研究生档案信息安全管理细则​

研究生档案信息安全管理细则​

一、总则1.为加强我校研究生档案信息安全管理，确保研究生档案信息的真实性、完整性、保密性和可用性，依据国家有关法律法规及教育主管部门相关规定，结合我校实际情况，特制定本细则。2.研究生档案信息安全管理遵循“预防为主、综合治理，谁主管谁负责、谁使用谁负责”的原则，确保档案信息在收集、整理、存储、传输、利用等各个环节的安全。二、管理职责1.研究生院-负责制定和完善研究生档案信息安全管理制度，并监督制度的执行情况。-统筹协调全校研究生档案信息安全管理工作，组织开展档案信息安全检查、评估和整改工作。-负责研究生档案信息管理系统的建设、维护和升级，保障系统的安全稳定运行。-组织开展档案信息安全宣传教育和培训工作，提高相关人员的安全意识和技能。2.学院-负责本学院研究生档案信息的收集、整理、审核和移交工作，确保档案信息的真实性和完整性。-按照学校规定，指定专人负责本学院研究生档案信息管理工作，落实档案信息安全管理责任。-配合学校做好本学院研究生档案信息的存储、传输、利用等环节的安全管理工作。3.档案管理人员-严格遵守档案信息安全管理制度，负责档案信息的日常管理工作，包括档案的整理、归档、保管、借阅等。-对档案信息进行分类分级管理，采取相应的安全防护措施，确保档案信息的保密性和可用性。-定期对档案信息进行备份，防止数据丢失，并做好备份数据的存储和管理工作。-发现档案信息安全问题或隐患时，应及时报告并采取应急措施，防止问题扩大。三、档案信息收集与整理安全1.档案信息收集过程中，应确保信息来源可靠，严格审核信息的真实性和完整性。收集的纸质档案应妥善保管，防止丢失、损坏。2.档案信息整理工作应在安全的环境中进行，整理人员应经过专门培训，熟悉档案整理规范和流程。3.对电子档案信息进行整理时，应采取必要的技术手段，防止信息被篡改、删除或泄露。整理完成后，应及时进行数据备份，并对原始数据进行妥善保管。四、档案信息存储安全1.存储设施-学校应配备专门的档案存储设施，包括档案室、档案柜、服务器等，确保存储设施符合安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。-档案存储设施应定期进行检查和维护，确保设施的正常运行。对存在安全隐患的设施，应及时进行维修或更换。2.数据存储-研究生档案信息应按照分类分级原则进行存储，对涉及个人隐私、机密等重要信息应采取加密存储措施，防止信息泄露。-档案信息管理系统应具备数据备份功能，定期对档案信息进行全量或增量备份。备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。-对存储的档案信息应进行定期检查和维护，确保数据的完整性和可用性。发现数据损坏或丢失时，应及时进行修复或恢复。五、档案信息传输安全1.档案信息传输应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、安全移动存储介质等。禁止通过普通电子邮件、即时通讯工具等不安全方式传输重要档案信息。2.在传输档案信息前，应对传输内容进行审核和加密处理，确保信息在传输过程中不被篡改、窃取。3.接收档案信息时，应进行真实性和完整性验证，确认无误后再进行存储或处理。4.对档案信息传输过程进行记录，包括传输时间、传输内容、传输人员等信息，以便追溯和审计。六、档案信息利用安全1.借阅管理-研究生档案信息的借阅应严格按照规定的程序进行。借阅人员应填写借阅申请表，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经相关部门负责人审批后，方可借阅。-档案管理人员应按照审批意见提供档案信息，并对借阅人员的身份进行核实。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如有逾期，应及时催还。-借阅人员不得擅自将档案信息转借他人，不得在档案上进行涂改、圈划、批注等操作。对违反借阅规定的人员，应视情节轻重给予相应的处理。2.信息公开与共享-研究生档案信息的公开与共享应遵循国家法律法规和学校规定，严格履行审批程序。对涉及个人隐私、机密等敏感信息，未经授权不得公开或共享。-在公开或共享档案信息时，应进行脱敏处理，确保信息主体的合法权益不受侵害。同时，应与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息安全。七、安全监督与检查1.研究生院应定期组织开展研究生档案信息安全检查工作，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案存储设施的安全状况、档案信息的完整性和保密性等。2.检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行。各学院和相关部门应积极配合学校的检查工作，如实提供档案信息安全管理情况。3.对检查中发现的问题和隐患，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。4.建立档案信息安全监督举报机制，鼓励广大师生对档案信息安全问题进行监督和举报。对举报属实的人员，应给予适当的奖励。八、应急处置1.学校应制定研究生档案信息安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程和保障措施等。2.发生档案信息安全事件时，相关人员应立即报告研究生院，并采取必要的应急措施，如切断网络连接、封存相关设备和数据等，防止事件扩大。3.研究生院应在接到报告后，迅速启动应急预案，组织相关部门和人员进行调查和处置。对事件原因进行分析，评估事件造成的损失和影响，并及时向上级主管部门报告。4.事件处置完成后，应及时总结经验教训，对应急预案进行修订和完善，提高应急处置能力。九、责任追究1.对违反本细则规定，导致研究生档案信息安全事故发生的单位和个人，将视情节轻重，按照学校有关规定给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因不可抗力等不可预见、不可避免的因素导致档案信息安全事故发生的，相关单