职业技术学院人事档案管理工作实施办法​

职业技术学院人事档案管理工作实施办法​

一、总则1.为加强学院人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率和质量，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关人事档案管理的规定，结合学院实际情况，制定本实施办法。2.人事档案是学院组织、人事等部门在培养、选拔和任用教职工等工作中形成的，反映教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等内容的文件材料，是历史地、全面地考察教职工的依据。3.人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的法令、政策，严格保密，确保档案的真实、完整与安全。二、管理体制和职责分工1.管理体制学院人事档案工作在学院党委领导下，由人事处负责统一管理，并接受上级组织、人事部门的业务指导和监督检查。2.职责分工-人事处：-负责人事档案管理工作的规划、组织、协调和监督。-制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。-负责收集、鉴别、整理、归档教职工人事档案材料。-办理人事档案的查阅、借阅和转递等手续。-负责对各部门人事档案工作进行业务培训和指导。-各部门：-负责本部门教职工人事档案材料的收集、整理，并及时移交人事处。-协助人事处做好人事档案的其他相关工作。三、档案内容和分类1.档案内容人事档案主要内容包括：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历学位、培训和专业技术职务（职称）评聘材料；政审材料；党、团材料；奖励材料；处分材料；工资、任免、出国（境）等材料；其他可供组织参考的材料。2.档案分类人事档案按照上述内容分为十大类，每类再根据材料的时间顺序和重要程度进行排列编号。四、档案的收集与整理1.档案收集-各部门应指定专人负责本部门教职工人事档案材料的收集工作，及时将新形成的档案材料收集齐全，并在规定时间内移交人事处。-人事处应定期对各部门档案材料收集情况进行检查和督促，确保档案材料及时、完整收集。-教职工个人也有责任及时将本人新形成的符合归档要求的材料交至所在部门或人事处。2.档案整理-人事处收到档案材料后，应按照档案管理的有关规定进行鉴别，剔除不应归档的材料。-对经过鉴别的档案材料，应进行分类、排序、编目、装订等整理工作，确保档案材料排列有序、目录清晰、装订整齐。-整理过程中应注意保护档案材料的原貌，不得随意涂改、损坏档案材料。五、档案的保管与保护1.保管设施学院应设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。2.库房管理-档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。-档案管理人员应定期对档案库房进行检查和清理，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。-严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.档案保护-对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案信息的完整性和可读性。-采用先进的档案管理技术和设备，逐步实现人事档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定-因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，并报人事处负责人审批后，方可查阅。-查阅档案应在指定的地点进行，查阅人员必须严格遵守保密制度，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。-查阅档案时，档案管理人员必须在场监督，查阅完毕后，应及时将档案归位。2.借阅规定-因特殊情况需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，报人事处负责人审批后，方可借阅。-借阅期限一般不超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。-借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。-借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和真实性，确认无误后办理归还手续。七、档案的转递1.教职工因工作调动、辞职、退休等原因需要转递人事档案的，人事处应按照有关规定及时办理档案转递手续。2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。3.人事处应在档案转出前，认真核对档案材料，确保档案内容完整、准确，并填写《人事档案转递通知单》，随档案一并转出。4.档案接收单位收到档案后，应及时将回执寄回学院人事处，以确认档案已安全送达。如档案在转递过程中出现问题，人事处应及时查找原因，并采取相应的措施进行处理。八、纪律与监督1.档案管理人员必须严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得泄露档案内容。对违反档案管理规定的行为，视情节轻重，给予批评教育或纪律处分。2.学院纪检监察部门应