职业技术学院招生档案管理工作细则​

职业技术学院招生档案管理工作细则​

一、总则1.为加强我校招生档案管理，确保招生档案的完整性、准确性和安全性，有效服务于学校招生工作及其他相关工作，依据国家有关档案管理法律法规和教育招生政策，结合我校实际情况，制定本工作细则。2.招生档案是学校在招生工作过程中形成的，反映招生工作全过程及考生情况的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是学校档案的重要组成部分。3.招生档案管理工作遵循集中统一管理、分类整理、规范操作、便于利用的原则。二、管理职责1.学校招生部门职责-负责招生档案的收集、整理、初步审核和移交工作。在招生工作各环节，及时收集各类招生文件、考生材料等，按照规定分类整理，确保材料齐全、内容准确，并进行初步审核。在招生工作结束后，按照规定时间将整理好的档案移交学校档案管理部门。-负责建立招生档案临时保管库，配备必要的保管设备，保证档案存放安全。在档案未移交前，做好临时保管期间的档案保护工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。-负责提供招生档案利用的相关服务，配合学校其他部门及有关单位对招生档案的查阅需求，做好登记和审批工作。2.学校档案管理部门职责-负责对招生档案管理工作进行业务指导和监督检查。制定招生档案管理的具体规范和流程，对招生部门的档案收集、整理等工作进行指导，定期检查工作进展和质量，确保档案管理工作符合要求。-负责接收招生部门移交的招生档案，进行再次审核、分类、编号、编目等工作，按照学校档案管理的整体规划，将招生档案纳入学校综合档案管理体系，进行统一保管。-负责招生档案的信息化建设，将招生档案信息录入档案管理系统，建立电子档案数据库，方便档案的查询、统计和利用。-按照档案保管期限规定，定期对招生档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。三、档案收集范围1.招生政策与计划类-上级教育主管部门下达的有关招生工作的政策文件、通知、规定等。-学校制定的招生章程、招生计划、招生简章等文件材料。-招生计划调整的相关文件、申请及批复等。2.考生报名与录取材料类-考生报名登记表、体检表、诚信考试承诺书等报名阶段形成的材料。-考生的高考（或其他入学考试）成绩、录取通知书存根等录取相关材料。-特殊类型招生（如单招、特长生等）考生的报名及录取的特殊材料，包括资格审查材料、专业测试成绩等。3.招生宣传与咨询类-学校开展招生宣传活动的策划方案、宣传资料（海报、宣传单页、宣传片等）。-招生咨询过程中的记录、答疑材料、考生及家长反馈信息等。4.招生录取过程记录类-招生录取工作会议记录、纪要。-录取工作各环节的审批表、投档记录、退档记录等。-招生录取过程中的特殊情况处理记录，如考生申诉处理材料等。5.其他相关材料-招生工作总结、统计报表等。-与招生工作有关的重要照片、录音、录像等声像资料。四、档案整理与归档1.整理原则-按照档案形成的时间顺序、类别进行分类整理，保持档案之间的有机联系。-对每份档案材料进行认真核对，确保材料内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。2.整理步骤-分类：将收集到的招生档案分为上述规定的类别，每一大类再根据实际情况细分小类。例如，考生报名与录取材料类可按年份、专业等进一步细分。-排序：在每一小类内，按照档案形成的时间先后或重要程度等合理顺序进行排列。-编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，便于管理和查找。-编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，形成纸质和电子两种目录。3.归档要求-招生部门在招生工作结束后[具体时间]内，将整理好的招生档案向学校档案管理部门移交。移交时，填写档案移交清单，双方签字确认。-档案管理部门接收档案后，对档案进行再次审核，确认无误后按照学校档案库房的规划，将招生档案存放至指定位置，并在档案管理系统中进行相应的入库登记。五、档案保管1.库房要求-学校档案管理部门设立专门的档案库房用于存放招生档案，库房应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度符合国家规定的档案保管标准（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%）。-库房应配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防鼠板、监控设备等，确保档案安全。2.保管方式-招生档案应按照分类编号顺序存放，采用档案盒、档案架等规范的存储方式，便于查找和管理。-对电子档案，应定期进行数据备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，要定期检查电子档案的可读性，确保数据的完整性和可用性。六、档案利用1.利用原则-严格遵守国家有关档案保密规定，确保招生档案信息不泄露。-档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，满足学校教学、管理及其他工作的需要。2.利用申请-校内各部门因工作需要查阅招生档案的，需填写《招生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息，经部门负责人签字后，报学校档案管理部门审批。-校外单位或个人因特殊原因需要查阅招生档案的，需持单位介绍信或个人有效证件，填写《招生档案查阅申请表》，经学校招生部门和档案管理部门负责人共同审批后，方可查阅。3.查阅方式-档案查阅一般应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。-查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需复制档案，应按照规定办理审批手续，经批准后由档案管理部门工作人员进行操作，并注明复制用途和份数。4.利用登记-档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每次档案查阅的时间、查阅人员、查阅内容、利用目的等进行详细登记，以备追溯和查询。七、档案鉴定与销毁1.鉴定工作-学校档案管理部门应定期（一般每[具体年限]年）对招生档案进行鉴定，组成由档案管理部门、招生部门等相关人员参加的鉴定小组，根据档案的保存价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查。-鉴定小组对每份档案进行评估，确定其是否仍有保存价值，对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。2.销毁程序-对经鉴定需要销毁的招生档案，档案管理部门应编制销毁清册，详细列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。-销毁清册经学校主管领导审批后，按照规定的方式进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等确保档案信息无法恢复的方法。-销毁工作应由两人以上监销，监销人员在销毁完成后在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。八、监督与考核1.学校档案管理部门定期对招生档案管理工作进行检查，检查内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的合规性等方面。2.将招生档案管理工作纳入学校相关部门和人员的