研究生学籍档案保管办法​

研究生学籍档案保管办法​

一、总则1.为加强我校研究生学籍档案的科学管理，确保学籍档案的完整性、准确性和安全性，更好地为研究生教育教学、管理及学校发展服务，依据国家有关档案管理的法律法规和教育主管部门的相关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。2.研究生学籍档案是研究生在校学习期间个人经历、政治思想、学业成绩、奖惩情况等方面的原始记录，是全面、客观评价研究生综合素质的重要依据，也是学校档案管理工作的重要组成部分。3.研究生学籍档案管理工作遵循集中统一管理、分级负责、规范操作、安全保密的原则。二、管理机构及职责1.研究生院-负责制定和完善研究生学籍档案管理制度，并组织实施和监督检查。-统筹协调全校研究生学籍档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。-负责对各培养单位研究生学籍档案管理工作进行业务指导、培训和考核。-负责研究生学籍档案信息化建设，推进档案管理的数字化和网络化。2.各培养单位-负责本单位研究生学籍档案的前期收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的真实性、完整性和规范性。-按照规定的时间和要求，将整理好的研究生学籍档案移交至研究生院。-协助研究生院做好学籍档案的日常管理和利用工作，提供必要的档案信息支持。3.学校档案馆-负责研究生学籍档案的最终保管和存储，提供符合档案保管要求的库房和设施设备。-按照档案管理的相关规定，对研究生学籍档案进行分类、编目、上架等管理工作。-负责档案的安全防护，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的实体安全。-配合研究生院做好档案的查阅、借阅等利用服务工作。三、档案内容及收集范围1.报考材料：研究生报考登记表、政治审查表、体格检查表、初试和复试成绩等相关材料。2.学习成绩材料：研究生课程学习成绩单、学位论文开题报告、中期考核报告、学位论文及评审意见、答辩记录等。3.党团组织材料：入党（团）申请书、自传、转正申请书、思想汇报、党（团）组织关系介绍信等。4.奖惩材料：各类奖励证书、荣誉称号审批表、违纪处分决定等。5.就业材料：就业推荐表、就业协议书、派遣通知书存根等。6.其他材料：休学、复学、退学、转学等相关审批材料，以及其他反映研究生在校期间重要经历和表现的材料。四、档案整理与归档1.整理要求-各培养单位应按照研究生院规定的档案整理规范，对收集到的研究生学籍档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。-档案材料应保持齐全完整，每份材料应注明名称、日期、来源等信息，确保字迹清晰、签字盖章完备。-整理过程中应注意保护档案材料的原始风貌，不得随意涂改、损坏或丢失档案材料。2.归档流程-各培养单位在每学年结束后，将整理好的研究生学籍档案按年级、专业进行汇总，并填写《研究生学籍档案移交清单》，一式两份，经单位负责人审核签字后，连同档案一并移交至研究生院。-研究生院对各培养单位移交的档案进行验收，核对档案数量、材料完整性和整理质量等。如发现问题，及时反馈给培养单位进行整改。-验收合格的档案，由研究生院统一移交至学校档案馆进行归档保管。学校档案馆按照档案管理规定进行分类存放，并建立相应的档案管理台账。五、档案保管1.库房管理：学校档案馆应设置专门的研究生学籍档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防设备等，确保库房环境符合档案保管要求。库房应保持清洁、通风、干燥，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。2.档案保护：对纸质档案应采取防潮、防虫、防火、防盗等保护措施，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对于电子档案，应做好数据备份和存储安全管理，定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。3.保密管理：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对研究生学籍档案的查阅、借阅和利用进行严格的审批和登记。档案管理人员应保守档案机密，不得泄露档案内容。严禁在非工作场所谈论档案机密，严禁擅自复制、传播档案材料。六、档案查阅与借阅1.查阅规定-校内因工作需要查阅研究生学籍档案的单位或个人，须填写《研究生学籍档案查阅申请表》，经所在单位负责人签字并加盖公章后，报研究生院审批。-校外单位查阅研究生学籍档案，须持单位介绍信及查阅人有效身份证件，经研究生院审核同意后，方可查阅。-查阅档案应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅记录上签字确认。2.借阅规定-原则上研究生学籍档案不外借。如有特殊情况确需借阅的，须填写《研究生学籍档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经研究生院负责人审批同意后，方可办理借阅手续。-借阅期限一般不超过两周，如需续借，应提前办理续借手续。借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，经档案馆工作人员检查无误后，办理归还手续。七、档案转递1.研究生毕业、退学、转学等离校时，其学籍档案应按照国家有关规定和就业单位要求进行转递。2.档案转递应通过机要通信或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。3.研究生院负责审核档案转递信息，填写《研究生学籍档案转递通知单》，并与档案一并密封交至学校档案馆。学校档案馆按照规定的转递方式及时将档案寄出，并做好档案转递记录。4.档案接收单位收到档案后，应及时将回执寄回学校档案馆。如档案转递过程中出现问题，研究生院和档案馆应及时协调处理。八、监督与考核1.研究生院定期对各培养单位研究生学籍档案管理工作进行检查和评估，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管安全等方面。2.将研究生学籍档案管理工作纳入各培养单位的工作考核体系，对档案管理工作成绩突出的单位和个人