职业技术学院档案馆学籍档案管理工作制度​

职业技术学院档案馆学籍档案管理工作制度​

一、总则1.为加强学院档案馆学籍档案管理工作，有效地保护和利用学籍档案，提高教育教学管理水平，依据国家有关档案管理法律法规及教育主管部门相关规定，结合学院实际情况，制定本制度。2.学籍档案是学生在校学习期间个人经历、政治思想、学业成绩、奖惩情况等方面的原始记录，是学院档案的重要组成部分，对于学院教学评估、学生就业、升学及个人权益保障等具有重要意义。3.学籍档案管理工作遵循集中统一管理、完整性、真实性、保密性和便于利用的原则，确保档案的科学管理和有效服务。二、管理体制与职责1.学院档案馆-负责统筹规划、组织协调和监督指导全校学籍档案管理工作。-制定和完善学籍档案管理制度，并组织实施。-负责接收、整理、保管、统计和利用全校学生的学籍档案。-负责学籍档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。-对各系（部）学籍档案管理工作进行业务培训和检查评估。2.各系（部）-设立专门的学籍档案管理岗位，指定专人负责本系（部）学生学籍档案的收集、整理、审核和移交工作。-按照学院档案馆要求，定期将本系（部）学生的学籍档案材料收集齐全，整理规范，移交学院档案馆。-协助学院档案馆做好学籍档案的查询、借阅等利用工作。-负责本系（部）学生学籍档案日常管理工作中的问题反馈和沟通协调。三、档案收集1.收集范围-学生入学材料，包括录取通知书、高考报名登记表、体检表、党团组织关系材料等。-学习成绩材料，包括各学期课程成绩单、考试试卷、实习报告、毕业论文（设计）等。-在校期间的奖惩材料，包括各级各类表彰奖励文件、证书复印件、违纪处分决定等。-毕业生材料，包括毕业生登记表、就业协议书、报到证存根等。-其他反映学生在校学习、生活情况的重要材料。2.收集时间-新生入学材料由招生部门在新生入学后一个月内整理完毕，移交学院档案馆。-各学期学习成绩材料由任课教师在成绩评定后一周内交至系（部）教学秘书，系（部）教学秘书汇总整理后在学期结束前统一移交学院档案馆。-奖惩材料在发文或处理决定形成后一周内，由相关部门或系（部）收集整理，移交学院档案馆。-毕业生材料由各系（部）在毕业生离校前一个月内整理完毕，移交学院档案馆。四、档案整理1.分类-按照年级、专业对学籍档案进行分类，确保同一专业、同一年级的档案相对集中。-每个学生的档案材料按照材料形成的时间顺序或性质进行排列。2.编目-为每份学籍档案编制唯一的档案编号，建立档案目录。-目录内容包括档案编号、学生姓名、性别、出生日期、专业、入学时间、毕业时间、材料名称、日期、份数等信息。3.装订-对纸张规格不一致或破损的档案材料进行裱糊、折叠或托裱处理，确保档案材料整齐、完好。-采用线装或胶装等方式对档案材料进行装订，装订应牢固、整齐，不影响材料内容的阅读。五、档案保管1.库房要求-学院档案馆应设立专门的学籍档案库房，库房应保持清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。-库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度调控设备、消防器材、防虫药品等。2.上架排列-将整理好的学籍档案按照编号顺序上架排列，确保档案存放有序，便于查找和管理。-建立档案存放索引，标明档案的存放位置，便于快速定位和检索。3.定期检查-档案馆工作人员应定期对学籍档案进行检查，每学期至少进行一次全面检查。-检查内容包括档案的完整性、保管状况、温湿度记录等，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案利用1.查阅-校内各部门因工作需要查阅学籍档案，须填写《学籍档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，到学院档案馆办理查阅手续。-查阅档案应在档案馆指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。-校外单位或个人查阅学籍档案，须持单位介绍信或有效身份证件，经学院档案馆负责人批准后，方可查阅。2.借阅-校内教师因教学、科研等特殊需要借阅学籍档案，须填写《学籍档案借阅申请表》，经所在系（部）负责人签字，学院档案馆负责人批准后，方可办理借阅手续。-借阅期限一般不超过两周，如需续借，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，按时归还。-未经学院档案馆负责人批准，借阅人员不得擅自转借他人，不得泄露档案内容。3.出具证明-学生因就业、升学、出国等需要，学院档案馆可根据档案内容为其出具相关证明材料。-出具证明材料应严格按照档案记载内容如实填写，经档案馆负责人审核签字后，加盖学院档案馆公章。七、档案保密1.学院档案馆工作人员应严格遵守国家保密法律法规和学院保密制度，保守学籍档案机密。2.档案库房应采取必要的保密措施，如安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。3.查阅、借阅学籍档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。对违反保密规定的人员，将依法依规追究责任。八、档案信息化管理1.学院档案馆应积极推进学籍档案信息化建设，建立学籍档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索和利用。2.对纸质学籍档案进行数字化扫描，将扫描图像进行整理、编目、存储，建立电子档案数据库。3.利用信息化手段对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全程管理，提高档案管理工作效率和服务质量。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全可靠。九、档案鉴定与销毁1.鉴定-学院档案馆应定期对学籍档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。-成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关部门人员和专业教师组成，对档案进行鉴定。-鉴定工作应根据档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素综合进行评估，提出鉴定意见。2.销毁-对已失去保存价值的学籍档案，经鉴定小组鉴定，报学院主管领导批准后，进行销毁处理。-销毁档案应指定专人负责，采用粉碎、焚烧