章用于与佛山银行无关的任何事项。3.未经审批的事项：严禁未经审批擅自使用公章。如发现未经审批使用公章的情况，应立即追究相关人员的责任。公章的停用与销毁停用1.原因：公章因磨损、损坏、机构变更、名称变更等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.申请：公章保管人应填写《佛山银行公章停用申请表》，详细说明公章停用的原因，并经本部门或机构负责人审核签字后，报总行办公室审批。3.审批：总行办公室收到申请后，应根据实际情况进行审核，必要时征求相关部门意见。审核通过后，报行领导审批。经行领导批准后，总行办公室应发布公章停用通知，并要求各部门和分支机构做好相关清理工作。4.封存：公章停用后，公章保管人应将公章及时封存，并妥善保管。封存后的公章应存放于保险柜或其他安全保密的场所。销毁1.申请：对于已经停用且不再具有使用价值的公章，公章保管人应填写《佛山银行公章销毁申请表》，详细说明公章销毁的原因、数量、规格等信息，并经本部门或机构负责人审核签字后，报总行办公室审批。2.审批：总行办公室收到申请后，应组织相关部门对拟销毁的公章进行鉴定，确认其确实不再具有使用价值后，报行领导审批。经行领导批准后，由总行办公室负责组织公章销毁工作。3.销毁方式：公章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化、焚烧等，确保公章无法恢复使用。销毁过程应进行全程录像，并由总行办公室指定专人负责监督。4.销毁记录：公章销毁完成后，总行办公室应填写《佛山银行公章销毁记录》，详细记录公章销毁的时间、地点、方式、数量等信息，并由销毁人、监督人签字确认。销毁记录应一式两份，一份存档，一份报总行办公室备案。监督与检查内部监督1.总行办公室：总行办公室负责对全行公章的管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章管理制度的贯彻执行。检查内容包括公章的保管、使用、登记、停用、销毁等环节。2.审计部门：审计部门负责对公章管理情况进行专项审计，重点检查公章使用的合规性、合理性和效益性，发现问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。外部监督1.公安机关：积极配合公安机关对公章的管理工作进行监督检查，按照公安机关的要求提供相关资料和信息，确保公章刻制、使用、保管等环节符合法律法规的规定。2.监管部门：遵守监管部门对公章管理的相关规定，接受监管部门的监督检查，及时整改存在的问题，确保佛山银行公章管理工作规范有序。责任追究违规责任1.对于违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管公章的单位或个人，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因公章保管不善，导致公章被盗、遗失或损坏的，应追究保管人的责任，并视情节轻重给予相应的处分；由此给佛山银行造成经济损失的，保管人应承担相应的赔偿责任。3.因公章使用不当，给佛山银行造成经济损失或其他不良影响的，应追究使用人的责任，并视情节轻重给予相应的处分；由此给佛山银行造成经济损失的，使用人应承担相应的赔偿责任。赔偿责任1.因公章被盗、遗失或损坏，给佛山银行造成经济损失的，保管人应按照损失金额的一定比例承担赔偿责任。具体赔偿比例由总行根据实际情况确定。