职业技术学院基建工程档案管理工作办法​

职业技术学院基建工程档案管理工作办法​

一、总则1.目的：为加强我校基建工程档案管理，确保基建工程档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥基建工程档案在学校建设、管理和发展中的作用，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于我校各类基建工程项目从规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各种载体形式的档案管理。3.管理原则：基建工程档案管理遵循集中统一管理、全过程跟踪、分类整理、便于利用的原则。二、管理职责（一）学校基建管理部门职责1.负责制定基建工程档案管理工作流程和具体措施，明确各阶段档案收集、整理、移交要求。2.在工程项目建设过程中，督促各参建单位（包括勘察、设计、施工、监理等单位）按照合同约定和学校要求，做好各自职责范围内的档案收集、整理和归档工作，并定期进行检查。3.负责收集、整理和保管基建工程项目前期文件、招投标文件、工程变更文件等由基建管理部门形成或保存的档案资料。4.组织基建工程档案的预验收工作，对不符合要求的档案提出整改意见，督促相关单位及时整改。5.负责向学校档案管理部门移交经过整理、编目、装订的基建工程竣工档案。（二）学校档案管理部门职责1.负责制定学校基建工程档案管理的规章制度和业务规范，并对基建管理部门及各参建单位的档案工作进行业务指导和监督检查。2.负责接收、保管基建管理部门移交的基建工程竣工档案，对档案进行分类、编目、上架等规范化管理。3.负责提供基建工程档案的查阅、利用服务，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全和保密。4.定期对基建工程档案进行鉴定、统计，对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。（三）各参建单位职责1.按照国家有关档案管理规定和学校要求，建立健全本单位基建工程档案管理制度，明确档案管理责任人。2.在工程建设过程中，及时收集、整理本单位在工程勘察、设计、施工、监理等活动中形成的档案资料，确保档案资料的真实、准确、完整，并按规定向基建管理部门移交。3.协助基建管理部门和学校档案管理部门做好基建工程档案的整理、归档、验收和移交工作。三、档案收集范围1.基建工程项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、土地使用证等相关文件。2.勘察、设计文件：勘察报告、初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书、合同文件等。4.施工文件-施工组织设计、施工方案、技术交底等施工技术文件。-工程原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告等。-隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录、单位工程竣工验收报告等工程质量验收文件。-施工日志、工程照片、录像等反映工程建设过程的资料。5.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。6.竣工图：包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等各专业竣工图，竣工图应准确反映工程实际面貌，加盖竣工图章，并由编制单位、审核单位、监理单位等相关人员签字确认。7.其他文件：与基建工程有关的会议纪要、来往信函、财务决算报告等。四、档案整理与归档要求1.整理原则：基建工程档案应按照工程项目进行整理，保持档案资料的内在联系，区分不同的保管期限和密级，便于保管和利用。2.分类方法：基建工程档案可按照项目前期文件、勘察设计文件、招投标文件、施工文件、监理文件、竣工图、其他文件等类别进行分类。施工文件可进一步按照施工阶段、专业等进行细分。3.编号编目：对整理好的档案应进行编号编目，编制档案目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订要求：纸质档案应按照一定的规格和顺序进行装订，做到整齐、牢固、美观。图纸可根据实际情况进行折叠或装订成册。5.电子档案管理：同步收集整理与纸质档案相对应的电子档案，电子档案应存储在专用的存储设备上，并按照规定的格式和命名规则进行存储和分类。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。6.归档时间：各参建单位应在工程竣工后[具体时间]内，将整理好的档案移交基建管理部门；基建管理部门在收到各参建单位档案后，应在[具体时间]内完成整理、编目工作，并向学校档案管理部门移交竣工档案。五、档案验收1.预验收：基建工程竣工后，基建管理部门应组织各参建单位进行档案预验收。预验收内容包括档案的完整性、准确性、系统性，整理装订质量，电子档案的存储和格式等。对预验收中发现的问题，基建管理部门应及时通知相关单位进行整改。2.正式验收：预验收合格后，基建管理部门向学校档案管理部门提出档案正式验收申请。学校档案管理部门会同相关部门组成验收小组，按照国家和学校有关档案验收标准进行验收。验收合格的，办理档案移交手续；验收不合格的，提出整改意见，基建管理部门和相关单位应限期整改，直至验收合格。六、档案保管与利用1.保管条件：学校档案管理部门应设置专门的库房保管基建工程档案，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件，确保档案的安全。2.保管期限：基建工程档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、长期、短期三种。保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁处理。3.利用服务：学校各部门因工作需要查阅基建工程档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。外单位查阅基建工程档案的，须经学校相关部门批准，并按照规定办理查阅手续。档案一般不允许外借，确因工作需要外借的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，规定借阅期限，按时归还。查阅和借阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案资料，不得泄露档案机密。七、奖励与处罚1.奖励：对在基建工程档案管理工作中做出突出成绩的部门和个人，学校将给予表彰和奖