大学行政印章使用登记制度​

大学行政印章使用登记制度​

一、目的为了规范大学行政印章的使用与管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护学校的正常管理秩序和权益，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于大学内各部门、各学院、各直属单位对行政印章的使用与登记管理。三、印章管理职责分工1.学校办公室-负责学校行政印章（包括学校公章、校长印章等）的统一管理和监督使用。-制定印章使用流程和规范，并对各部门印章使用情况进行定期检查和指导。-负责保管学校行政印章使用的相关文件和记录。2.各部门、学院及直属单位-负责本部门行政印章的日常管理，指定专人担任印章管理员，负责印章的保管、使用和登记工作。-严格按照学校规定和本部门工作需要，规范使用印章，并及时做好使用登记。四、印章的启用与废止1.启用-新印章刻制完成后，需由学校办公室统一组织启用仪式，并发布启用通知。通知应明确印章的名称、规格、启用时间等信息。-印章启用前，学校办公室应留存印模，并做好相关备案工作。2.废止-因机构变更、名称更改等原因导致印章不再使用时，使用部门应及时将印章交回学校办公室。-学校办公室对废止印章进行登记，并按照规定进行封存或销毁处理。销毁印章时，应做好记录，记录内容包括印章名称、销毁时间、销毁方式等，并有专人监销。五、印章使用原则1.合法性原则印章的使用必须符合国家法律法规、学校规章制度以及相关文件要求，不得违规使用印章。2.严肃性原则印章代表学校或部门的正式授权，使用时应严肃认真，确保用印事项真实、准确、有效。3.审批原则印章使用必须经过规定的审批流程，未经审批不得擅自用印。六、印章使用审批流程1.常规文件用印-一般性公文、函件等常规文件需使用学校行政印章的，由文件起草部门负责人审核签字后，报学校办公室主任审批，经批准后方可用印。-各部门内部文件使用本部门行政印章的，由部门负责人审批。2.重要合同、协议用印-涉及学校重大利益的合同、协议等文件需使用学校行政印章的，由承办部门负责提供合同草案，并经学校法律顾问审核、相关职能部门会签、分管校领导审批后，报校长或校长授权的校领导批准，方可到学校办公室用印。-合同、协议用印前，承办部门应确保合同条款完整、准确，涉及的权利义务明确，避免潜在风险。3.特殊情况用印-如遇紧急情况或特殊事项需使用印章，而相关审批人员无法及时签字审批的，使用部门应通过电话、短信等方式向审批人员报告，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。七、印章使用登记要求1.登记内容-每次使用印章时，印章管理员都必须认真填写《行政印章使用登记表》，登记内容应包括用印日期、用印部门、用印事项、文件名称及文号、批准人、用印人、印章名称等信息。-对于合同、协议等重要文件，还应登记合同编号、对方单位名称、合同金额等关键信息。2.登记方式-印章使用登记可采用纸质登记和电子登记相结合的方式。纸质登记表应妥善保管，以备查阅；电子登记表应定期备份，确保数据安全。-印章管理员应在每次用印后及时进行登记，确保登记信息的准确性和完整性。八、印章使用的监督与检查1.定期检查学校办公室应定期对各部门行政印章的使用和登记情况进行检查，检查周期为每学期至少一次。检查内容包括印章保管是否安全、使用是否符合规定、登记是否规范等。2.不定期抽查学校办公室可根据工作需要，对各部门印章使用情况进行不定期抽查。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门限期整改。3.责任追究对违反本制度规定，擅自使用印章或因管理不善导致印章丢失、损坏、被盗用等情况，学校将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、纪律处分；造成经济损失或不良影响的