大学宿舍档案管理制度​

大学宿舍档案管理制度​

大学宿舍档案管理制度一、总则1.目的：为加强大学宿舍管理工作的规范化、科学化，全面记录宿舍管理相关信息，更好地服务学生，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于学校所有学生宿舍区域及相关管理活动形成的档案管理。3.管理原则：遵循真实性、完整性、保密性、实用性原则，确保档案资料真实反映宿舍管理情况，便于查阅和利用。二、档案管理职责分工1.宿舍管理部门-负责统筹规划、组织协调宿舍档案管理工作。-制定和完善宿舍档案管理的规章制度，并监督执行。-负责收集、整理、保管和提供利用宿舍管理过程中产生的各类档案资料。2.各学院-配合宿舍管理部门开展档案管理工作，负责提供本学院学生宿舍相关信息。-协助整理本学院学生在宿舍中的表现等相关档案资料，并定期报送宿舍管理部门。3.宿管员-负责及时记录和收集所管辖宿舍区域内的日常管理信息，如学生入住、退宿情况，宿舍卫生检查结果，设施设备维修记录等，并定期上报宿舍管理部门。三、档案收集范围1.学生基本信息档案-学生入住登记表，包含学生姓名、性别、年级、专业、宿舍号、联系方式等信息。-学生宿舍调整记录，记录学生宿舍变更的时间、原因等情况。2.宿舍卫生与安全档案-定期卫生检查记录，包括检查日期、宿舍号、卫生评分、存在问题等内容。-违规用电、违规使用电器等安全检查记录，记录违规事件发生时间、宿舍号、违规情况描述、处理结果等。-宿舍设施设备安全检查记录，涵盖检查时间、宿舍号、设施设备名称、检查结果、维修情况等信息。3.宿舍文化建设档案-宿舍文化活动策划方案、活动照片、活动总结等资料。-文明宿舍评选资料，包括评选标准、评选过程记录、获奖宿舍名单等。4.宿舍管理工作档案-宿舍管理工作计划、总结，包含学期、年度工作计划与执行情况总结。-宿舍管理会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容和决议等。-宿舍管理员工作记录，如值班记录、巡查记录等。四、档案整理要求1.分类整理：按照档案收集范围进行分类，设立学生基本信息类、卫生与安全类、文化建设类、管理工作类等类别。每个类别下再根据具体内容细分小项，如学生基本信息类可分为入住登记、宿舍调整等小项。2.编号装订：对整理好的档案资料进行编号，编号应遵循一定规律，便于查找。将纸张规格统一的档案资料按编号顺序进行装订，对于纸张规格不一致的资料，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。3.编制目录：为每类档案编制详细的目录，目录应包含档案名称、编号、日期、保管期限等信息。目录应置于档案册首页，方便查阅。五、档案保管1.保管设施：设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案存放环境安全、适宜。2.保管期限-学生基本信息档案、宿舍管理工作档案中涉及重要决策、长期管理规划等资料长期保管。-宿舍卫生与安全档案、宿舍文化建设档案等保管期限为3-5年，根据实际情况可适当调整。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，每季度至少进行一次全面检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，发现问题及时处理并记录。六、档案查阅与利用1.查阅申请：校内各部门因工作需要查阅宿舍档案，需填写《宿舍档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、查阅时间等信息，经部门负责人签字后，提交宿舍管理部门审批。2.审批流程：宿舍管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核，对于符合规定的申请，予以批准；对于涉及学生个人隐私等特殊情况的申请，需经学校相关领导审批后方可查阅。3.查阅要求：查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、圈划、抽取、撕毁档案。如需复印档案资料，应另行申请，经批准后方可复印，复印资料应按规定用途使用，不得擅自传播。七、档案销毁1.销毁鉴定：档案保管期限届满后，宿舍管理部门应组织相关人员对档案进行鉴定，确定是否仍有保存价值。对确无保存价值的档案，填写《宿舍档案销毁鉴定表》，详细记录档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.销毁审批：《宿舍档案销毁鉴定表》经宿舍管理部门负责人审核后，报学校主管领导审批。3.销毁执行：经批准销毁的档案，应采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在《宿舍档案销毁执行记录》上签字确认。八、保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及学生个人隐私、学校管理机密等信息，应予以严格保密。2.档案查阅过程中，查阅人员不得向无关人员透露档案内容。违反保密规定的，将按照学校相关规定追究责任。九、培训与监督1.培训：宿舍管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其档案管理专业技能和综合素质。同时，对宿管员等相关人员进行档案收集、整理等基础